Lễ khai trương gồm bốn phần chính: nghi lễ mở đầu, nghi thức cắt băng, chương trình văn nghệ hoặc trò chơi và phần bán hàng hoặc trải nghiệm.
Phần nghi lễ mở đầu gồm đón khách, tuyên bố lý do và phát biểu của chủ đầu tư. Phần nghi thức cắt băng là khoảnh khắc chính thức đánh dấu cửa hàng đi vào hoạt động. Phần chương trình gồm văn nghệ, múa lân hoặc trò chơi tạo không khí. Phần bán hàng hoặc trải nghiệm cho khách tham quan và dùng thử sản phẩm.
Bài viết này tập trung vào phần tổ chức chương trình và hậu cần, không đi sâu vào mâm cúng khai trương. Nếu bạn cần chuẩn bị mâm cúng, tham khảo bài cúng khai trương cần những gì.
Quy trình chuẩn bị chia theo bốn mốc thời gian: T-21 chốt ngày giờ và ngân sách, T-14 đặt in ấn và nhân sự, T-7 chốt kịch bản, T-1 tổng duyệt.
Với sự kiện có treo băng rôn hoặc bảng quảng cáo ngoài trời, bạn cần thông báo với cơ quan có thẩm quyền về quảng cáo tại địa phương trước khi thực hiện. Nội dung này cần được xác minh lại theo văn bản pháp quy hiện hành trước khi công bố cho khách hàng.
Kịch bản mẫu kéo dài 60 đến 90 phút gồm đón khách, văn nghệ mở màn, tuyên bố lý do, phát biểu, cắt băng, tham quan và chương trình ưu đãi.
Toàn bộ lời dẫn chi tiết cho từng phần MC cần nói, bạn có thể tham khảo mẫu đầy đủ tại bài mẫu kịch bản khai trương để điều chỉnh theo tên thương hiệu và bối cảnh cụ thể.
Các hạng mục chính gồm cổng hơi, thảm đỏ, backdrop, băng rôn, bàn ghế, âm thanh, MC, PG, lân sư rồng và đội ngũ chụp ảnh quay phim.
Nhóm trang trí gồm cổng hơi hoặc cổng bóng, thảm đỏ, backdrop, băng rôn treo mặt tiền. Nhóm thiết bị gồm âm thanh, ánh sáng cơ bản, bàn ghế tiếp khách. Nhóm nhân sự gồm MC, PG đón khách, đội lân sư rồng, đội văn nghệ. Nhóm truyền thông gồm ekip chụp ảnh và quay phim để lưu lại khoảnh khắc cho các kênh mạng xã hội.
Khi ngân sách hẹp, bạn có thể lược bỏ đội văn nghệ hoặc PG, giữ lại các hạng mục cốt lõi là backdrop, âm thanh cơ bản, MC và lân sư rồng vì đây là những yếu tố tạo được sự chú ý nhất với chi phí hợp lý.
Ngân sách tham khảo là 10-20 triệu đồng cho cửa hàng nhỏ, 20-50 triệu cho chuỗi cửa hàng và trên 50 triệu cho doanh nghiệp quy mô lớn.
Ba mức ngân sách tham khảo tại thị trường TP.HCM năm 2026: cửa hàng nhỏ, quán café hoặc spa khoảng 10 đến 20 triệu đồng, gồm backdrop, âm thanh cơ bản, MC và lân sư rồng cơ bản. Showroom hoặc chuỗi cửa hàng khoảng 20 đến 50 triệu đồng, gồm thêm sân khấu, ánh sáng chuyên nghiệp và PG. Doanh nghiệp lớn cần truyền thông và biểu diễn nghệ thuật có thể vượt 50 đến 200 triệu đồng trở lên (NHT Event, 2026).
Các khoản hay đội chi phí ngoài dự kiến gồm phí thuê vỉa hè nếu tổ chức ngoài mặt tiền, chi phí điện phát sinh khi dùng thêm thiết bị, và phụ thu khi cần in ấn gấp trong 24 giờ.
Năm lỗi phổ biến là chọn giờ nắng gắt, không xin phép vỉa hè, âm lượng gây phàn nàn, thiếu phương án mưa và quên đo lường hiệu quả sau lễ.
Chọn khung giờ nắng gắt giữa trưa khiến khách mời ngại đứng ngoài trời lâu, nên ưu tiên khung giờ sáng sớm hoặc chiều mát. Không xin phép khi sử dụng vỉa hè để đặt cổng chào hoặc bàn ghế có thể bị xử phạt hành chính theo quy định địa phương. Âm lượng loa quá to gây phàn nàn từ hàng xóm xung quanh, nên kiểm tra mức âm lượng phù hợp khu vực dân cư. Không có phương án mưa khiến chương trình ngoài trời bị gián đoạn hoàn toàn nếu thời tiết xấu. Quên đo lường hiệu quả sau buổi lễ khiến doanh nghiệp không biết chương trình có thực sự mang lại khách hàng mới hay không, nên theo dõi lượng khách và doanh thu trong 7 và 30 ngày sau khai trương.
Nên tổ chức lễ khai trương vào khung giờ nào?
Khung giờ sáng từ 8h30 đến 10h hoặc chiều từ 16h đến 17h30 thường mát mẻ và thuận tiện cho khách mời tham dự hơn giữa trưa.
Có bắt buộc phải có múa lân không?
Không bắt buộc, nhưng múa lân là hạng mục thu hút sự chú ý hiệu quả với chi phí hợp lý, đặc biệt phù hợp với khai trương cửa hàng bán lẻ.
Cần xin phép những gì khi tổ chức ngoài mặt tiền cửa hàng?
Bạn cần thông báo với cơ quan có thẩm quyền về quảng cáo nếu treo băng rôn, và có thể cần xin phép sử dụng tạm thời vỉa hè tùy quy định từng địa phương. Nội dung này cần được xác minh cụ thể trước khi triển khai.
Nếu lễ khai trương của bạn là văn phòng mới hoặc cần tổ chức họp báo ra mắt sản phẩm, The Vuon Luxury Garden có không gian tổ chức sự kiện tại dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện, sức chứa từ 20 đến 300 khách. Nếu bạn cần mẫu nội dung và cách viết thiệp mời khai trương đầy đủ, hoặc gợi ý nội dung khác cho buổi lễ, tham khảo thêm bài grand opening là gì hoặc khai trương nên tặng gì. Gọi hotline 036.737.3223 để được tư vấn theo quy mô thực tế.
