Phông nền hội nghị cần có tên hội nghị, logo đơn vị tổ chức, thời gian và địa điểm. Slogan và logo nhà tài trợ là phần tùy chọn, đặt nhỏ hơn.
Phông nền, background hay backdrop hội nghị thực chất là cùng một thứ. Nếu muốn phân biệt kỹ các tên gọi và chất liệu, bạn có thể đọc bài backdrop là gì. Phần này chỉ tập trung vào nội dung cần đặt lên phông.
CopyShop (04/2026) chia thông tin trên backdrop hội nghị thành 4 cấp. Cách chia này giúp người thiết kế biết chữ nào to, chữ nào nhỏ:
| Cấp | Nội dung | Cách trình bày |
|---|---|---|
| 1 | Tên hội nghị, hội thảo | Chữ lớn nhất, ở vùng giữa hoặc 1/3 trên |
| 2 | Logo đơn vị tổ chức | Góc trên trái hoặc ngay trên tên hội nghị |
| 3 | Thời gian, địa điểm, slogan | Dòng nhỏ dưới tên hội nghị |
| 4 | Logo nhà tài trợ, đơn vị đồng hành | Dải ngang phía dưới, kích thước đều nhau |
Người ngồi hàng cuối thường cách sân khấu 10-15 m, nên chỉ đọc được những dòng thật to. Hãy thử in bản A4 rồi dán lên tường, lùi ra 3 m để xem. Dòng nào không đọc được ở khoảng cách đó thì nên cắt bớt hoặc phóng to.
Phông nền hội nghị phổ biến có các khổ 3,2x2,6 m, 4,2x2,8 m, 5,2x2,5 m và 6,6x2,8 m, chọn theo chiều rộng sân khấu và vị trí treo.
CopyShop (04/2026) gợi ý chiều rộng backdrop nên bằng khoảng 80-90% chiều rộng sân khấu. Ở hội trường, khổ phông thường được đo sẵn theo khung có sẵn của địa điểm. Bảng dưới là 4 khổ backdrop The Vuon đang dùng, kèm vị trí lắp hợp lý:
| Khổ (rộng x cao) | Vị trí phù hợp | Hợp với |
|---|---|---|
| 3,2 x 2,6 m | Cuối hội trường Vườn Đông, che chữ trang trí ở Vườn Tây | Phòng họp, hội thảo dưới 100 khách |
| 4,2 x 2,8 m | Khu check-in, cuối hội trường Vườn Đông | Backdrop chụp ảnh, hội thảo 50-100 khách |
| 5,2 x 2,5 m | Che màn LED ở Vườn Tây | Hội nghị không dùng LED, 100-200 khách |
| 6,6 x 2,8 m | Cuối hội trường Vườn Tây | Hội nghị 150-350 khách |
Về file in, các nhà in khổ lớn thường yêu cầu: hệ màu CMYK, độ phân giải 72-150 DPI tính ở kích thước thật, logo dạng vector, chữ đã chuyển thành đường nét (outline) và chừa lề tràn 2-3 cm mỗi cạnh (CopyShop 02/2026, WIO 02/2026). Có thể thiết kế ở tỷ lệ 1:10 rồi để nhà in phóng to.
Mỗi loại hội nghị cần một kiểu phông riêng: tổng kết cần trang trọng, hội nghị khách hàng đậm thương hiệu, hội thảo khoa học rõ tên đề tài.
| Loại hội nghị | Nội dung chính trên phông | Gợi ý màu, bố cục |
|---|---|---|
| Tổng kết cuối năm | Hội nghị tổng kết năm 2026 và triển khai kế hoạch 2027, tên đơn vị, ngày | Đỏ đô hoặc xanh navy phối vàng, bố cục cân đối |
| Hội nghị khách hàng | Tên chương trình, slogan, logo công ty, logo đối tác | Màu nhận diện thương hiệu, có ảnh sản phẩm |
| Hội thảo khoa học | Tên hội thảo, chủ đề, đơn vị chủ trì, đồng tổ chức, ngày | Nền sáng hoặc xanh lam, chữ rõ, ít hình trang trí |
| Đại hội (cổ đông, hiệp hội, đoàn thể) | Tên đại hội, nhiệm kỳ, tên tổ chức | Trang trọng, tuân thủ quy định nếu là tổ chức chính trị |
Với tổng kết cuối năm, nhiều công ty dùng chung một bộ nhận diện cho phông hội nghị buổi chiều và backdrop tiệc tất niên buổi tối. Một số ý tưởng màu và bố cục có trong bài backdrop tất niên.
Với hội thảo khoa học, phông thường phải có tên tiếng Việt và tiếng Anh, kèm logo nhiều đơn vị đồng tổ chức. Quy trình chuẩn bị cho loại hội thảo này có trong bài tổ chức hội thảo khoa học.
Phông hội nghị của cơ quan nhà nước, tổ chức Đảng phải tuân theo quy định về treo Quốc kỳ, Đảng kỳ, đặt tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh và cách trình bày tiêu đề.
Theo Văn bản hợp nhất số 7/2026/VBHN-NĐ-BVHTTDL của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (Cổng Thông tin điện tử Chính phủ đăng ngày 29/09/2026), buổi lễ trong hội trường treo Quốc kỳ hoặc Quốc kỳ và Đảng kỳ ở bên trái lễ đài, nhìn từ dưới lên. Tượng bán thân Chủ tịch Hồ Chí Minh đặt trên bục cao phía dưới cờ.
Tiêu đề buổi lễ viết bằng kiểu chữ chân phương trên nền phông, phía bên phải lễ đài.
Quy định số 99-QĐ/TW ngày 27/02/2023 của Ban Bí thư về cờ Đảng cũng hướng dẫn cờ Đảng và cờ Tổ quốc đặt bên trái lễ đài, trang trí theo tư thế đang bay hoặc cờ xếp. Một số hướng dẫn trang trí đại hội Đảng các cấp, ví dụ của Ban Tuyên giáo Tỉnh ủy Quảng Ninh năm 2020, lưu ý không in tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh, Đảng kỳ và Quốc kỳ lên nền phông chính.
Nghĩa là với hội nghị của cơ quan nhà nước, phông nền thường chỉ chứa phần tiêu đề và hoa văn nền. Cờ và tượng là vật thật đặt trên sân khấu. Chi tiết vị trí từng thành phần có trong bài quy định trang trí khánh tiết.
Tại The Vuon, in và dựng backdrop hội nghị trọn gói từ 2.000.000đ cho khổ 3,2x2,6 m đến 5.500.000đ cho khổ 6,6x2,8 m, chưa gồm thiết kế và 8% VAT.
Chi phí backdrop gồm ba phần: in bạt, thuê khung và công lắp đặt, tháo dỡ. Bảng dưới là giá The Vuon áp dụng khi tổ chức sự kiện tại Vườn Đông và Vườn Tây:
| Khổ | In ấn | Thuê khung | Tháo lắp | Trọn gói |
|---|---|---|---|---|
| 3,2 x 2,6 m | 1.000.000đ | 1.000.000đ | 700.000đ | 2.000.000đ |
| 4,2 x 2,8 m | 1.500.000đ | 2.000.000đ | 1.000.000đ | 2.500.000đ |
| 5,2 x 2,5 m | 2.000.000đ | 2.000.000đ | 1.500.000đ | 4.000.000đ |
| 6,6 x 2,8 m | 2.000.000đ | 2.600.000đ | 1.500.000đ | 5.500.000đ |
Giá trên chưa gồm chi phí thiết kế và 8% VAT. Có thể thấy giá trọn gói thấp hơn khá nhiều so với cộng từng phần lẻ, nên nếu đã tổ chức tại đây thì đặt trọn gói sẽ lợi hơn. Nếu cần thêm standee, The Vuon có standee cuộn nhôm 0,8x2,0 m giá 500.000đ và standee chữ X 0,8x1,8 m giá 250.000đ, cùng chưa gồm 8% VAT.
Lỗi tốn tiền nhất là in xong mới phát hiện sai chính tả. CopyShop (04/2026) cho biết in cấp tốc 1-2 ngày trước sự kiện thường tốn thêm 10-20% chi phí và không kịp xem bản in thử. Nên chốt file trước ngày diễn ra ít nhất 3-5 ngày.
Lỗi thường gặp khi thiết kế phông hội nghị là nhồi quá nhiều chữ, file sai hệ màu hoặc thiếu độ phân giải, sai kích thước khung và sai chính tả tên riêng.
Để kiểm tra lần cuối, hãy nhờ một người không tham gia thiết kế đọc to toàn bộ chữ trên bản in thử. Người mới nhìn sẽ dễ phát hiện lỗi hơn người đã sửa file nhiều lần.
Phông nền hội nghị cần có tên hội nghị, logo đơn vị tổ chức, thời gian và địa điểm. Slogan, chủ đề và logo nhà tài trợ là phần tùy chọn, nên đặt nhỏ hơn và không chiếm quá nhiều diện tích.
Các khổ hay dùng ở hội trường quy mô vừa là 3,2x2,6 m, 4,2x2,8 m, 5,2x2,5 m và 6,6x2,8 m. Chiều rộng phông nên bằng khoảng 80-90% chiều rộng sân khấu và khớp với khung treo thực tế.
Tại The Vuon, backdrop trọn gói gồm in, khung và tháo lắp có giá 2.000.000đ cho khổ 3,2x2,6 m, 2.500.000đ cho 4,2x2,8 m, 4.000.000đ cho 5,2x2,5 m và 5.500.000đ cho 6,6x2,8 m, chưa gồm thiết kế và 8% VAT.
File nên ở hệ màu CMYK, độ phân giải khoảng 72-150 DPI ở kích thước thật, logo dạng vector, chữ đã chuyển thành đường nét và có lề tràn 2-3 cm mỗi cạnh. Định dạng thường dùng là PDF, AI hoặc TIFF.
Theo quy định hiện hành, Quốc kỳ, Đảng kỳ treo bên trái lễ đài và tượng Chủ tịch Hồ Chí Minh đặt trên bục phía dưới cờ. Một số hướng dẫn trang trí đại hội Đảng yêu cầu không in tượng và cờ lên phông chính. Nên kiểm tra hướng dẫn của cấp trên trước khi thiết kế.
Nên chốt file và đặt in trước ngày hội nghị ít nhất 3-5 ngày để có thời gian xem bản in thử. In cấp tốc 1-2 ngày trước sự kiện thường tốn thêm chi phí và dễ sai sót.
Một phông nền hội nghị tốt không cần cầu kỳ: tên chương trình đọc rõ từ cuối phòng, logo sắc nét, đúng khổ khung và không sai một chữ nào. Nếu là cơ quan nhà nước, phần quan trọng hơn là đặt đúng vị trí cờ, tượng và tiêu đề theo quy định.
Nếu bạn tổ chức hội nghị tại Vườn Đông hoặc Vườn Tây, The Vuon có sẵn khung đúng kích thước cho từng vị trí. Xem chi tiết dịch vụ in và treo backdrop tại The Vuon, hoặc gọi hotline 036.737.3223 (có Zalo) để đặt backdrop cùng phòng hội nghị.
