Kế hoạch đào tạo nhân viên gồm mục tiêu, đối tượng, nội dung, hình thức, giảng viên, lịch, địa điểm, ngân sách, cách đánh giá và người phụ trách.
| Mục | Trả lời câu hỏi | Ví dụ |
|---|---|---|
| Mục tiêu | Học xong nhân viên làm được gì? | Nhân viên kinh doanh tự lập được báo giá trong 30 phút |
| Đối tượng | Ai cần học, bao nhiêu người? | 25 nhân viên kinh doanh dưới 1 năm kinh nghiệm |
| Nội dung | Học những chủ đề nào? | Sản phẩm, quy trình báo giá, kỹ năng đàm phán |
| Hình thức | Học thế nào? | Lớp trực tiếp, kèm cặp, e-learning, kết hợp |
| Giảng viên | Ai dạy? | Trưởng phòng kinh doanh, chuyên gia thuê ngoài |
| Lịch, địa điểm | Khi nào, ở đâu? | 4 buổi chiều thứ Sáu, phòng đào tạo thuê ngoài |
| Ngân sách | Tốn bao nhiêu? | Phòng, giảng viên, tài liệu, teabreak |
| Đánh giá | Biết học có hiệu quả bằng cách nào? | Bài kiểm tra, quan sát công việc, chỉ số doanh số |
| Người phụ trách | Ai chịu trách nhiệm? | Chuyên viên đào tạo phòng nhân sự |
Mục tiêu là phần hay bị viết chung chung nhất, kiểu "nâng cao kỹ năng bán hàng". Hãy viết mục tiêu theo việc nhân viên làm được sau khóa học. Mục tiêu càng cụ thể thì phần đánh giá cuối khóa càng dễ.
Lập kế hoạch đào tạo nhân viên gồm 6 bước: xác định nhu cầu, đặt mục tiêu, chọn nội dung và giảng viên, xếp lịch, lập ngân sách và lên cách đánh giá.
Nhu cầu đến từ ba nguồn: mục tiêu kinh doanh năm tới, kết quả đánh giá hiệu suất và đề xuất của quản lý trực tiếp. Có thể khảo sát nhanh bằng form, phỏng vấn trưởng phòng và xem lại các lỗi lặp đi lặp lại trong công việc. Nhân viên mới luôn là một nhóm nhu cầu riêng.
Mỗi khóa học có 1-3 mục tiêu viết theo hành vi. Ví dụ "sau 4 tuần, 80% nhân viên chăm sóc khách hàng xử lý khiếu nại theo đúng quy trình". Mục tiêu này về sau chính là căn cứ để đánh giá.
Kiến thức nội bộ như sản phẩm, quy trình nên để quản lý giỏi trong công ty dạy. Kỹ năng chung như thuyết trình, quản lý thời gian có thể thuê chuyên gia. Với nội dung cần thực hành nhiều, lớp trực tiếp hiệu quả hơn học online. Nếu là buổi tập huấn ngắn theo chuyên đề, xem thêm cách phân biệt trong bài tập huấn là gì.
Tránh mùa cao điểm kinh doanh và tuần chốt số liệu cuối tháng. Lớp kéo dài nên chia nhiều buổi ngắn thay vì dồn một ngày dài. Nhân viên mới nên có lịch đào tạo riêng trong 1-2 tuần đầu.
Ngân sách gồm chi phí trực tiếp (giảng viên, phòng, tài liệu, teabreak) và chi phí gián tiếp (giờ công nhân viên rời công việc). Phần dự toán một buổi cụ thể có ở mục bên dưới.
Quyết định trước sẽ đo gì, khi nào và ai đo: khảo sát cuối buổi, bài kiểm tra, quản lý quan sát sau 1-2 tháng hay chỉ số công việc sau một quý. Mục cuối bài trình bày mô hình 4 cấp độ hay được dùng.
Mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên dạng bảng gồm tên khóa, đối tượng, mục tiêu, hình thức, giảng viên, thời gian, địa điểm, ngân sách và cách đánh giá.
Bảng dưới là ví dụ kế hoạch quý I cho một công ty khoảng 100 nhân viên. Bạn có thể chép khung bảng sang Excel và thay nội dung.
| Khóa học | Đối tượng | Mục tiêu | Hình thức, giảng viên | Thời gian | Đánh giá |
|---|---|---|---|---|---|
| Hội nhập nhân viên mới | Nhân viên mới trong quý (khoảng 10 người) | Nắm văn hóa, quy trình, hệ thống nội bộ | Trực tiếp, nhân sự và các trưởng phòng | 2 buổi, tuần đầu đi làm | Bài kiểm tra quy trình |
| Kỹ năng bán hàng tư vấn | 25 nhân viên kinh doanh | Tăng tỷ lệ chốt đơn của nhóm | Trực tiếp, chuyên gia thuê ngoài | 4 buổi chiều | Đóng vai, theo dõi tỷ lệ chốt sau 2 tháng |
| Kỹ năng quản lý cấp trung | 12 trưởng nhóm | Giao việc và phản hồi theo mẫu chung | Workshop, giám đốc vận hành | 3 buổi sáng | Khảo sát nhân viên cấp dưới |
| Sử dụng phần mềm CRM mới | Toàn bộ khối kinh doanh, chăm sóc khách hàng | 100% dùng CRM để ghi nhận khách | Online kết hợp thực hành, đội IT | 2 buổi | Tỷ lệ dữ liệu nhập đúng hạn |
Kèm theo bảng, nên có một trang tổng hợp ngân sách và một lịch theo tuần để các trưởng phòng biết trước nhân viên nào vắng buổi nào. Với nhân viên mới, có thể tách hẳn thành "lịch đào tạo nhân viên mới" gửi kèm thư mời nhận việc.
Một buổi đào tạo nội bộ 50 người tại The Vuon cần khoảng 6,45-11,45 triệu đồng cho phòng, teabreak và văn phòng phẩm, chưa gồm giảng viên và 8% VAT.
Bảng dưới dùng giá niêm yết của The Vuon cho phòng Vườn Đông 6 (110 m², 80 người có bàn). Lớp 30-70 người có thể dùng Vườn Đông 5 (90 m²) cùng mức giá.
| Hạng mục | Đơn giá | Thành tiền (50 người) |
|---|---|---|
| Phòng Vườn Đông 6, 1 buổi | 3.000.000đ/buổi | 3.000.000đ |
| Phí quản lý vận hành (10% phí địa điểm) | 10% | 300.000đ |
| Teabreak | 50.000-150.000đ/suất | 2.500.000-7.500.000đ |
| Giấy A4 và bút bi | 6.000đ/người | 300.000đ |
| Giấy A0 cho bài tập nhóm (10 tờ) và bút dạ (10 cây) | 15.000đ/tờ, 20.000đ/cây | 350.000đ |
| Tổng | 6.450.000-11.450.000đ |
Giá thuê phòng chưa gồm phí quản lý vận hành 10% và 8% VAT, các dịch vụ khác chưa gồm 8% VAT. Phòng đã có máy chiếu, âm thanh, 2 micro không dây, wifi, bảng flipchart kèm bút dạ, trà và cà phê. Chi phí giảng viên thuê ngoài, nếu có, cần cộng thêm theo báo giá của từng người.
Khóa nhiều buổi sẽ rẻ hơn khá rõ: thuê Vườn Đông trên 5 buổi giá còn 2.700.000đ/buổi, trên 10 buổi còn 2.400.000đ/buổi. Nên gom các khóa trong quý vào một hợp đồng thuê phòng để hưởng mức giá gói.
Đào tạo tại văn phòng tiết kiệm chi phí nhưng dễ bị gián đoạn. Thuê phòng bên ngoài tốn thêm tiền phòng nhưng học viên tập trung hơn và có đủ thiết bị.
| Tiêu chí | Tại văn phòng | Thuê phòng đào tạo |
|---|---|---|
| Chi phí phòng | Không mất | Theo buổi hoặc theo gói |
| Mức tập trung | Dễ bị gọi ra xử lý việc | Cao hơn vì rời môi trường làm việc |
| Sức chứa | Giới hạn bởi phòng họp có sẵn | Chọn phòng đúng số người |
| Thiết bị | Phải tự chuẩn bị | Có sẵn máy chiếu, âm thanh, micro |
| Hợp với | Lớp nhỏ, buổi ngắn, nội dung nội bộ | Lớp 30 người trở lên, nhiều buổi, có khách mời |
Cách chọn địa điểm theo quy mô lớp và vị trí văn phòng có trong bài địa điểm tổ chức đào tạo nội bộ. Dù học ở đâu, cách xếp bàn ghế cũng ảnh hưởng tới việc học viên có tương tác hay không. Gợi ý từng kiểu có trong bài cách sắp xếp bàn ghế phòng học.
Hiệu quả đào tạo thường đo theo mô hình Kirkpatrick 4 cấp: phản ứng của học viên, kiến thức học được, thay đổi hành vi và kết quả cho tổ chức.
Kirkpatrick Partners (03/2024) mô tả 4 cấp độ đánh giá và khuyên bắt đầu từ cấp 4, tức kết quả mà tổ chức muốn đạt, rồi mới thiết kế khóa học. Văn phòng Quản lý Nhân sự Hoa Kỳ (OPM) cũng dùng 4 cấp này trong tài liệu hướng dẫn đánh giá đào tạo.
| Cấp | Đo cái gì | Cách đo | Khi nào |
|---|---|---|---|
| 1. Phản ứng | Học viên thấy khóa học có liên quan và hữu ích không | Phiếu khảo sát, hỏi nhanh giữa buổi | Trong và cuối buổi học |
| 2. Học tập | Học viên nắm được kiến thức, kỹ năng, tự tin áp dụng chưa | Bài kiểm tra trước và sau, đóng vai, trình bày lại | Đầu và cuối khóa |
| 3. Hành vi | Học viên có làm khác đi trong công việc không | Quản lý quan sát, kiểm tra công việc, phản hồi đồng nghiệp | Vài tuần sau khóa học |
| 4. Kết quả | Tổ chức có đạt mục tiêu đặt ra không | Chỉ số kinh doanh, chất lượng, tỷ lệ nghỉ việc | Sau 1-2 quý |
Kirkpatrick Partners lưu ý không nên đợi tới 90 ngày sau khóa học mới đo hành vi, vì khi đó quá muộn để điều chỉnh. Cách đơn giản là hẹn quản lý trực tiếp kiểm tra lại sau 2-4 tuần, dựa trên chính mục tiêu đã viết ở bước 2.
Kế hoạch đào tạo nhân viên gồm mục tiêu, đối tượng, nội dung, hình thức, giảng viên, lịch, địa điểm, ngân sách, cách đánh giá và người phụ trách. Có thể trình bày thành một bảng theo từng khóa học kèm trang tổng hợp ngân sách.
Thường gồm 6 bước: xác định nhu cầu đào tạo, đặt mục tiêu đo được, chọn nội dung và giảng viên, xếp lịch, lập ngân sách và xác định cách đánh giá hiệu quả sau khóa học.
Nên có khung theo năm gắn với mục tiêu kinh doanh, sau đó chi tiết hóa theo quý. Kế hoạch quý dễ điều chỉnh khi nhu cầu thay đổi và giúp trưởng phòng biết trước lịch vắng của nhân viên.
Theo giá niêm yết của The Vuon, một buổi tại phòng Vườn Đông 6 gồm phòng, phí quản lý vận hành, teabreak và văn phòng phẩm cho 50 người vào khoảng 6,45-11,45 triệu đồng, chưa gồm giảng viên và 8% VAT.
Có thể dùng mô hình Kirkpatrick 4 cấp: khảo sát phản ứng của học viên, kiểm tra kiến thức trước và sau, quan sát thay đổi hành vi trong công việc và theo dõi chỉ số kết quả của tổ chức.
Nên thuê khi lớp từ 30 người trở lên, khóa học nhiều buổi, cần nhiều thiết bị hoặc muốn nhân viên rời văn phòng để tập trung. Lớp nhỏ, buổi ngắn về nội dung nội bộ có thể học ngay tại văn phòng.
Một kế hoạch đào tạo nhân viên hiệu quả bắt đầu từ mục tiêu cụ thể và kết thúc bằng việc đo được nhân viên có làm khác đi hay không. Phần hậu cần như phòng học, thiết bị và teabreak nên được chốt sớm để không làm lệch lịch đã thông báo.
Nếu bạn cần cho thuê phòng đào tạo tại Ba Đình cho lớp 30-100 nhân viên, The Vuon có phòng Vườn Đông với giá gói nhiều buổi và hội trường Vườn Tây cho lớp lớn. Gọi hotline 036.737.3223 (có Zalo) để giữ lịch theo kế hoạch đào tạo quý của bạn.
