Hội thảo khoa học là nơi công bố và thảo luận kết quả nghiên cứu theo chủ đề, có bài tham luận được phản biện, thường kèm kỷ yếu xuất bản.
Về hình thức, hội thảo khoa học cũng là một hội thảo: có diễn giả, có người nghe, có phần thảo luận. Khái niệm chung về hội thảo và các dạng hội thảo thường gặp có trong bài hội thảo là gì. Điểm khác nằm ở cách chọn nội dung và sản phẩm đầu ra.
| Tiêu chí | Hội thảo khoa học | Hội thảo doanh nghiệp |
|---|---|---|
| Đơn vị tổ chức | Trường đại học, viện nghiên cứu, hội nghề nghiệp | Doanh nghiệp, đơn vị tổ chức sự kiện |
| Nội dung | Bài tham luận qua gọi bài và phản biện | Diễn giả do ban tổ chức mời |
| Cấu trúc | Phiên toàn thể và các tiểu ban song song | Thường một phiên chính |
| Sản phẩm đầu ra | Kỷ yếu, có thể có mã ISBN | Tài liệu, slide, video |
| Thời gian chuẩn bị | Dài, vì phải chờ gọi bài và phản biện | Ngắn hơn |
Vì phải gọi bài và phản biện, hội thảo khoa học cần bắt đầu chuẩn bị sớm hơn nhiều so với một buổi hội thảo giới thiệu sản phẩm. Phần còn lại như địa điểm, âm thanh và teabreak thì giống một buổi hội thảo thông thường.
Quy trình tổ chức hội thảo khoa học gồm lập ban tổ chức, gọi bài, nhận và phản biện bài, biên tập kỷ yếu, xin phép nếu cần, tổ chức các phiên và tổng kết.
| Bước | Việc chính | Gợi ý mốc so với ngày hội thảo |
|---|---|---|
| 1. Lập ban tổ chức, ban khoa học | Chốt chủ đề, đơn vị chủ trì, đồng tổ chức, ngân sách | 4-6 tháng trước |
| 2. Thông báo gọi bài | Gửi thông báo, công bố chủ đề, thể lệ, hạn nộp | 4-5 tháng trước |
| 3. Nhận tóm tắt, bài toàn văn | Lọc tóm tắt, nhận bài đầy đủ theo mẫu trình bày | 2-3 tháng trước |
| 4. Phản biện, chỉnh sửa | Ban khoa học phản biện, tác giả sửa bài | 6-8 tuần trước |
| 5. Biên tập, xuất bản kỷ yếu | Dàn trang, xin giấy phép hoặc làm với nhà xuất bản, in | 4-6 tuần trước |
| 6. Thủ tục xin phép (nếu có yếu tố nước ngoài) | Nộp hồ sơ tới cơ quan có thẩm quyền | Trước khi phát hành thư mời |
| 7. Tổ chức hội thảo | Phiên toàn thể, các tiểu ban, tổng kết | Ngày diễn ra |
| 8. Tổng kết, báo cáo | Báo cáo kết quả, công bố kỷ yếu điện tử, thanh quyết toán | Sau hội thảo |
Các mốc trên là gợi ý, cần chỉnh theo quy mô và quy định nội bộ của từng trường, viện. Bước dễ trễ nhất là phản biện, vì phụ thuộc lịch của nhiều nhà khoa học. Nên chốt danh sách phản biện ngay khi gửi thông báo gọi bài.
Khi đã có chương trình, phần hậu cần như đón khách, âm thanh, teabreak và ghi hình giống một hội thảo thông thường. Kinh nghiệm cho phần này có trong bài tổ chức sự kiện hội thảo.
Kỷ yếu hội thảo khoa học có thể xuất bản qua nhà xuất bản để có mã ISBN, hoặc xin giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh nếu không bán.
Theo Luật Xuất bản 2012 (Luật số 19/2012/QH13), xuất bản phẩm phải được xuất bản thông qua nhà xuất bản hoặc cơ quan, tổ chức được cấp giấy phép xuất bản. Điều 25 của Luật cho phép xuất bản tài liệu không kinh doanh mà không qua nhà xuất bản, nhưng phải có giấy phép của cơ quan quản lý nhà nước về xuất bản.
Khoản 1 Điều 12 Nghị định 195/2013/NĐ-CP liệt kê kỷ yếu hội thảo, hội nghị của cơ quan, tổ chức Việt Nam trong danh mục tài liệu không kinh doanh được cấp giấy phép. Hồ sơ gồm đơn đề nghị và bản thảo. Luật quy định thời hạn cấp phép là 15 ngày kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
| Cách xuất bản | Khi nào dùng | Lưu ý |
|---|---|---|
| Qua nhà xuất bản | Muốn kỷ yếu có mã ISBN, tính điểm công trình khoa học | Làm việc với nhà xuất bản có chức năng phù hợp, thời gian biên tập dài hơn |
| Giấy phép tài liệu không kinh doanh | Kỷ yếu phát tặng, không bán | Trên tài liệu phải ghi "sách không bán" và số giấy phép xuất bản |
Điều 27 Luật Xuất bản quy định thông tin phải ghi trên sách: tên sách, người biên soạn, đơn vị xuất bản, số giấy phép hoặc số quyết định xuất bản, số lượng in, cơ sở in, mã ISBN nếu có. Ban biên tập kỷ yếu nên chuẩn bị trang thông tin này ngay từ khi dàn trang.
Kịch bản hội thảo khoa học 1 ngày thường gồm phiên khai mạc và toàn thể buổi sáng, các tiểu ban song song buổi chiều và phiên tổng kết cuối ngày.
| Thời gian | Nội dung | Phòng |
|---|---|---|
| 8h00-8h30 | Đón đại biểu, đăng ký, nhận kỷ yếu | Sảnh |
| 8h30-8h50 | Khai mạc, giới thiệu đại biểu, phát biểu chào mừng | Phòng toàn thể |
| 8h50-9h20 | Báo cáo đề dẫn | Phòng toàn thể |
| 9h20-10h20 | 3 tham luận chính, mỗi bài 20 phút | Phòng toàn thể |
| 10h20-10h40 | Teabreak, chụp ảnh | Sảnh |
| 10h40-11h50 | Thảo luận phiên toàn thể | Phòng toàn thể |
| 11h50-13h30 | Nghỉ trưa | |
| 13h30-15h30 | Các tiểu ban song song, mỗi tham luận 15 phút kèm hỏi đáp | 2-3 phòng tiểu ban |
| 15h30-15h45 | Teabreak | Sảnh |
| 15h45-16h30 | Báo cáo kết quả các tiểu ban, tổng kết, bế mạc | Phòng toàn thể |
Mỗi tiểu ban cần một chủ tọa và một thư ký ghi biên bản. Hãy in bảng giờ của từng tiểu ban dán ngoài cửa phòng để đại biểu chuyển phòng giữa các tham luận mà không làm phiền người khác.
Hội thảo khoa học có yếu tố nước ngoài phải xin phép theo Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, trừ một số trường hợp được miễn nhưng vẫn phải thông báo.
Quyết định 30/2026/QĐ-TTg ngày 09/06/2026 của Thủ tướng Chính phủ về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam có hiệu lực từ ngày 24/07/2026. Văn bản này thay thế Quyết định 06/2020/QĐ-TTg mà nhiều bài viết cũ vẫn dẫn.
Hội thảo có nội dung về biên giới, chủ quyền, an ninh, dân tộc, tôn giáo, quyền con người hoặc có diễn giả không mang quốc tịch Việt Nam thì cơ quan cho phép phải lấy ý kiến thêm của các bộ liên quan. Đây là lý do nên nộp hồ sơ sớm. Các loại giấy phép khác cho sự kiện có trong bài giấy phép tổ chức sự kiện.
Địa điểm hội thảo khoa học cần một phòng toàn thể đủ chỗ cho mọi đại biểu, 2-3 phòng tiểu ban gần nhau, sảnh đăng ký và chỗ teabreak.
Nhiều hội thảo khoa học phải thuê hai nơi khác nhau cho phiên toàn thể và tiểu ban, khiến đại biểu mất thời gian di chuyển. Lý tưởng nhất là các phòng nằm cùng một tầng. Tại The Vuon, tầng 3 tòa D2 Giảng Võ, Ba Đình có cả hội trường lớn và hai phòng vừa:
| Vai trò | Phòng | Sức chứa | Giá thuê/buổi |
|---|---|---|---|
| Phòng toàn thể | Vườn Tây (375 m²) | 150 có bàn, 350 chỉ ghế | 5.000.000-12.500.000đ tùy số khách |
| Tiểu ban 1 | Vườn Đông 6 (110 m²) | 80 có bàn, 100 chỉ ghế | 3.000.000đ |
| Tiểu ban 2 | Vườn Đông 5 (90 m²) | 70 có bàn, 90 chỉ ghế | 3.000.000đ |
Giá thuê phòng chưa gồm phí quản lý vận hành 10% và 8% VAT. Hội thảo 1 ngày cần đặt hai buổi sáng 8h30-12h00 và chiều 13h30-17h00. Phòng nào cũng có máy chiếu, âm thanh, micro không dây, wifi, trà và cà phê tại chỗ. Teabreak tính riêng 50.000-150.000đ/suất, chưa gồm 8% VAT.
Với hội thảo của trường đại học hay cơ quan nhà nước, sân khấu phòng toàn thể thường cần trang trí khánh tiết đúng quy định. Vị trí cờ, tượng và tiêu đề có trong bài trang trí khánh tiết hội trường.
Hội thảo khoa học là buổi các nhà nghiên cứu, giảng viên, chuyên gia trình bày và thảo luận kết quả nghiên cứu theo một chủ đề. Bài tham luận thường được chọn qua gọi bài và phản biện, sau đó tập hợp thành kỷ yếu.
Không bắt buộc. Kỷ yếu có thể xuất bản qua nhà xuất bản để có mã ISBN, hoặc xin giấy phép xuất bản tài liệu không kinh doanh theo Điều 25 Luật Xuất bản nếu chỉ phát tặng, không bán.
Có. Hội thảo quốc tế tại Việt Nam phải xin phép theo Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, có hiệu lực từ ngày 24/07/2026. Một số trường hợp được miễn xin phép nhưng vẫn phải thông báo bằng văn bản ít nhất 05 ngày làm việc trước ngày tổ chức.
Theo Quyết định 30/2026/QĐ-TTg, cơ quan có thẩm quyền trả lời không quá 15 ngày làm việc nếu cần lấy ý kiến cơ quan liên quan và không quá 09 ngày làm việc với các trường hợp khác, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ.
Thường cần một phòng toàn thể đủ chỗ cho tất cả đại biểu và 2-3 phòng tiểu ban, mỗi phòng 60-100 chỗ. Kèm theo là sảnh đăng ký và khu teabreak, tốt nhất nằm cùng tầng với các phòng.
Nên bắt đầu từ vài tháng trước để kịp gọi bài, phản biện và in kỷ yếu. Một lịch tham khảo là gửi thông báo gọi bài trước 4-5 tháng, phản biện trước 6-8 tuần và in kỷ yếu trước 4-6 tuần.
Một hội thảo khoa học thành công cần phần chuyên môn chặt chẽ và phần hậu cần gọn gàng. Phần chuyên môn là gọi bài, phản biện, kỷ yếu và thủ tục. Phần hậu cần là phòng toàn thể, phòng tiểu ban, teabreak và kỹ thuật chạy đúng giờ.
Nếu bạn cần địa điểm có cả phòng toàn thể và phòng tiểu ban ở trung tâm Hà Nội, xem chi tiết phòng hội thảo The Vuon tại Ba Đình, hoặc gọi hotline 036.737.3223 (có Zalo) để giữ lịch nhiều phòng cùng ngày.
