Tổ chức gala dinner cho doanh nghiệp gồm 7 hạng mục chính: địa điểm, âm thanh ánh sáng, MC, tiết mục, ăn uống, backdrop và quà tặng.
Gala dinner là bữa tiệc tối trang trọng, thường gắn với tổng kết năm, vinh danh hoặc tri ân khách hàng. Nếu cần phân biệt kỹ với tiệc tất niên hay year end party, bạn có thể đọc bài gala dinner là gì. Bài này đi thẳng vào phần tổ chức.
Bảng dưới gom các hạng mục cần có trong kế hoạch, kèm thời điểm nên chốt. Mốc thời gian dựa theo checklist của Nam Thiên Travel (03/2026) và Capella Gallery (05/2026).
| Hạng mục | Việc cần chốt | Nên chốt trước |
|---|---|---|
| Địa điểm | Sức chứa có bàn tiệc, khung giờ, chỗ đỗ xe | 6-8 tuần |
| Concept và kịch bản | Chủ đề, dress code, timeline từng tiết mục | Concept 8 tuần, kịch bản 4 tuần |
| Âm thanh, ánh sáng, màn LED | Số micro, màn hình, video mở màn | 4 tuần |
| MC và tiết mục | MC, ca sĩ, nhóm múa, trò chơi | 4-6 tuần |
| Ăn uống | Hình thức tiệc, thực đơn, món chay, đồ uống | Thực đơn 4 tuần, số suất 1 tuần |
| Backdrop, in ấn | Backdrop sân khấu, backdrop check-in, thiệp mời | 3-4 tuần |
| Quà và giải thưởng | Kỷ niệm chương, quà lucky draw | 2-3 tuần |
Theo bảng phân bổ ngân sách của Nam Thiên Travel (03/2026) cho gala 200 khách, ăn uống chiếm khoảng 40-50% tổng chi phí, địa điểm 15-20%, sân khấu và trang trí 10-15%. Tỷ lệ này cho thấy nên chốt thực đơn trước khi đàm phán các hạng mục khác.
Kịch bản gala dinner 3 tiếng thường gồm đón khách, khai mạc, nâng ly, dùng tiệc, vinh danh, văn nghệ, bốc thăm may mắn và bế mạc.
Mẫu dưới chạy từ 18h30 đến 21h30, khớp với khung buổi tối 18h30-22h00 của nhiều hội trường trong nội thành. Nếu địa điểm cho vào sớm, bạn có thể dời toàn bộ lên 30 phút.
| Thời gian | Nội dung | Người phụ trách |
|---|---|---|
| 18h30-19h00 | Đón khách, check-in, chụp ảnh ở backdrop, nước chào mừng | Lễ tân, ban tổ chức |
| 19h00-19h10 | Tiết mục mở màn, MC khai mạc, giới thiệu đại biểu | MC |
| 19h10-19h25 | Video nhìn lại một năm, lãnh đạo phát biểu | Kỹ thuật, ban lãnh đạo |
| 19h25-19h30 | Nâng ly khai tiệc | Lãnh đạo, MC |
| 19h30-20h05 | Dùng tiệc, nhạc nền hoặc acoustic nhẹ | Đơn vị tiệc, ban nhạc |
| 20h05-20h40 | Vinh danh cá nhân, phòng ban xuất sắc | MC, lãnh đạo trao thưởng |
| 20h40-21h05 | Văn nghệ, trò chơi tập thể | Nghệ sĩ, MC |
| 21h05-21h20 | Bốc thăm may mắn | MC |
| 21h20-21h30 | Bế mạc, chụp ảnh tập thể | MC, ban lãnh đạo |
Phần vinh danh hay bị kéo dài vì khách lên sân khấu và chụp ảnh từng người. Capella Gallery (05/2026) khuyên cộng thêm 10-15 phút dự phòng cho mỗi phần lớn. Một cách khác là gộp người nhận giải thành từng nhóm 3-5 người.
Kịch bản trên là khung tổng. Lời dẫn chi tiết cho từng phần, từ câu chào đến câu chuyển tiết mục, bạn có thể lấy từ bài kịch bản MC year end party rồi chỉnh theo tên công ty.
Set menu hợp với gala trang trọng có nhiều phần lễ, buffet hợp với không khí giao lưu, còn finger food hợp với chương trình đứng, ngắn.
Star Galaxy (06/2026) nhận xét không có hình thức tiệc nào tốt nhất cho mọi trường hợp. Cách chọn phụ thuộc số khách, thời lượng chương trình và cách bố trí phòng. Bảng sau tóm tắt khác biệt chính:
| Hình thức | Hợp với | Lưu ý |
|---|---|---|
| Set menu | Gala có phát biểu, vinh danh, tri ân khách hàng | Khách ngồi yên tại bàn, dễ giữ trật tự chương trình |
| Buffet | Tiệc nội bộ, muốn giao lưu giữa các phòng ban | Cần đủ quầy và lối đi để khách không xếp hàng lâu |
| Finger food | Tiệc đứng, ra mắt sản phẩm, gặp gỡ đối tác | Không hợp chương trình dài trên 2 tiếng |
Tại The Vuon, giá tham khảo cho buffet là 350.000-650.000đ/suất, finger food là 250.000-450.000đ/suất, chưa gồm 8% VAT. Mức giá trong khoảng này phụ thuộc thực đơn cụ thể bạn chọn.
Dù chọn hình thức nào, hãy hỏi khách về món chay và dị ứng thực phẩm ngay trong form đăng ký tham dự. Với buffet, nên xem trước sơ đồ quầy và lối đi. Kinh nghiệm chọn món và tính số quầy có trong bài tiệc buffet công ty.
Gala dinner 150 khách tại The Vuon cần khoảng 78,8-123,8 triệu đồng cho phòng, buffet, LED, MC và quay chụp, chưa gồm 8% VAT.
Bảng dưới dùng giá niêm yết của The Vuon cho một buổi tối tại hội trường Vườn Tây. Ở mốc 150 khách, Vườn Tây xếp được đủ bàn tiệc vì sức chứa có bàn ghế của phòng là 150 người.
| Hạng mục | Đơn giá | Thành tiền |
|---|---|---|
| Thuê hội trường Vườn Tây (150-200 khách) | 8.000.000đ/buổi | 8.000.000đ |
| Phí quản lý vận hành (10% phí địa điểm) | 10% | 800.000đ |
| Buffet 150 suất | 350.000-650.000đ/suất | 52.500.000-97.500.000đ |
| Màn LED Vườn Tây 5,2x2,3 m | 5.000.000đ/buổi | 5.000.000đ |
| MC | 3.000.000đ/người/buổi | 3.000.000đ |
| Chụp ảnh (1 máy) | 3.000.000đ/buổi | 3.000.000đ |
| Quay phim highlight (1 máy) | 4.000.000đ/buổi | 4.000.000đ |
| Backdrop check-in 4,2x2,8 m (trọn gói, chưa gồm thiết kế) | 2.500.000đ | 2.500.000đ |
| Tổng | 78.800.000-123.800.000đ |
Tất cả mức giá trên chưa gồm 8% VAT. Riêng tiền thuê phòng chưa gồm phí quản lý vận hành 10% và 8% VAT, nên bảng đã cộng sẵn dòng phí quản lý vận hành. Dự toán chưa có ca sĩ, nhóm múa, quà vinh danh, quà bốc thăm và phí thiết kế backdrop.
Muốn giảm chi phí, hãy giữ nguyên chất lượng món ăn và cắt bớt ở trang trí hoặc quay phim. Đặt và thanh toán trước 10 ngày, phí địa điểm Vườn Tây được giảm 10%.
Địa điểm gala dinner trong nội thành cần đủ chỗ cho bàn tiệc, có sân khấu và màn hình, có bãi đỗ xe và khung giờ tối đủ dài cho chương trình.
Lỗi hay gặp nhất là chọn phòng theo sức chứa kiểu nhà hát. Gala dinner cần bàn tiệc, nên số khách thực tế thấp hơn nhiều. Ví dụ hội trường Vườn Tây nhận 350 khách nếu chỉ xếp ghế, nhưng chỉ 150 khách khi có bàn ghế.
Cũng nên đi thử tới địa điểm vào khoảng 17h30-18h30 của một ngày thường. Đây là giờ tan tầm, cũng là lúc khách thật sự di chuyển tới buổi tiệc.
Concept gala dinner nên xuất phát từ thông điệp của năm, rồi mới chọn màu sắc, dress code, backdrop và slogan đi kèm.
Một concept tốt cho phép mọi thứ khác đi theo: lời dẫn MC, video mở màn, màu backdrop và cả cách khách ăn mặc. Dưới đây là 4 hướng dễ làm với ngân sách vừa phải:
| Concept | Màu chủ đạo | Dress code | Gợi ý slogan |
|---|---|---|---|
| Nhìn lại một năm | Trắng, vàng đồng | Lịch sự | Một năm cùng nhau, một chặng đường đáng nhớ |
| Bứt phá | Xanh navy, bạc | Vest, đầm dạ hội | Đi xa hơn, cùng nhau |
| Tri ân | Đỏ đô, vàng | Áo dài, vest | Cảm ơn vì đã đồng hành |
| Retro thập niên 80-90 | Nhiều màu, ánh neon | Trang phục cổ điển | Quay về thời rực rỡ |
Backdrop sân khấu nên có tên chương trình, logo, năm và slogan. Đừng nhồi quá nhiều chữ vì khách ngồi cuối phòng sẽ không đọc được. Backdrop check-in thì đơn giản hơn: logo, hashtag và một mảng màu đẹp để chụp ảnh. Nhiều mẫu tham khảo có trong bài mẫu backdrop tất niên.
Tại The Vuon có 4 khổ backdrop dựng sẵn khung, từ 3,2x2,6 m giá trọn gói 2.000.000đ đến 6,6x2,8 m giá 5.500.000đ, chưa gồm thiết kế và 8% VAT.
Phần lớn gala dinner công ty kéo dài khoảng 3 tiếng, ví dụ từ 18h30 đến 21h30. Thời lượng này đủ cho đón khách, phát biểu, dùng tiệc, vinh danh, văn nghệ và bốc thăm may mắn mà khách chưa bị mệt.
Theo giá niêm yết của The Vuon, gala dinner 150 khách tại hội trường Vườn Tây gồm phòng, phí quản lý vận hành, buffet, màn LED, MC, chụp ảnh, quay phim và backdrop check-in vào khoảng 78,8-123,8 triệu đồng, chưa gồm 8% VAT. Chi phí văn nghệ và quà tặng tính thêm.
Chọn set menu nếu chương trình có nhiều phần phát biểu, vinh danh và cần khách ngồi yên tại bàn. Chọn buffet nếu muốn không khí giao lưu và có đủ chỗ cho quầy tiệc. Tại The Vuon, buffet có giá 350.000-650.000đ/suất, chưa gồm 8% VAT.
Nên bắt đầu khoảng 8 tuần trước ngày tổ chức. Concept và địa điểm chốt trước 6-8 tuần, kịch bản và thực đơn chốt trước 4 tuần, số suất ăn chốt trước 1 tuần.
Phần lớn doanh nghiệp tổ chức trong tháng 12 hoặc tháng 1 dương lịch. Mùng 1 Tết Đinh Mùi rơi vào ngày 06/02/2027, khu vực nhà nước nghỉ Tết từ ngày 04/02/2027, nên gala cuối năm cần xong trước mốc này.
Hội trường Vườn Tây rộng 375 m², nhận 150 khách khi xếp bàn ghế, phù hợp gala dinner ngồi bàn. Nếu chỉ xếp ghế, phòng nhận tối đa 350 khách. Giá thuê buổi tối cho 150-200 khách là 8.000.000đ, chưa gồm phí quản lý vận hành 10% và 8% VAT.
Một buổi tổ chức gala dinner suôn sẻ thường nhờ chốt sớm 4 thứ: concept, kịch bản, thực đơn và địa điểm. Phần còn lại là bám timeline và giữ dự phòng cho phần vinh danh. Với gala khoảng 150 khách ở khu trung tâm, một hội trường có sẵn sân khấu, màn LED và dịch vụ tiệc sẽ giúp ban tổ chức nhẹ việc hơn nhiều.
Bạn có thể xem chi tiết không gian hội trường Vườn Tây tại tầng 3 tòa D2 Giảng Võ, Ba Đình, hoặc gọi hotline 036.737.3223 (có Zalo) để giữ lịch buổi tối và nhận báo giá theo số khách.
