Thiệp mời khai trương cần đủ tên đơn vị, tên sự kiện, thời gian, địa điểm, chương trình tóm tắt và thông tin xác nhận tham dự.
Thông tin bắt buộc gồm tên đơn vị hoặc cửa hàng, tên sự kiện (lễ khai trương hoặc grand opening), thời gian đầy đủ ngày giờ, địa điểm ghi rõ số nhà và đường, tên người được mời, và thông tin để xác nhận tham dự như số điện thoại hoặc form đăng ký.
Thông tin nên có thêm để thiệp đầy đủ hơn: chương trình tóm tắt các mốc chính trong buổi lễ, ưu đãi khai trương nếu có, hướng dẫn gửi xe hoặc bản đồ nếu địa điểm khó tìm.
Hai lỗi hay gặp nhất là quên số điện thoại để khách xác nhận, khiến bạn không ước tính được số người tham dự thực tế, và ghi địa chỉ không đủ chi tiết để tìm đường, đặc biệt với địa điểm nằm trong ngõ hoặc tòa nhà có nhiều lối vào.
Bản ngắn cho tin nhắn: "Kính gửi Quý khách, [Tên cửa hàng] trân trọng kính mời Quý khách đến tham dự lễ khai trương vào lúc [giờ], ngày [ngày], tại [địa chỉ]. Nhiều ưu đãi đặc biệt đang chờ Quý khách. Xác nhận tham dự qua số [số điện thoại]."
Bản dài cho thiệp in: "Trân trọng kính mời: Ông/Bà [điền tên]. [Tên cửa hàng] hân hạnh kính mời Quý khách đến tham dự lễ khai trương, đánh dấu một hành trình mới của chúng tôi. Thời gian: [giờ], ngày [ngày]. Địa điểm: [địa chỉ đầy đủ]. Chương trình gồm nghi thức khai mạc, cắt băng khánh thành và nhiều ưu đãi dành riêng cho ngày đầu tiên. Sự hiện diện của Quý khách là niềm vinh dự lớn đối với chúng tôi. Vui lòng xác nhận tham dự trước [ngày] qua số [số điện thoại] hoặc [email]."
"Kính gửi: [Tên đối tác / đơn vị]. [Tên công ty] trân trọng kính mời Quý đối tác đến tham dự lễ khai trương [tên cơ sở hoặc chi nhánh], được tổ chức vào lúc [giờ], ngày [ngày], tại [địa chỉ]. Đây là dịp để chúng tôi gửi lời tri ân đến sự đồng hành của Quý đối tác trong suốt thời gian qua. Chương trình gồm phát biểu khai mạc, nghi thức cắt băng và tiệc nhẹ giao lưu. Rất mong nhận được sự có mặt của Quý đối tác. Xin vui lòng xác nhận tham dự trước [ngày] qua số [số điện thoại] để chúng tôi sắp xếp đón tiếp chu đáo."
"Alo cả nhà ơi, [Tên cửa hàng] của mình chính thức khai trương vào [giờ] ngày [ngày] tại [địa chỉ] rồi nè. Mong mọi người ghé qua ủng hộ và chụp vài tấm hình kỷ niệm cùng mình nhé. Có nhiều đồ ăn vặt và quà nhỏ đang chờ mọi người đó. Nhắn mình để mình giữ chỗ đậu xe nha."
Khách VIP và đối tác nên nhận thiệp trước 2-3 tuần, khách hàng thân thiết trước 1 tuần, và nên nhắc lại một lần trước ngày diễn ra.
Với khách VIP, đối tác và chính quyền địa phương, nên gửi thiệp trước 2 đến 3 tuần để họ sắp xếp lịch trình. Với khách hàng thân thiết và người quen, gửi trước khoảng 1 tuần là đủ. Với thông báo rộng rãi trên mạng xã hội, có thể đăng trước 3 đến 7 ngày.
Bạn nên nhắc lại một lần trước ngày diễn ra khoảng 1 ngày, dưới dạng tin nhắn ngắn gọn xác nhận lại giờ giấc và địa điểm. Cách nhắc không gây phiền là giữ tin nhắn ngắn, không lặp lại toàn bộ nội dung thiệp mời ban đầu, chỉ nhấn mạnh thông tin quan trọng nhất là thời gian và địa điểm.
Thiệp mời online phổ biến gồm ảnh thiệp gửi qua Zalo, trang mời có nút xác nhận và form đăng ký, giúp đếm số khách thực tế dễ hơn.
Ba dạng phổ biến tại Việt Nam: ảnh thiệp thiết kế sẵn gửi trực tiếp qua Zalo hoặc tin nhắn, đơn giản và nhanh nhất nhưng khó đếm số khách xác nhận. Trang mời có nút xác nhận tham dự cho phép khách bấm chọn có đến hay không, giúp bạn theo dõi số liệu theo thời gian thực. Form đăng ký yêu cầu khách điền thông tin cơ bản, phù hợp khi cần quản lý danh sách khách mời chi tiết cho sự kiện đông người.
Ưu điểm lớn nhất khi dùng trang mời hoặc form là bạn biết chính xác số người đã xác nhận để chuẩn bị hậu cần, thay vì chỉ ước lượng cảm tính từ số thiệp đã gửi. Nếu bạn cần hướng dẫn công cụ tạo thiệp mời online miễn phí từng bước, tham khảo bài cách tạo thiệp mời online miễn phí.
Thiệp mời khai trương cần cỡ chữ đủ lớn để đọc trên điện thoại, độ tương phản rõ và không đặt thông tin quan trọng sát mép khi in.
Với thiệp gửi qua điện thoại, cỡ chữ cho phần thông tin chính như thời gian và địa điểm nên đủ lớn để đọc rõ trên màn hình nhỏ mà không cần phóng to. Màu chữ và màu nền cần có độ tương phản rõ ràng, tránh chữ nhạt trên nền sáng màu gây khó đọc.
Với thiệp in, không nên đặt tên khách mời hoặc thông tin quan trọng sát mép giấy vì dễ bị cắt lệch khi thành phẩm. Nên chừa khoảng cách an toàn quanh mép và kiểm tra bản in thử trước khi in số lượng lớn.
Nên gửi thiệp mời qua kênh nào là hiệu quả nhất?
Zalo và tin nhắn SMS phù hợp với đa số khách hàng Việt Nam vì tỷ lệ mở cao, còn thư mời in phù hợp với khách VIP hoặc đối tác cần sự trang trọng.
Có cần thiệp mời riêng cho báo chí không?
Nếu sự kiện có mời báo chí, nên soạn thư mời riêng với văn phong trang trọng hơn và ghi rõ thông tin liên hệ truyền thông của doanh nghiệp.
Bao nhiêu phần trăm khách xác nhận sẽ thực sự đến dự?
Tỷ lệ này thay đổi theo mối quan hệ, thường khách hàng thân thiết có tỷ lệ đến dự cao hơn khách mời qua thông báo rộng rãi, nên bạn cần dự phòng thêm khi chuẩn bị hậu cần.
Nếu bạn đang chuẩn bị thiệp mời cho lễ khai trương văn phòng hoặc showroom, The Vuon Luxury Garden có không gian tổ chức sự kiện tại dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện, sức chứa từ 20 đến 300 khách. Nếu bạn cần thêm mẫu thư mời cho các loại sự kiện khác, tham khảo bài mẫu thư mời sự kiện, hoặc xem quy trình tổ chức đầy đủ tại bài tổ chức lễ khai trương. Cần thêm lời chúc ngắn gọn để đính kèm thiệp, xem bài lời chúc khai trương ngắn gọn. Gọi hotline 036.737.3223 để được tư vấn theo quy mô thực tế.
