Giấy mời hội nghị theo thể thức hành chính gồm quốc hiệu, tên cơ quan, số ký hiệu, địa danh ngày tháng, tên loại, nội dung, chữ ký, dấu và nơi nhận.
Theo Điều 7 Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 của Chính phủ, giấy mời là một trong 29 loại văn bản hành chính, chữ viết tắt là GM. Điều 8 quy định thể thức văn bản hành chính gồm 9 thành phần chính:
| Thành phần | Trên giấy mời ghi gì |
|---|---|
| Quốc hiệu và tiêu ngữ | CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM - Độc lập - Tự do - Hạnh phúc |
| Tên cơ quan, tổ chức ban hành | Tên cơ quan chủ quản (nếu có) và tên đơn vị mời |
| Số, ký hiệu | Số: .../GM-[chữ viết tắt tên đơn vị] |
| Địa danh và thời gian ban hành | Hà Nội, ngày ... tháng ... năm ... |
| Tên loại và trích yếu | GIẤY MỜI và nội dung tóm tắt cuộc họp |
| Nội dung | Người được mời, tên hội nghị, chủ trì, thời gian, địa điểm, lưu ý |
| Chức vụ, họ tên, chữ ký người có thẩm quyền | Người ký chịu trách nhiệm về giấy mời |
| Dấu, chữ ký số | Dấu cơ quan hoặc chữ ký số với bản điện tử |
| Nơi nhận | Danh sách nơi nhận, lưu văn thư |
Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Theo Thư Viện Pháp Luật (04/2026), tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội căn cứ Nghị định để áp dụng cho phù hợp. Đây vẫn là nghị định về văn thư đang áp dụng năm 2026. Doanh nghiệp tư nhân không bắt buộc theo đúng thể thức này nhưng vẫn hay dùng làm khung.
Mẫu giấy mời hội nghị của cơ quan theo khung Mẫu 1.7 Phụ lục III Nghị định 30/2020/NĐ-CP, gồm tên hội nghị, chủ trì, thời gian, địa điểm và lưu ý.
Thư Viện Pháp Luật (01/2025) dẫn mẫu giấy mời là Mẫu 1.7 tại Phần II Phụ lục III kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Dưới đây là mẫu đã điền thử cho một hội nghị tổng kết, bạn thay phần trong ngoặc vuông:
[TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN]
[TÊN ĐƠN VỊ MỜI]
Số: [số]/GM-[viết tắt]CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày [ngày] tháng [tháng] năm [năm]GIẤY MỜI
Dự Hội nghị tổng kết công tác năm 2026 và triển khai nhiệm vụ năm 2027[Tên đơn vị mời] trân trọng kính mời: [Ông/Bà, họ tên, chức vụ, đơn vị công tác]
Tới dự Hội nghị tổng kết công tác năm 2026 và triển khai nhiệm vụ năm 2027.
Chủ trì: [Họ tên, chức vụ]
Thời gian: [giờ], [thứ], ngày [ngày/tháng/năm]
Địa điểm: [tên phòng, địa chỉ]Đề nghị đại biểu nghiên cứu tài liệu gửi kèm và xác nhận tham dự trước ngày [ngày] qua số điện thoại [số] ([họ tên cán bộ đầu mối])./.
Nơi nhận:
- Như trên;
- Lưu: VT, [đơn vị soạn thảo].[QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ NGƯỜI KÝ]
(Chữ ký, dấu)
[Họ và tên]
Với bản giấy, Nghị định 30/2020/NĐ-CP yêu cầu ký bằng bút mực màu xanh, không dùng mực dễ phai. Với bản điện tử, người có thẩm quyền ký số. Doanh nghiệp tư nhân có thể bỏ phần cơ quan chủ quản và số ký hiệu, nhưng nên giữ đủ thời gian, địa điểm, chủ trì và đầu mối liên hệ.
Giấy mời họp nội bộ nên ngắn, ghi rõ nội dung họp, người chủ trì, thành phần, thời gian, địa điểm và tài liệu cần chuẩn bị trước.
GIẤY MỜI HỌP
Kính gửi: [Các trưởng phòng ban, danh sách người được mời]
[Tên công ty] trân trọng mời anh/chị tham dự cuộc họp [nội dung, ví dụ: rà soát kế hoạch kinh doanh quý I/2027].
Chủ trì: [Họ tên, chức vụ]
Thời gian: [giờ bắt đầu - giờ kết thúc], [thứ], ngày [ngày/tháng/năm]
Địa điểm: [phòng họp, tầng, địa chỉ hoặc link họp trực tuyến]Đề nghị các phòng gửi báo cáo về [đầu mối] trước [giờ, ngày] để tổng hợp. Trường hợp vắng mặt, vui lòng báo trước và cử người dự thay.
[Chức vụ người mời]
[Họ và tên]
Điểm hay bị quên là giờ kết thúc. Ghi rõ giờ kết thúc giúp người được mời sắp xếp lịch và giữ cuộc họp đúng giờ. Nội dung chương trình chi tiết của cuộc họp có thể soạn kèm theo bài mẫu nội dung chương trình cuộc họp.
Thư mời hội thảo gửi khách mời, diễn giả cần nêu chủ đề, lý do mời, vai trò mong muốn, thời gian, địa điểm, quyền lợi và hạn phản hồi.
Khác giấy mời hành chính, thư mời diễn giả là lời đề nghị hợp tác. Người nhận cần đủ thông tin để quyết định nhận lời hay không.
Kính gửi: [Ông/Bà, học hàm học vị, họ tên] - [chức vụ, đơn vị]
[Tên đơn vị] sẽ tổ chức hội thảo "[tên hội thảo]" vào [thứ], ngày [ngày/tháng/năm], tại [địa điểm]. Hội thảo dự kiến có khoảng [số] đại biểu là [nhóm đối tượng].
Với kinh nghiệm của Ông/Bà về [lĩnh vực], chúng tôi trân trọng kính mời Ông/Bà tham gia với vai trò [diễn giả phiên/chủ tọa/khách mời thảo luận], trình bày về chủ đề "[chủ đề]" trong khoảng [số] phút.
Ban tổ chức sẽ hỗ trợ [thù lao/đi lại/tài liệu] và gửi chương trình chi tiết sau khi Ông/Bà nhận lời. Rất mong nhận được phản hồi của Ông/Bà trước ngày [ngày].
Trân trọng,
[Họ tên] - [Chức vụ]
[Số điện thoại, email]
Thư mời diễn giả nên gửi kèm tóm tắt chương trình và danh sách diễn giả khác nếu đã có. Người được mời thường muốn biết mình nói trước ai, sau ai và đối tượng nghe là ai.
Giấy mời hội nghị khách hàng nên có tên chương trình, lợi ích khi tham dự, thời gian, địa điểm, chương trình tóm tắt và cách đăng ký giữ chỗ.
THƯ MỜI THAM DỰ HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG 2026
"[Tên chương trình hoặc chủ đề]"Kính gửi: Quý khách hàng [Họ tên/Tên công ty]
Cảm ơn Quý khách đã đồng hành cùng [Tên công ty] trong năm qua. Chúng tôi trân trọng kính mời Quý khách tới dự Hội nghị khách hàng, nơi [Tên công ty] giới thiệu [sản phẩm/chính sách mới] và tri ân các đối tác thân thiết.
Thời gian: [giờ], [thứ], ngày [ngày/tháng/năm]
Địa điểm: [tên địa điểm], [địa chỉ]Chương trình gồm: chia sẻ định hướng năm mới, giới thiệu sản phẩm, giao lưu và tiệc nhẹ.
Vui lòng đăng ký giữ chỗ trước ngày [ngày] qua [link form] hoặc số [điện thoại]. Rất hân hạnh được đón tiếp Quý khách.
Trân trọng,
[Họ tên] - [Chức vụ], [Tên công ty]
Thư mời khách hàng là một phần của trải nghiệm thương hiệu, nên in đẹp hoặc gửi email có thiết kế. Cách lên chương trình và chọn địa điểm cho loại sự kiện này có trong bài tổ chức hội nghị khách hàng. Nếu cần thêm kiểu mời cho các dịp khác, xem mẫu thư mời sự kiện.
Giấy mời họp nội bộ nên gửi trước vài ngày, hội nghị có khách ngoài trước 1-2 tuần, hội thảo có diễn giả trước vài tuần, kèm cách xác nhận tham dự rõ ràng.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP không quy định thời hạn gửi giấy mời, nên mốc gửi phụ thuộc thói quen của từng đơn vị. Greenvelope gợi ý gửi thư mời hội nghị doanh nghiệp trước 8-12 tuần, bữa tối với khách hàng trước 3-4 tuần. Ở Việt Nam, mốc thường ngắn hơn. Bảng dưới là mốc gợi ý:
| Loại | Gửi trước | Hạn xác nhận |
|---|---|---|
| Họp nội bộ | 2-5 ngày | Không cần, chỉ báo vắng |
| Hội nghị có đại biểu đơn vị khác | 1-2 tuần | 3-5 ngày trước |
| Hội thảo có diễn giả, khách mời | 3-4 tuần với diễn giả | 1-2 tuần trước |
| Hội nghị khách hàng | 2-4 tuần | 1 tuần trước |
Để biết chính xác bao nhiêu người đến, hãy gắn mã QR hoặc link form đăng ký vào giấy mời, rồi gọi điện nhắc những người chưa phản hồi 2-3 ngày trước sự kiện. Cách làm form nhanh có trong bài form đăng ký tham dự.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, giấy mời gồm quốc hiệu và tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành, số ký hiệu, địa danh và ngày tháng, tên loại và trích yếu, nội dung mời, chức vụ và chữ ký người có thẩm quyền, dấu hoặc chữ ký số, nơi nhận.
Mẫu giấy mời là Mẫu 1.7 tại Phần II Phụ lục III ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP về công tác văn thư. Chữ viết tắt tên loại văn bản giấy mời là GM.
Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Doanh nghiệp tư nhân không bắt buộc, nhưng có thể dùng thể thức này để giấy mời trông chuyên nghiệp và đủ thông tin.
Giấy mời là văn bản hành chính, ngắn, theo thể thức cố định, thường dùng cho họp và hội nghị. Thư mời viết theo dạng thư, giọng mềm hơn, thường dùng để mời diễn giả, khách hàng hoặc đối tác.
Họp nội bộ có thể gửi trước 2-5 ngày. Hội nghị có đại biểu đơn vị khác nên gửi trước 1-2 tuần. Diễn giả và khách mời quan trọng nên nhận thư mời trước 3-4 tuần.
Theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, văn bản hành chính bằng giấy phải ký bằng bút mực màu xanh, không dùng mực dễ phai. Văn bản điện tử thì người có thẩm quyền ký số.
Một mẫu giấy mời hội nghị tốt cần đúng thể thức với cơ quan nhà nước, đủ thông tin với doanh nghiệp và gửi đủ sớm để người nhận sắp xếp lịch. Địa điểm là dòng không thể thiếu trên mọi giấy mời, nên cần chốt trước khi phát hành.
Nếu bạn cần phòng hội nghị The Vuon tại tầng 3 tòa D2 Giảng Võ, Ba Đình, có phòng 70-100 khách và hội trường tới 350 khách xếp ghế. Gọi hotline 036.737.3223 (có Zalo) để giữ lịch trước khi in giấy mời.
