Chào bạn! Bạn đang lên kế hoạch tổ chức một sự kiện, hội thảo và muốn livestream để tiếp cận nhiều người hơn? Hay bạn đang phân vân không biết nên chọn nền tảng nào cho webinar sắp tới? Hôm nay, The Vuon Luxury Garden - địa điểm tổ chức sự kiện và hội thảo uy tín tại Hà Nội - sẽ chia sẻ với bạn mọi thứ cần biết về Zoom Webinars, một công cụ tuyệt vời mà chúng tôi thường xuyên sử dụng cho các sự kiện hybrid (kết hợp trực tiếp và trực tuyến).
Nếu bạn từng tham gia một buổi họp Zoom, bạn có thể nghĩ: "À, Zoom Webinars chắc cũng giống Zoom Meetings thôi nhỉ?". Thực ra không hẳn đâu nhé!
Zoom Webinars được thiết kế đặc biệt cho các sự kiện quy mô lớn, nơi bạn muốn "phát sóng" nội dung đến hàng trăm, thậm chí hàng triệu người xem. Khác với Zoom Meetings - nơi mọi người có thể tự do bật camera, chia sẻ màn hình, Zoom Webinars tạo ra một trải nghiệm giống như "hội trường ảo" thực sự.
Hãy tưởng tượng bạn đang tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm tại The Vuon Luxury Garden. Khách mời tại venue có thể trải nghiệm trực tiếp không gian sang trọng, trong khi hàng nghìn người khác trên toàn quốc có thể theo dõi qua Zoom Webinars. Họ vẫn có thể đặt câu hỏi, tham gia bình chọn, nhưng không làm gián đoạn diễn giả - hoàn hảo phải không nào!
Điều đầu tiên khiến chúng tôi ấn tượng với Zoom Webinars chính là khả năng hỗ trợ từ 500 đến 1 triệu người tham dự! Bạn có thấy con số này "khủng" không? Trong khi Zoom Meetings chỉ hỗ trợ tối đa 1,000 người với các gói add-on.
Nhưng "khủng" không có nghĩa là mất kiểm soát. Ngược lại, Zoom Webinars cho phép bạn kiểm soát chặt chẽ ai được nói, ai được chia sẻ màn hình, và ai chỉ được xem. Điều này cực kỳ quan trọng khi tổ chức các sự kiện chuyên nghiệp.
Zoom Webinars có 4 vai trò rõ ràng:
Host (Người tổ chức): Đây là "ông chủ" của webinar, có toàn quyền kiểm soát mọi thứ từ bắt đầu đến kết thúc sự kiện. Nếu bạn là người tổ chức sự kiện tại The Vuon Luxury Garden, bạn sẽ là Host.
Co-Host (Đồng chủ trì): Giống như "trợ lý đắc lực" của Host, có thể giúp quản lý kỹ thuật trong khi bạn tập trung vào nội dung. Rất hữu ích cho các sự kiện lớn!
Panelists (Diễn giả): Những người được xuất hiện trên màn hình, có thể bật camera và micro, chia sẻ nội dung. Đây có thể là các diễn giả chính, khách mời đặc biệt của bạn.
Attendees (Người tham dự): Khán giả của bạn. Họ xem, nghe và tương tác thông qua Q&A, chat, hoặc bình chọn.
Dù là webinar một chiều, nhưng Zoom Webinars vẫn cung cấp nhiều cách để người xem tương tác:
Q&A (Hỏi đáp): Người xem có thể gửi câu hỏi bất cứ lúc nào, upvote câu hỏi của người khác để ưu tiên những câu hỏi phổ biến. Bạn có thể trả lời công khai hoặc riêng tư, rất tiện!
Polling (Bình chọn): Muốn biết ý kiến khán giả về một vấn đề? Tạo một poll nhanh! Zoom hỗ trợ nhiều loại câu hỏi từ single choice, multiple choice đến short answer. Bạn có thể tạo trước hoặc ngay trong webinar.
Chat: Tùy chọn cho phép người xem chat với diễn giả hoặc với nhau, tạo không khí sôi nổi cho sự kiện. Tất nhiên, bạn có toàn quyền kiểm soát tính năng này.
Một điều cần lưu ý là Zoom Webinars không phải là sản phẩm độc lập. Bạn cần có ít nhất gói Zoom Pro (khoảng 319,000đ/người/tháng khi thanh toán hàng năm) trước, sau đó mới thêm license Webinars.
Giá của Webinars phụ thuộc vào số lượng người tham dự bạn cần:
500 người: Từ khoảng 1,450,000đ/tháng
1,000 người: Từ khoảng 6,500,000đ/tháng
3,000 người trở lên: Cần liên hệ để được báo giá tùy chỉnh
Nghe có vẻ "mặn" nhỉ? Nhưng hãy nghĩ xem, với khả năng tiếp cận hàng nghìn người cùng lúc, chi phí này hoàn toàn hợp lý so với việc thuê một hội trường lớn có thể chứa hàng nghìn người!
Đây là tính năng mà chúng tôi ở The Vuon Luxury Garden cực kỳ yêu thích! Practice Session giống như buổi tổng duyệt trước khi mở cửa sân khấu cho khán giả.
Khi bật tính năng này, bạn và các diễn giả có thể vào sớm để:
Kiểm tra camera, micro, và kết nối internet
Chuẩn bị slide và nội dung chia sẻ
Tạo hoặc chỉnh sửa polls
Thực hành flow của webinar
Điều quan trọng: Khán giả hoàn toàn KHÔNG nhìn thấy hay nghe thấy gì trong practice session. Màn hình sẽ hiển thị rõ ràng "OFF AIR" để nhắc nhở bạn rằng chưa "lên sóng".
Mẹo nhỏ: Nên lên lịch cho diễn giả tham gia practice session ít nhất 15 phút trước giờ webinar chính thức. Điều này giúp bạn có đủ thời gian xử lý các sự cố kỹ thuật bất ngờ (trust me, luôn có thứ gì đó xảy ra!).
Nếu bạn có gói Zoom Events hoặc Zoom Webinars Plus, bạn sẽ được trải nghiệm Backstage - phiên bản nâng cấp của practice session.
Backstage tồn tại xuyên suốt cả trước, trong và sau webinar. Điều này tạo ra "phòng chờ ảo" giống như backstage trong các sự kiện trực tiếp. Các diễn giả không trình bày có thể ở backstage để chuẩn bị, trong khi vẫn xem và nghe webinar live.
Tưởng tượng bạn có 5 diễn giả, mỗi người nói 15 phút. Trong khi diễn giả thứ nhất đang trình bày, 4 người còn lại có thể ở backstage trao đổi, chuẩn bị phần của họ mà không lo làm nhiễu sự kiện. Tuyệt vời phải không?
Một trong những câu hỏi chúng tôi nhận được nhiều nhất từ khách hàng là: "Làm sao để lưu lại webinar?"
Zoom Webinars cung cấp hai phương thức:
Đây là lựa chọn được khuyến nghị cho các sự kiện quan trọng. Video được lưu trực tiếp lên server của Zoom, không ảnh hưởng đến hiệu suất máy tính của bạn.
Ưu điểm lớn nhất? Zoom tự động tạo transcript (bản ghi chép) cho video! Điều này giúp người xem dễ dàng tìm kiếm nội dung và cải thiện khả năng tiếp cận (accessibility).
Sau khi webinar kết thúc, Zoom xử lý file và gửi email thông báo khi sẵn sàng xem. Bạn có thể chia sẻ video qua link, nhúng vào website, hoặc tải về máy tính.
Phương thức này lưu video trực tiếp vào máy tính của bạn, có sẵn cho cả tài khoản miễn phí. Ưu điểm là bạn có quyền truy cập ngay lập tức vào file mà không phụ thuộc vào kết nối internet.
Tuy nhiên, cần lưu ý: Local recording có thể làm chậm máy tính trong khi ghi hình, đặc biệt trên các thiết bị có cấu hình thấp, và yêu cầu đủ dung lượng ổ cứng.
Sau mỗi webinar, Zoom cung cấp hệ thống báo cáo toàn diện giúp bạn hiểu rõ hiệu quả sự kiện:
Registration Report: Danh sách đầy đủ người đăng ký với thông tin chi tiết và nguồn đăng ký.
Attendee Report: Thông tin chi tiết về từng người tham dự thực tế - họ join lúc nào, rời đi lúc nào, và ở lại bao lâu.
Q&A Report: Xuất tất cả câu hỏi và câu trả lời từ webinar, cực kỳ hữu ích để tạo FAQ sau sự kiện.
Poll Report: Kết quả chi tiết của tất cả polls trong webinar, giúp bạn hiểu ý kiến của đối tượng.
Những báo cáo này không chỉ giúp bạn đánh giá hiệu quả sự kiện mà còn cung cấp insights quý giá để cải thiện các webinar tương lai.
Với các sự kiện quan trọng, bảo mật là điều không thể thiếu. Zoom Webinars cung cấp nhiều lớp bảo mật:
Authentication (Xác thực): Yêu cầu người tham dự đăng nhập hoặc xác minh email trước khi đăng ký/tham gia.
Passcodes: Mật khẩu được tự động nhúng trong link đăng ký, ngăn chặn người không có link chính thức tham gia.
Watermarks: Hiển thị email của người xem lên nội dung được chia sẻ, ngăn chặn việc ghi hình trái phép.
Lock Meeting: Khóa webinar sau khi tất cả người dự kiến đã tham gia, không ai có thể vào thêm.
Với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện hybrid tại không gian của chúng tôi, đây là một số tips chúng tôi muốn chia sẻ:
Luôn có buổi tổng duyệt: Không bao giờ bỏ qua practice session. Luôn có điều gì đó cần điều chỉnh khi tổ chức sự kiện lớn.
Chuẩn bị co-host: Có ít nhất một người hỗ trợ kỹ thuật để bạn tập trung vào nội dung.
Test thiết bị sớm: Kiểm tra camera, micro, ánh sáng và kết nối internet ít nhất 24 giờ trước sự kiện.
Tạo nội dung hấp dẫn: Sử dụng polls để break up content và giữ chân khán giả.
Follow up sau webinar: Gửi recording và tài liệu bổ sung ngay sau sự kiện để duy trì engagement.
Tại The Vuon Luxury Garden, chúng tôi tin rằng tương lai của sự kiện chính là sự kết hợp giữa offline và online. Không gian sang trọng của chúng tôi tại Hà Nội có thể chứa đến 500 khách mời trực tiếp, nhưng với Zoom Webinars, bạn có thể mở rộng reach đến hàng nghìn, thậm chí hàng triệu người trên toàn quốc.
Hãy tưởng tượng: Khách VIP tận hưởng không gian xanh mát, sang trọng tại venue, thưởng thức buffet cao cấp và networking trực tiếp. Đồng thời, hàng nghìn người khác theo dõi qua Zoom Webinars, vẫn có thể đặt câu hỏi, tham gia bình chọn và cảm nhận được năng lượng của sự kiện. Đó chính là tương lai của event marketing!
Zoom Webinars thực sự là một công cụ mạnh mẽ cho bất kỳ ai muốn tổ chức sự kiện, hội thảo quy mô lớn với chất lượng chuyên nghiệp. Từ khả năng hỗ trợ đến hàng triệu người tham dự, hệ thống phân quyền linh hoạt, đến các công cụ tương tác đa dạng - tất cả được thiết kế để tạo ra trải nghiệm webinar xuất sắc.
Nếu bạn đang tìm kiếm một địa điểm uy tín để tổ chức sự kiện hybrid tại Hà Nội, kết hợp không gian sang trọng offline với livestream chuyên nghiệp online, hãy liên hệ với The Vuon Luxury Garden. Chúng tôi có kinh nghiệm hỗ trợ setup Zoom Webinars và đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra suôn sẻ, từ kỹ thuật đến nội dung.
Chúc bạn tổ chức webinar thành công! ????
