Event Planner là thuật ngữ tiếng Anh dùng để chỉ người lên kế hoạch và tổ chức sự kiện. Đây là những chuyên gia có trách nhiệm biến những ý tưởng thành hiện thực thông qua việc lập kế hoạch cụ thể và quản lý toàn bộ quy trình từ khâu chuẩn bị, thực hiện cho đến kết thúc sự kiện.
Một Event Planner chuyên nghiệp không chỉ đơn thuần là người tổ chức mà còn là nghệ sĩ sáng tạo, nhà quản lý tài ba và là cầu nối giữa khách hàng với nhà cung cấp dịch vụ. Họ chịu trách nhiệm cho mọi khía cạnh của sự kiện từ việc lựa chọn địa điểm, quản lý ngân sách, đến việc điều phối các hoạt động trong ngày diễn ra.
Trước khi sự kiện diễn ra, Event Planner cần thực hiện nhiều công việc quan trọng. Họ sẽ gặp gỡ khách hàng để hiểu rõ mục đích và yêu cầu cụ thể, từ đó xây dựng concept phù hợp. Việc khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức là một trong những nhiệm vụ quan trọng hàng đầu.
Event Planner cũng chịu trách nhiệm tìm kiếm và liên hệ với các nhà cung cấp dịch vụ như MC, diễn giả, ekip biểu diễn. Họ phải lập bảng dự trù chi phí chi tiết và phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo mọi thứ được chuẩn bị chu đáo.
Ngày diễn ra sự kiện chính là lúc thể hiện năng lực thực sự của một Event Planner. Họ cần phân chia công việc cụ thể cho từng thành viên trong đội ngũ, giám sát tình hình tại các khu vực khác nhau và sẵn sàng xử lý các tình huống phát sinh.
Khả năng giữ bình tĩnh và đưa ra quyết định nhanh chóng trong những tình huống bất ngờ là điều phân biệt một Event Planner chuyên nghiệp với những người mới vào nghề.
Công việc của Event Planner không kết thúc khi sự kiện khép lại. Họ phải đảm bảo việc dọn dẹp, bàn giao thiết bị và viết báo cáo tổng kết. Báo cáo này bao gồm đánh giá về tiến độ công việc, so sánh chi phí thực tế với dự trù ban đầu và đo lường mức độ thành công của sự kiện.
Để trở thành một Event Planner thành công, bạn cần rèn luyện nhiều kỹ năng khác nhau. Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian là nền tảng giúp bạn nắm bắt được tổng thể và kiểm soát mọi chi tiết của sự kiện.
Khả năng giao tiếp tốt là yếu tố then chốt giúp Event Planner hiểu rõ yêu cầu của khách hàng và truyền đạt thông tin hiệu quả đến các bên liên quan. Sự hiểu lầm trong giao tiếp có thể dẫn đến những sai sót nghiêm trọng trong quá trình tổ chức.
Óc sáng tạo là điều giúp Event Planner tạo ra những sự kiện độc đáo, thu hút và để lại ấn tượng sâu sắc. Trong môi trường cạnh tranh khốc liệt, sự sáng tạo chính là yếu tố tạo nên sự khác biệt.
Nghề Event Planner đang có xu hướng phát triển mạnh mẽ tại Việt Nam. Mức lương của Event Planner dao động từ 3-4 triệu đồng cho nhân viên mới ra trường, có thể lên đến 10-15 triệu đồng cho vị trí trưởng phòng. Đặc biệt, những Event Planner freelance có kinh nghiệm có thể kiếm được từ 20-50 triệu đồng mỗi tháng.
Trong ngành tổ chức sự kiện, nhiều người thường nhầm lẫn giữa event planner và event manager. Mặc dù cả hai đều đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra những sự kiện thành công, nhưng họ có những trách nhiệm và phạm vi công việc khác nhau.
Event planner chủ yếu tập trung vào giai đoạn lập kế hoạch và thiết kế sự kiện. Họ là những người có trách nhiệm tạo ra concept, lựa chọn địa điểm, xác định ngân sách và phối hợp với các nhà cung cấp dịch vụ. Trong khi đó, event manager lại có vai trò quản lý và điều hành sự kiện từ khâu chuẩn bị cuối cùng, trong suốt quá trình diễn ra cho đến khi kết thúc.
Một điểm khác biệt quan trọng là mức độ tham gia trực tiếp vào sự kiện. Event planner thường ít tham gia vào ngày diễn ra sự kiện thực tế, trong khi event manager phải có mặt tại hiện trường để giải quyết các vấn đề phát sinh và đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng kế hoạch.
Event planner tập trung vào những khía cạnh tổng thể của sự kiện như chủ đề, màu sắc, thực đơn, địa điểm tổ chức và loại hình giải trí. Họ làm việc chủ yếu trong văn phòng, gặp gỡ khách hàng, thực hiện cuộc gọi và đặt chỗ trực tuyến.
Ngược lại, event manager chú trọng đến những chi tiết cụ thể hơn như điều phối các nhà cung cấp bên ngoài, phân công nhiệm vụ cho từng thành viên, đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn an toàn và giám sát từng phần của sự kiện. Họ dành phần lớn thời gian làm việc tại địa điểm tổ chức sự kiện.
Event planner có nhiều tương tác trực tiếp với khách hàng hơn. Họ gặp gỡ khách hàng để thảo luận về kế hoạch ban đầu, trao đổi ý tưởng về chủ đề, ngân sách và địa điểm. Event manager tuy ít tương tác với khách hàng trong giai đoạn lập kế hoạch, nhưng lại chịu trách nhiệm tương tác trong và sau sự kiện để thực hiện các điều chỉnh cần thiết.
Về mặt thu nhập, event planner và event manager có mức lương tương đương nhau, dao động từ 54,000 đến 55,000 USD mỗi năm tại thị trường quốc tế. Tại Việt Nam, mức lương của cả hai vị trí này cũng tương đương và phụ thuộc vào kinh nghiệm cũng như quy mô công ty.
Là một trong những địa điểm tổ chức sự kiện vừa và nhỏ uy tín tại Hà Nội, The Vuon Luxury Garden hiểu rõ tầm quan trọng của việc có một Event Planner chuyên nghiệp. Chúng tôi không chỉ cung cấp không gian lý tưởng mà còn hỗ trợ khách hàng kết nối với những Event Planner giàu kinh nghiệm.
Với không gian sang trọng, dịch vụ chuyên nghiệp và đội ngũ hỗ trợ tận tâm, The Vuon Luxury Garden cam kết mang đến cho bạn những sự kiện đáng nhớ và thành công.
Event Planner là nghề đầy thử thách nhưng cũng vô cùng thú vị. Nếu bạn đam mê sáng tạo, yêu thích công việc năng động và muốn mang đến niềm vui cho mọi người, đây có thể chính là con đường sự nghiệp dành cho bạn.
