Event là gì? Tất cả về nghề Event và cơ hội nghề nghiệp trong ngành sự kiện

1. Event là gì?

Event, hay còn gọi là sự kiện, là những hoạt động được tổ chức có mục đích cụ thể, diễn ra trong một khoảng thời gian nhất định và tại một địa điểm xác định. Trong bối cảnh marketing và truyền thông hiện đại, event đóng vai trò như một cầu nối quan trọng giữa thương hiệu và khách hàng.

Sự kiện không chỉ là một công cụ quảng bá sản phẩm hay dịch vụ, mà còn là cơ hội để doanh nghiệp tạo dựng trải nghiệm độc đáo cho khách hàng. Thông qua các event, thương hiệu có thể truyền tải thông điệp một cách trực tiếp và cảm xúc, tạo nên những kỷ niệm khó quên trong lòng người tham dự.

Phân loại Event theo quy mô, tính chất và mục đích

Event có thể được phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau:

Theo quy mô:

• Event nhỏ: 10-50 người tham dự (họp mặt khách hàng, workshop)

• Event trung bình: 50-500 người (hội thảo, triển lãm nhỏ)

• Event lớn: 500-5000 người (festival, concert, triển lãm lớn)

• Mega event: trên 5000 người (Olympic, World Cup, các sự kiện quốc tế)

Theo tính chất:

• Event công khai: mở cho mọi đối tượng

• Event kín: chỉ dành cho nhóm khách hàng được mời

• Event nội bộ: dành riêng cho nhân viên công ty

Theo mục đích:

• Event thương mại: ra mắt sản phẩm, hội thảo kinh doanh

• Event giải trí: concert, festival, show diễn

• Event xã hội: từ thiện, cộng đồng

• Event giáo dục: hội thảo khoa học, workshop đào tạo

2. Làm Event là gì?

Khi khán giả thưởng thức một sự kiện hoàn hảo, ít ai biết được rằng đằng sau đó là cả một "thế giới" bận rộn và phức tạp. Làm event không chỉ là việc đứng trên sân khấu hay chào đón khách mời, mà còn bao gồm hàng trăm công việc nhỏ lẻ khác.

Từ việc khảo sát địa điểm, đàm phán với nhà cung cấp, quản lý ngân sách, đến việc chuẩn bị kế hoạch dự phòng cho những tình huống bất ngờ - tất cả đều cần được tính toán kỹ lưỡng. Một event planner chuyên nghiệp phải là người có khả năng tư duy tổng thể, nhìn xa trông rộng và luôn sẵn sàng giải quyết vấn đề.

Quy trình tổ chức một sự kiện chuyên nghiệp thường trải qua các giai đoạn sau:

• Giai đoạn ý tưởng và lên kế hoạch (2-3 tháng trước sự kiện): Xác định mục tiêu, đối tượng tham dự, ngân sách và concept tổng thể. Đây là giai đoạn quan trọng nhất, quyết định đến thành công của toàn bộ sự kiện.

• Giai đoạn chuẩn bị và thực hiện (1-2 tháng trước): Đặt địa điểm, tìm kiếm nhà cung cấp, thiết kế chương trình, chuẩn bị vật liệu marketing và gửi thư mời. Giai đoạn này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận.

• Giai đoạn triển khai sự kiện: Giám sát quá trình setup, điều phối nhân sự, xử lý các tình huống phát sinh và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ theo kế hoạch.

• Giai đoạn hậu sự kiện: Tổng kết, đánh giá hiệu quả, gửi lời cảm ơn đến khách mời và rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.

3. Vai trò của người làm Event

Event planner có thể được ví như đạo diễn của một bộ phim - họ là người tạo nên câu chuyện, nhưng lại ít khi xuất hiện trước ánh đèn sân khấu. Vai trò của họ là đảm bảo mọi thứ diễn ra hoàn hảo từ góc nhìn của khách mời, trong khi bản thân phải luôn ở trong trạng thái sẵn sàng xử lý mọi tình huống.

Một event planner giỏi phải biết cách làm việc với nhiều đối tượng khác nhau, từ ban lãnh đạo công ty, khách hàng VIP, đến các nhà cung cấp dịch vụ. Họ cần có khả năng giao tiếp xuất sắc, kỹ năng đàm phán tốt và sự nhạy bén trong việc nắm bắt tâm lý khách hàng.

Những kỹ năng "must-have" của một Event Planner:

• Kỹ năng quản lý dự án: Khả năng lập kế hoạch chi tiết, phân bổ nguồn lực hợp lý và quản lý timeline một cách hiệu quả là nền tảng của nghề event.

• Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Từ việc thuyết phục khách hàng chấp nhận ý tưởng, đàm phán giá cả với nhà cung cấp, đến việc điều phối nhân sự - tất cả đều cần kỹ năng giao tiếp tốt.

• Tư duy sáng tạo: Mỗi sự kiện cần có điểm nhấn riêng để tạo ấn tượng với khách mời. Event planner phải luôn cập nhật xu hướng mới và có khả năng biến những ý tưởng táo bạo thành hiện thực.

• Khả năng xử lý áp lực: Ngành event thường có tính chất gấp rút và áp lực cao. Khả năng giữ bình tĩnh và đưa ra quyết định nhanh chóng trong tình huống khẩn cấp là điều không thể thiếu.

4. Công việc hàng ngày của người làm Event

Timeline chuẩn bị cho một Event chuyên nghiệp

Công việc của một event planner không chỉ tập trung vào ngày diễn ra sự kiện, mà còn kéo dài trong nhiều tháng chuẩn bị. Một timeline chuẩn thường bao gồm các mốc thời gian quan trọng như lập brief chi tiết, survey địa điểm, chuẩn bị proposal, thực hiện booking và thanh toán, cũng như các buổi rehearsal trước sự kiện chính thức.

Trong giai đoạn chuẩn bị, event planner phải liên tục cập nhật tiến độ, điều chỉnh kế hoạch khi có biến động và đảm bảo mọi khâu đều được kiểm soát chặt chẽ. Việc tạo ra những checklist chi tiết và có hệ thống backup cho mọi tình huống là điều cần thiết.

Phối hợp với các bộ phận khác: Marketing, thiết kế, truyền thông

Event planning là một công việc đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận. Với team marketing, event planner cần đảm bảo message và visual identity của sự kiện phù hợp với chiến lược thương hiệu tổng thể. Với team design, họ phải truyền đạt concept một cách rõ ràng để có được những sản phẩm thiết kế ấn tượng. Còn với team truyền thông, việc lập kế hoạch PR và social media coverage cần được đồng bộ để tối đa hóa hiệu quả truyền thông.

5. Cơ hội nghề nghiệp trong ngành sự kiện

Ngành Event trong thời đại số hóa

Sự phát triển của công nghệ đã tạo ra những cơ hội mới cho ngành event. Các sự kiện hybrid (kết hợp trực tiếp và online), virtual event, và việc ứng dụng AR/VR trong tổ chức sự kiện đang mở ra những hướng phát triển mới. Event planner hiện đại cần nắm vững các công cụ công nghệ để tạo ra những trải nghiệm độc đáo và phù hợp với thời đại.

Nền tảng digital cũng giúp việc quản lý sự kiện trở nên hiệu quả hơn, từ việc đặt vé online, check-in bằng QR code, đến việc thu thập feedback thông qua app mobile. Điều này đòi hỏi event planner phải liên tục học hỏi và cập nhật kiến thức về công nghệ.

Xu hướng nghề Event 2025+

Ngành event đang chứng kiến những xu hướng mới đáng chú ý. Sự kiện bền vững (sustainable event) đang trở thành yêu cầu bắt buộc, đòi hỏi event planner phải tìm hiểu về các giải pháp thân thiện với môi trường. Personalization cũng là xu hướng quan trọng, mỗi khách mời mong muốn có được trải nghiệm riêng biệt và phù hợp với sở thích cá nhân.

6. Mức thu nhập của nghề Event: Thực tế và kỳ vọng

Mức thu nhập trong ngành event khá đa dạng tùy thuộc vào kinh nghiệm, quy mô công ty và loại hình sự kiện. Một event coordinator mới vào nghề có thể khởi điểm với mức lương 8-12 triệu đồng/tháng. Event planner có kinh nghiệm 2-3 năm thường có mức lương từ 15-25 triệu đồng/tháng. Còn những senior event manager hoặc event director có thể có thu nhập từ 30-50 triệu đồng/tháng trở lên.

Ngoài lương cơ bản, nhiều event planner còn có thu nhập từ hoa hồng khi đạt được các chỉ tiêu về doanh số hoặc mức độ hài lòng của khách hàng. Những người có kinh nghiệm và uy tín trong ngành còn có thể nhận các dự án freelance với mức phí dịch vụ hấp dẫn, đặc biệt là trong mùa cưới hỏi hoặc cuối năm.

7. Những yêu cầu cần có để làm nghề Event

Nghề event phù hợp với những người có tính cách năng động, thích giao tiếp và có khả năng làm việc dưới áp lực. Sự kiên nhẫn, tỉ mỉ trong từng chi tiết nhỏ cũng là những phẩm chất cần thiết. Người làm event cần có sức khỏe tốt vì thường phải làm việc theo giờ giấc không cố định và phối hợp với nhiều múi giờ khác nhau.

Bằng cấp và kinh nghiệm: Cần hay không?

Mặc dù nhiều công ty yêu cầu bằng đại học chuyên ngành Marketing, Truyền thông hoặc Du lịch - Khách sạn, nhưng kinh nghiệm và kỹ năng thực tế thường được đánh giá cao hơn. Nhiều event planner thành công đã bắt đầu từ những vị trí trợ lý và học hỏi kinh nghiệm qua thực tế công việc.

Sau khi tìm hiểu về event là gì, có thể thấy rằng ngành event là một lĩnh vực đầy tiềm năng và thú vị. Đây là nghề nghiệp phù hợp với những ai yêu thích sự sáng tạo, thích làm việc với con người và không ngại thử thách.

Mặc dù ngành event có những khó khăn riêng như áp lực thời gian, tính chất công việc không đều và cần sự linh hoạt cao, nhưng đây cũng là ngành mang lại nhiều sự hài lòng khi nhìn thấy những sự kiện thành công và nụ cười hài lòng của khách hàng.

Với sự phát triển không ngừng của nền kinh tế và nhu cầu ngày càng cao về các hoạt động marketing thể nghiệm, ngành event hứa hẹn sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ trong những năm tới. Đây là thời điểm lý tưởng để những ai có đam mê và phù hợp với tố chất nghề nghiệp tham gia vào lĩnh vực event planning đầy hấp dẫn này.

Bài viết này hy vọng đã giải đáp được thắc mắc về event là gì và cung cấp cái nhìn tổng quan về cơ hội nghề nghiệp trong ngành tổ chức sự kiện. Nếu bạn đang cân nhắc định hướng nghề nghiệp trong lĩnh vực này, hãy bắt đầu bằng việc tìm hiểu thêm và tích lũy kinh nghiệm thực tế qua các cơ hội thực tập hoặc tham gia tổ chức các sự kiện nhỏ.