Coworking là không gian làm việc chung, thuê linh hoạt theo chỗ ngồi. Văn phòng trọn gói là phòng riêng khép kín, đã trang bị đầy đủ và bao gồm dịch vụ vận hành.
Coworking space hướng đến cá nhân và nhóm nhỏ cần một chỗ ngồi với chi phí tiết kiệm. Bạn có thể thuê hot desk (chỗ ngồi tự do), dedicated desk (chỗ cố định) hoặc một phòng riêng nhỏ trong cùng tòa nhà, dùng chung pantry, wifi và phòng họp.
Văn phòng trọn gói (serviced office) cho thuê nguyên một phòng làm việc có khóa riêng. Doanh nghiệp chỉ cần mang máy tính đến là làm việc được ngay, vì nội thất, internet, điện nước, lễ tân và vệ sinh đã nằm trong gói thuê.
Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về từng mô hình, có thể đọc thêm bài coworking space là gì và bài văn phòng trọn gói là gì.
Hai loại khác nhau rõ nhất ở mức riêng tư, cách tính chi phí và cam kết thời gian. Coworking linh hoạt và tiết kiệm cho cá nhân, còn văn phòng trọn gói tối ưu cho nhóm cần không gian riêng.
Dưới đây là so sánh theo sáu tiêu chí thường được cân nhắc nhất:
Quy mô phù hợp: Coworking hợp với freelancer, startup dưới 5 người hoặc nhóm dự án ngắn hạn. Văn phòng trọn gói hợp với doanh nghiệp 4 đến 15 người hoặc văn phòng đại diện cần ổn định.
Mức riêng tư: Coworking dạng hot desk có độ riêng tư thấp do dùng chung không gian. Văn phòng trọn gói là phòng riêng có khóa, phù hợp tiếp khách và xử lý thông tin nhạy cảm.
Chi phí: Coworking tính theo đầu người nên rẻ cho cá nhân, nhưng tổng chi phí tăng nhanh khi nhóm đông. Văn phòng trọn gói tính trọn gói theo phòng, tối ưu cho nhóm 4 đến 15 người.
Cam kết thời gian: Coworking rất linh hoạt, thuê theo giờ, ngày, tuần hoặc tháng. Văn phòng trọn gói cũng linh hoạt nhưng thường ký theo gói từ 3 đến 24 tháng.
Khả năng tùy chỉnh không gian: Cả hai đều hạn chế can thiệp kết cấu. Tuy nhiên văn phòng trọn gói cho phép gắn bảng tên công ty và đăng ký địa chỉ pháp lý, điều mà coworking dạng chung khó đáp ứng.
Dịch vụ kèm: Coworking có bàn ghế, internet và pantry, còn phòng họp thường tính phí riêng. Văn phòng trọn gói bao gồm lễ tân, phòng họp chung, internet, điện nước và vệ sinh.
Coworking phù hợp với freelancer và startup dưới 5 người cần chi phí thấp, môi trường năng động và sự linh hoạt khi chưa muốn cam kết dài hạn.
Bạn nên chọn coworking khi rơi vào các tình huống sau. Đội ngũ còn nhỏ, ngân sách hạn chế và muốn trả tiền theo số chỗ thực dùng. Bạn cần một chỗ ngồi tạm thời cho dự án vài tuần đến vài tháng. Bạn coi trọng việc gặp gỡ, kết nối cộng đồng và không đặt nặng yêu cầu bảo mật hay tiếp khách riêng.
Một freelancer làm online ba buổi mỗi tuần thường chỉ cần hot desk theo ngày, thay vì gánh chi phí cố định của cả một phòng riêng.
Văn phòng trọn gói phù hợp với doanh nghiệp 4 đến 15 người cần phòng riêng ổn định, có địa chỉ pháp lý và môi trường tiếp khách chuyên nghiệp.
Bạn nên chọn văn phòng trọn gói khi đội ngũ đã đủ đông để cần một không gian cố định mỗi ngày. Khi công ty cần đăng ký địa chỉ kinh doanh, gắn bảng hiệu và xây hình ảnh chuyên nghiệp với đối tác. Khi công việc thường xuyên có cuộc họp kín hoặc dữ liệu cần bảo mật, một phòng có khóa riêng sẽ an tâm hơn nhiều so với bàn dùng chung.
So với coworking, văn phòng trọn gói đắt hơn ở mức khởi điểm, nhưng khi chia cho 8 đến 15 người thì chi phí mỗi đầu người lại hợp lý.
Tại Hà Nội, coworking phổ biến ở mức 1 đến 4 triệu đồng mỗi người mỗi tháng, còn văn phòng trọn gói khoảng 1,5 đến 7,5 triệu đồng mỗi người mỗi tháng tùy quận.
Mức giá coworking tham khảo theo loại chỗ ngồi:
Mức giá văn phòng trọn gói tham khảo:
Các con số trên là giá thị trường tham khảo, thay đổi theo quận, hạng tòa nhà và thời điểm. Để có báo giá chính xác cho đúng quy mô của bạn, nên liên hệ trực tiếp đơn vị cung cấp. Bạn có thể xem dịch vụ coworking space tại The Vuon và dịch vụ văn phòng trọn gói để được tư vấn mức giá phù hợp.
Lộ trình điển hình đi từ hot desk khi làm một mình, sang dedicated desk hoặc phòng riêng nhỏ khi thành nhóm, rồi chuyển hẳn sang văn phòng trọn gói khi team lớn lên.
Giai đoạn đầu, một freelancer thường làm tại nhà hoặc thuê hot desk theo ngày tại coworking, chi phí chỉ vài trăm nghìn mỗi ngày. Khi đã có 2 đến 5 người, nhóm chuyển sang dedicated desk hoặc thuê một phòng riêng nhỏ ngay trong coworking để có chỗ cố định mà vẫn giữ được sự linh hoạt.
Khi đội ngũ đạt 4 đến 15 người, nhu cầu về phòng riêng, địa chỉ pháp lý và sự ổn định trở nên rõ ràng. Đây là lúc văn phòng trọn gói phát huy giá trị. Vượt mốc 15 người, doanh nghiệp có thể thuê văn phòng trọn gói diện tích lớn hoặc cân nhắc văn phòng truyền thống.
Nếu bạn còn phân vân giữa coworking và mô hình thuê truyền thống, bài coworking space hay văn phòng truyền thống sẽ giúp bạn có thêm góc nhìn.
Hãy chọn coworking nếu bạn là cá nhân hoặc nhóm dưới 5 người cần tiết kiệm và linh hoạt. Chọn văn phòng trọn gói nếu đội ngũ 4 đến 15 người cần phòng riêng, ổn định và pháp lý.
Cách quyết định nhanh là nhìn vào ba câu hỏi. Đội của bạn bao nhiêu người và còn thay đổi nhiều không? Bạn có cần địa chỉ đăng ký kinh doanh cùng không gian tiếp khách riêng không? Bạn ưu tiên trả tiền theo từng chỗ ngồi hay theo cả phòng?
Trả lời ba câu này, bạn sẽ thấy phương án phù hợp hiện ra khá rõ ràng.
Coworking space và văn phòng trọn gói khác gì nhau?
Coworking là không gian chia sẻ, linh hoạt và ít riêng tư. Văn phòng trọn gói là phòng riêng có khóa, riêng tư cao và ổn định hơn.
Freelancer nên chọn coworking hay văn phòng trọn gói?
Freelancer nên chọn coworking, cụ thể là hot desk hoặc dedicated desk, vì chi phí thấp và thuê linh hoạt theo ngày hoặc tháng.
Startup dưới 5 người nên chọn gì?
Startup dưới 5 người nên chọn coworking để tiết kiệm chi phí, dễ mở rộng và tận dụng cơ hội kết nối cộng đồng.
Doanh nghiệp 4 đến 15 người nên chọn gì?
Nhóm 4 đến 15 người nên chọn văn phòng trọn gói để có phòng riêng, địa chỉ pháp lý và môi trường làm việc tập trung, ổn định.
Có thể đăng ký địa chỉ công ty tại coworking space không?
Có. Nhiều coworking cung cấp dịch vụ văn phòng ảo cho phép doanh nghiệp đăng ký địa chỉ kinh doanh hợp lệ.
Văn phòng trọn gói có bao gồm lễ tân và phòng họp không?
Có. Gói thuê thường bao gồm lễ tân, phòng họp chung, pantry, internet, điện nước và vệ sinh.
Chi phí coworking có cao hơn khi nhóm đông không?
Có. Vì tính theo đầu người nên khi nhóm vượt 5 người, tổng chi phí coworking có thể cao hơn một văn phòng trọn gói.
Cam kết thời gian giữa hai loại khác nhau thế nào?
Coworking thuê rất linh hoạt theo giờ, ngày, tuần hoặc tháng. Văn phòng trọn gói thường ký gói từ 3 đến 24 tháng.
