Bạn đang lên kế hoạch tổ chức sự kiện và tưởng rằng đã "cầm chắc phần thắng" với bảng báo giá hấp dẫn từ đơn vị cho thuê địa điểm? Đừng vội mừng! Thực tế cho thấy, chi phí ẩn khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện có thể khiến ngân sách của bạn "phình to" thêm 20-30% so với dự kiến ban đầu. Nghe thật đau đầu phải không nào?
Hôm nay, The Vuon sẽ "bóc tem" những khoản chi phí ngầm mà các đơn vị cho thuê thường không nói rõ ngay từ đầu. Cùng khám phá nhé!
Trước khi đi vào chi tiết, chúng ta hãy hiểu tại sao những khoản phí "bí mật" này lại tồn tại. Thực ra, không phải đơn vị cho thuê nào cũng cố tình giấu giếm - đôi khi họ chỉ niêm yết giá cơ bản để thu hút khách hàng, còn các chi phí phát sinh sẽ tùy thuộc vào yêu cầu cụ thể của từng sự kiện.
Tuy nhiên, cũng có những trường hợp đơn vị cho thuê lợi dụng sự thiếu kinh nghiệm của khách hàng để "móc túi" thêm. Vì vậy, việc nắm rõ các chi phí ẩn khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện là vô cùng quan trọng để bạn có thể đàm phán và kiểm soát ngân sách hiệu quả.
Đây là một trong những khoản phí "ngầm" phổ biến nhất. Nhiều địa điểm chỉ báo giá thuê mặt bằng mà không tính sẵn chi phí điện nước vào. Với những sự kiện quy mô lớn, đặc biệt là vào mùa hè khi phải bật điều hòa liên tục, hóa đơn điện có thể lên đến vài triệu đồng.
Mẹo nhỏ từ The Vuon: Hỏi rõ đơn vị cho thuê về cách tính phí điện nước (theo đồng hồ thực tế hay mức định mức), và nếu có thể, yêu cầu báo giá trọn gói đã bao gồm chi phí này.
Bạn nghĩ rằng thuê địa điểm từ 8h sáng đến 18h tối là xong? Không đâu! Hầu hết các đơn vị tính phí theo khung giờ cụ thể, và nếu sự kiện của bạn kéo dài hơn - dù chỉ 30 phút - bạn sẽ phải trả thêm phí ngoài giờ.
Mức phí này thường dao động từ 500.000 - 2.000.000 đồng/giờ tùy vào địa điểm. Tệ hơn nữa, một số nơi tính phí cao gấp đôi vào cuối tuần hoặc lễ tết.
Chưa kể, nếu bạn cần vào sớm để chuẩn bị hoặc ở lại muộn để dọn dẹp, cũng sẽ phát sinh thêm chi phí. Vậy nên, khi đàm phán hợp đồng, hãy thương lượng thời gian chuẩn bị và tháo dỡ để tránh phí phát sinh không đáng có.
Ở Việt Nam, nhiều địa điểm yêu cầu thuê bảo vệ riêng cho sự kiện, đặc biệt với các sự kiện quy mô lớn hoặc có nhiều khách VIP. Chi phí thuê bảo vệ dao động từ 200.000 - 400.000 đồng/người/ca (8 giờ).
Một số địa điểm còn quy định bắt buộc phải thuê bảo vệ của họ (không được tự thuê ngoài), và mức giá thường cao hơn so với thị trường. Điều này khiến chi phí ẩn khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện tăng đáng kể.
Đừng nghĩ rằng việc thuê địa điểm là "nhận sạch, trả sạch" mà không mất thêm đồng nào! Nhiều nơi yêu cầu thuê dịch vụ vệ sinh chuyên nghiệp sau sự kiện, với mức phí từ 1-3 triệu đồng tùy quy mô.
Thậm chí, nếu địa điểm không sạch sẽ như ban đầu hoặc có hư hỏng, bạn còn có thể bị trừ tiền đặt cọc. Vì thế, hãy kiểm tra kỹ tình trạng địa điểm khi nhận và trả lại, chụp ảnh làm bằng chứng để tránh những tranh cãi không đáng có.
Bạn có bao giờ nghĩ rằng khách mời đến dự sự kiện còn phải trả phí đỗ xe không? Ở nhiều trung tâm sự kiện hoặc khách sạn tại thành phố lớn, bãi đỗ xe không miễn phí.
Thông thường, phí đỗ xe dao động từ 10.000 - 50.000 đồng/xe máy và 30.000 - 100.000 đồng/ô tô. Với sự kiện có vài trăm khách, tổng chi phí đỗ xe có thể lên đến hàng chục triệu đồng - một khoản không hề nhỏ!
Nếu muốn khách hàng có trải nghiệm tốt, bạn có thể đàm phán với đơn vị cho thuê để được miễn phí hoặc giảm giá phí đỗ xe.
Tùy vào loại hình sự kiện, bạn có thể cần xin giấy phép từ các cơ quan chức năng. Ví dụ, các sự kiện ngoài trời, fan meeting, biểu diễn nghệ thuật đều cần giấy phép riêng biệt.
Chi phí xin giấy phép dao động từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng, chưa kể thời gian chờ đợi và công sức đi lại. Một số đơn vị cho thuê sẽ hỗ trợ làm giấy phép nhưng tính thêm phí dịch vụ - và đây cũng là một trong những chi phí ẩn khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện mà bạn cần lưu ý.
Nhiều bảng báo giá chỉ tính phí thuê không gian trống, chứ không bao gồm thiết bị âm thanh, ánh sáng hay sân khấu. Khi bạn cần những thiết bị này, bạn phải thuê thêm hoặc tự chuẩn bị.
Nếu thuê từ đơn vị cho thuê địa điểm, giá thường cao hơn 30-50% so với thuê ngoài. Tuy nhiên, nếu bạn muốn thuê thiết bị từ đơn vị khác, một số địa điểm lại tính phí ưu đãi độc quyền hoặc không cho phép đưa thiết bị ngoài vào.
Chi phí thiết bị âm thanh, ánh sáng cơ bản cho một sự kiện trung bình có thể từ 10-30 triệu đồng, tùy quy mô và yêu cầu kỹ thuật.
Bạn muốn không gian sự kiện đẹp mắt, ấn tượng? Vậy thì chuẩn bị thêm ngân sách cho trang trí nhé!
Nhiều địa điểm có gói trang trí cơ bản, nhưng nếu bạn cần thiết kế riêng theo concept, chi phí sẽ tăng đáng kể. Thậm chí, một số nơi còn không cho phép khách hàng tự trang trí hoặc yêu cầu thuê đơn vị trang trí của họ với mức giá "trên trời".
Lưu ý: Nếu bạn muốn tự trang trí hoặc thuê đơn vị khác, hãy hỏi rõ từ đầu để tránh bị từ chối vào phút chót.
Một số địa điểm yêu cầu khách hàng đóng tiền đặt cọc (thường từ 20-50% tổng giá trị hợp đồng) để đảm bảo cam kết. Số tiền này sẽ được hoàn trả sau sự kiện nếu không có sự cố.
Tuy nhiên, nếu có bất kỳ hư hỏng nào (dù nhỏ), đơn vị cho thuê có quyền trừ vào tiền cọc mà không cần thông báo trước. Vì thế, hãy đọc kỹ điều khoản về đặt cọc và yêu cầu quy định rõ ràng về tiêu chí "hư hỏng" để bảo vệ quyền lợi của mình.
Thời đại 4.0, sự kiện nào cũng cần Internet - từ livestream, quét mã QR, đến checkin điện tử. Nhưng không phải địa điểm nào cũng cung cấp WiFi miễn phí hoặc đủ mạnh để phục vụ hàng trăm người cùng lúc.
Nếu cần nâng cấp băng thông hoặc lắp thêm đường mạng riêng, bạn sẽ phải trả thêm từ 1-5 triệu đồng tùy yêu cầu. Đây cũng là một khoản chi phí ẩn khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện mà nhiều người hay quên.
Cuộc sống luôn đầy bất ngờ, và đôi khi bạn buộc phải hủy hoặc dời lịch sự kiện. Đa số đơn vị cho thuê có chính sách phạt rất nặng nếu bạn hủy sự kiện:
Hủy trước 30 ngày: mất 20-30% tiền cọc
Hủy trước 15 ngày: mất 50% tiền cọc
Hủy trước 7 ngày: mất 70-100% tiền cọc
Thậm chí, chỉ thay đổi ngày giờ cũng có thể bị tính phí. Vì vậy, hãy đọc kỹ điều khoản về hủy/hoãn trong hợp đồng và cân nhắc mua bảo hiểm sự kiện nếu cần thiết.
Một số khách sạn hoặc trung tâm hội nghị quy định bắt buộc phải dùng dịch vụ catering của họ, không cho phép mang đồ ăn ngoài vào. Giá dịch vụ này thường cao hơn 30-50% so với thuê dịch vụ ngoài.
Nếu bạn vẫn muốn mang đồ ăn từ bên ngoài, một số nơi tính phí corkage (phí mở chai/phí mang vào) từ 50.000 - 200.000 đồng/người. Với sự kiện 200 người, bạn có thể mất thêm hàng chục triệu chỉ vì khoản phí này!
Ngoài những khoản trên, còn nhiều chi phí lặt vặt khác có thể phát sinh:
Phí sử dụng thang máy hàng: Nếu bạn cần vận chuyển thiết bị lớn, một số tòa nhà tính phí riêng cho việc sử dụng thang máy hàng.
Phí kiểm tra an toàn PCCC: Một số địa điểm yêu cầu kiểm tra phòng cháy chữa cháy trước sự kiện và tính phí cho dịch vụ này.
Phí nhân sự hỗ trợ: Nếu cần thêm nhân viên kỹ thuật, bảo trì, hỗ trợ tại chỗ, bạn cũng phải trả thêm.
Phí in ấn vật phẩm: Một số nơi yêu cầu sử dụng dịch vụ in ấn của họ cho backdrop, standee, banner với giá cao hơn thị trường.
Đây là bước quan trọng nhất! Đừng chỉ nhìn vào con số tổng chi phí mà hãy đọc từng điều khoản trong hợp đồng. Hỏi rõ đơn vị cho thuê về:
Giá thuê có bao gồm những gì?
Có phát sinh thêm chi phí nào không?
Chính sách về phí ngoài giờ, phí đặt cọc, phí hủy sự kiện?
Quy định về việc sử dụng thiết bị, nhà cung cấp bên ngoài?
Hãy yêu cầu đơn vị cho thuê liệt kê chi tiết tất cả các khoản phí bằng văn bản, tránh những cam kết miệng không có giá trị pháp lý.
Thay vì thuê từng dịch vụ riêng lẻ, bạn có thể yêu cầu đơn vị cho thuê cung cấp gói trọn gói bao gồm: địa điểm, thiết bị âm thanh ánh sáng, trang trí cơ bản, bảo vệ, vệ sinh...
Báo giá trọn gói thường có giá tốt hơn và giúp bạn dễ dàng kiểm soát ngân sách. Quan trọng hơn, bạn sẽ biết chính xác mình phải trả bao nhiêu mà không lo bị "chặt chém" sau này.
Đừng ngại thương lượng với đơn vị cho thuê! Nhiều chi phí có thể được miễn giảm nếu bạn biết cách đàm phán:
Yêu cầu miễn phí đỗ xe cho khách VIP
Xin được sử dụng thiết bị, nhà cung cấp bên ngoài
Đàm phán thời gian chuẩn bị/tháo dỡ không tính phí
Yêu cầu giảm giá nếu thuê nhiều ngày hoặc tổ chức nhiều sự kiện
Đừng "cưới luôn người đầu tiên bạn gặp"! Hãy khảo sát ít nhất 3-5 địa điểm khác nhau, so sánh về giá cả, dịch vụ, chính sách. Việc này giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn và lựa chọn địa điểm phù hợp nhất với ngân sách.
Dù đã tính toán kỹ lưỡng, bạn vẫn nên dành 10-15% ngân sách dự phòng cho những phát sinh ngoài ý muốn. Điều này giúp bạn không bị "shock" khi có chi phí bất ngờ xảy ra.
Nếu bạn không có nhiều kinh nghiệm hoặc không có thời gian để tự mình xử lý mọi thứ, hãy cân nhắc thuê công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Họ có kinh nghiệm đàm phán, biết rõ các chi phí ẩn khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện và có thể giúp bạn tiết kiệm đáng kể.
The Vuon, với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn lựa chọn địa điểm phù hợp với ngân sách hợp lý nhất.
Để giúp bạn không bỏ sót bất kỳ chi tiết quan trọng nào, The Vuon xin gửi tặng bạn checklist này:
Về giá cả và thanh toán:
Giá thuê có bao gồm VAT chưa?
Phương thức thanh toán như thế nào? (tiền mặt, chuyển khoản, trả góp?)
Tiền đặt cọc là bao nhiêu? Khi nào được hoàn trả?
Có phát sinh phí nào ngoài giá niêm yết không?
Về thời gian:
Thời gian thuê chính xác từ mấy giờ đến mấy giờ?
Có được vào sớm để chuẩn bị không? Có tính phí không?
Phí ngoài giờ là bao nhiêu? Áp dụng từ phút thứ mấy?
Có được ở lại dọn dẹp sau sự kiện không?
Về dịch vụ đi kèm:
Địa điểm có cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng không? Giá bao nhiêu?
Có wifi miễn phí không? Tốc độ có đủ mạnh không?
Điều hòa, chiếu sáng có được sử dụng tự do không?
Có dịch vụ vệ sinh sau sự kiện không? Tính phí như thế nào?
Về quy định:
Có được mang thiết bị, đồ ăn từ bên ngoài vào không?
Có được tự trang trí không? Có giới hạn gì không?
Có cần giấy phép tổ chức sự kiện không? Ai lo?
Quy định về bảo vệ, an ninh như thế nào?
Về chính sách hủy/hoãn:
Nếu phải hủy sự kiện, mất bao nhiêu tiền cọc?
Nếu muốn đổi ngày giờ, có phí không?
Có được bảo lưu tiền cọc cho lần tổ chức sau không?
Chi phí ẩn khi thuê địa điểm tổ chức sự kiện là vấn đề mà bất kỳ ai tổ chức sự kiện cũng có thể gặp phải. Tuy nhiên, nếu bạn nắm rõ những khoản phí này và biết cách kiểm soát, bạn hoàn toàn có thể tránh được những "cú sốc" về ngân sách.
Hãy nhớ: đọc kỹ hợp đồng, hỏi rõ mọi chi phí, thương lượng thông minh và chuẩn bị ngân sách dự phòng. Đây là bí quyết để bạn có một sự kiện thành công mà không lo vượt chi!
The Vuon luôn đồng hành cùng bạn trong mọi dự án sự kiện. Nếu bạn cần tư vấn thêm về việc lựa chọn địa điểm hoặc kiểm soát ngân sách, đừng ngại liên hệ với chúng tôi nhé!
Chúc bạn tổ chức sự kiện thành công rực rỡ!
_cr_405x259.jpg)
