Một hành động đơn giản nhưng thường không được coi trọng trong các tổ chức, chủ yếu do thiếu thời gian. Tuy nhiên, việc lên kế hoạch cho sự kiện của bạn trước có thể tiết kiệm được nhiều chi phí.
Trước tiên, khi bạn lập kế hoạch sớm, thị trường vẫn còn nhiều địa điểm và dịch vụ khả dụng, điều này đồng nghĩa với việc bạn có thể so sánh giá và chọn phương án tốt nhất. Ngược lại, nếu bạn đặt chỗ vào phút chót, bạn có nguy cơ phải chấp nhận những địa điểm và dịch vụ không đáp ứng mong muốn của mình (do thiếu lựa chọn), đồng thời phải trả mức giá còn lại - thường là đắt nhất!
Thứ hai, bằng cách dự đoán trước việc tổ chức sự kiện, bạn sẽ có nhiều cơ hội được giảm giá vì sự cạnh tranh ít gay gắt hơn, một số nhà cung cấp sẵn sàng hạ giá để có được hợp đồng sớm.
Việc dự đoán cũng có nghĩa là lập kế hoạch ngược. Điều này cho phép bạn xác định các thành phần của ngân sách sự kiện với sự hỗ trợ của một lịch trình, và từ đó tránh các chi phí bổ sung vào phút chót. Để thiết lập lịch trình chính xác cho sự kiện của bạn từng ngày, bạn cần cân nhắc một loạt tiêu chí sẽ ảnh hưởng đến chi phí, chẳng hạn như:
Chi phí chỗ ở
Chi phí ăn uống (nhà hàng, tiệc đứng, v.v.)
Chi phí giải trí (lớp nấu ăn, workshop, hòa nhạc...)
Chi phí vận chuyển
Chi phí kỹ thuật có thể phát sinh (thuê thiết bị nghe nhìn, thuê phòng, v.v.)
Chi phí nhân sự (lễ tân, kỹ thuật viên, giảng viên...)
Trước khi bắt đầu bất kỳ quá trình tổ chức nào, việc xác định rõ mục tiêu của lớp học hoặc workshop và đối tượng tham gia là vô cùng quan trọng. Điều này giúp bạn tập trung vào những gì thực sự cần thiết và tránh lãng phí nguồn lực cho những yếu tố không cần thiết.
Ví dụ, nếu đối tượng của bạn là sinh viên, bạn có thể chọn địa điểm giản dị và tập trung vào nội dung hơn là những tiện nghi xa hoa. Ngược lại, nếu đối tượng là các giám đốc điều hành, bạn cần đầu tư nhiều hơn vào không gian chuyên nghiệp và dịch vụ cao cấp.
Việc lựa chọn địa điểm phù hợp có thể giúp bạn tiết kiệm chi phí đáng kể. Hãy xem xét các yếu tố sau:
Vị trí địa lý: Chọn địa điểm dễ tiếp cận đối với đa số người tham dự để giảm chi phí đi lại
Kích thước: Đảm bảo không gian vừa đủ - không quá lớn (lãng phí) hoặc quá nhỏ (không thoải mái)
Tiện nghi có sẵn: Ưu tiên địa điểm có sẵn thiết bị âm thanh, ánh sáng, bàn ghế để tránh chi phí thuê thiết bị
Tận dụng tối đa thiết bị sẵn có trước khi quyết định thuê hoặc mua mới. Hãy kiểm kê kỹ lưỡng những gì bạn đã có và những gì thực sự cần thiết. Đôi khi, việc mượn thiết bị từ đối tác hoặc đồng nghiệp cũng là một giải pháp tiết kiệm.
Trong thời đại số hóa, việc tổ chức lớp học trực tuyến có thể là một giải pháp tiết kiệm chi phí hiệu quả. Bạn có thể loại bỏ hoàn toàn chi phí thuê địa điểm, giảm thiểu chi phí di chuyển và tận dụng các công cụ số để tăng hiệu quả.
Một số nền tảng miễn phí hoặc chi phí thấp bạn có thể xem xét bao gồm:
Google Classroom
TalentLMS
Edubit
Zoom (với gói cơ bản)
Microsoft Teams
Nếu tổ chức hoàn toàn trực tuyến không khả thi, bạn có thể xem xét mô hình kết hợp: một số hoạt động diễn ra trực tiếp, số khác diễn ra trực tuyến. Điều này giúp giảm chi phí thuê địa điểm (do thời gian sử dụng ít hơn) và vẫn duy trì được yếu tố tương tác trực tiếp.
Thay vì thuê đội ngũ nhân sự hoàn toàn mới, hãy xem xét việc tận dụng nguồn lực sẵn có:
Mời đồng nghiệp có kinh nghiệm làm diễn giả
Sử dụng sinh viên thực tập hoặc tình nguyện viên cho công việc hỗ trợ
Thuê lao động thời vụ thay vì nhân viên toàn thời gian
Mặc dù có vẻ như một khoản chi phí bổ sung, việc thuê một chuyên gia quản lý sự kiện có kinh nghiệm có thể giúp bạn tiết kiệm tiền trong dài hạn. Họ có kinh nghiệm và mối quan hệ với nhà cung cấp, có thể đàm phán giá tốt hơn và giúp bạn tránh những sai lầm tốn kém.
Ngày càng nhiều tổ chức tập trung vào phát triển bền vững cho các sự kiện của họ. Điều này cho phép, một mặt, giảm tác động môi trường và mặt khác, giảm đáng kể chi phí.
Bằng cách ưu tiên sử dụng vật liệu tái chế, không gian tự nhiên, phương tiện giao thông xanh hoặc địa điểm tiêu thụ năng lượng thấp, sự kiện có trách nhiệm của bạn hứa hẹn sẽ có hóa đơn thấp hơn.
Các hoạt động cũng có thể tập trung vào chiến lược này, bằng cách tập trung vào các hoạt động tác động thấp (workshop có trách nhiệm với môi trường, tour đi bộ, vườn chung, v.v.). Tuy nhiên, vấn đề sẽ là tạo ra một sự kiện "xanh" mà không mất đi chất lượng.
Việc chuẩn bị một giáo trình chi tiết không chỉ giúp đảm bảo lớp học diễn ra suôn sẻ mà còn giúp bạn:
Tránh chi phí phát sinh do thiếu chuẩn bị
Sử dụng thời gian hiệu quả
Tối ưu hóa việc sử dụng tài liệu và nguồn lực
Thay vì các hoạt động tốn kém, hãy xem xét những hoạt động giá trị cao nhưng chi phí thấp:
Thảo luận nhóm
Bài tập thực hành sử dụng vật liệu đơn giản
Role-play (đóng vai)
Trò chơi học tập không yêu cầu thiết bị đặc biệt
Để đảm bảo tính bền vững tài chính của lớp học hoặc workshop, việc tính toán học phí một cách hợp lý là rất quan trọng. Bạn có thể sử dụng công thức:
Học phí = (Chi phí lớp học + Chi phí vận hành) / Số lượng học viên
Bên cạnh đó, việc phân khúc học phí theo đối tượng tham gia cũng là một chiến lược thông minh. Ví dụ, bạn có thể cung cấp:
Giá ưu đãi cho đăng ký sớm
Giá đặc biệt cho nhóm
Học bổng cho một số đối tượng đặc biệt
Thay vì chi tiêu lớn cho quảng cáo truyền thống, hãy tận dụng các kênh tiếp thị chi phí thấp:
Mạng xã hội
Đối tác marketing
Tiếp thị truyền miệng thông qua mạng lưới hiện có
Tối ưu hóa chi phí tổ chức lớp học hoặc workshop không đồng nghĩa với việc hy sinh chất lượng. Thay vào đó, đó là việc phân bổ nguồn lực một cách thông minh để đạt được hiệu quả cao nhất. Bằng cách lập kế hoạch kỹ lưỡng, chọn lựa hình thức tổ chức phù hợp, tối ưu hóa việc sử dụng địa điểm và thiết bị, quản lý nhân sự hiệu quả và thiết lập học phí hợp lý, bạn có thể tổ chức một lớp học hoặc workshop thành công mà vẫn kiểm soát được ngân sách.
Tại The Vuon Luxury Garden, chúng tôi cam kết hỗ trợ bạn trong suốt quá trình này, từ việc lập kế hoạch ban đầu đến thực hiện từng chi tiết của sự kiện. Hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn cụ thể cho nhu cầu của bạn và khám phá cách chúng tôi có thể giúp bạn tổ chức một lớp học hoặc workshop thành công trong khuôn khổ ngân sách của bạn.
![7 Tiêu chí đánh giá phòng học cho thuê chất lượng [2025]](/temp/-uploaded-tin-tuc-tieu-chi-danh-gia-phong-hoc-cho-thue-chat-luong_tieu-chi-danh-gia-phong-hoc-cho-thue-chat-luong_cr_405x259.jpg)
