Trong thời đại số hóa như hiện nay, việc xây dựng và duy trì hình ảnh tích cực cho một tổ chức hay doanh nghiệp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Và đứng sau những chiến dịch truyền thông ấn tượng, những sự kiện được tổ chức chuyên nghiệp chính là công sức của ban truyền thông. Vậy ban truyền thông là gì và tại sao họ lại quan trọng đến vậy? Hãy cùng The Vuon Luxury Garden khám phá chi tiết trong bài viết dưới đây!
Ban truyền thông chính là bộ phận đóng vai trò "bộ mặt" đại diện cho tiếng nói của tổ chức trước công chúng. Đây là đơn vị chuyên trách về các hoạt động liên quan đến việc truyền tải thông điệp, quảng bá hình ảnh và xây dựng thương hiệu của một tổ chức, doanh nghiệp, trường học hay câu lạc bộ đến với công chúng và cộng đồng.
Nói một cách đơn giản, ban truyền thông giống như cầu nối giữa tổ chức với thế giới bên ngoài. Họ là những người "kể chuyện" về tổ chức của mình một cách sáng tạo và chuyên nghiệp nhất thông qua các hoạt động truyền thông đa dạng.
Tùy thuộc vào quy mô và tính chất hoạt động, ban truyền thông có thể tồn tại dưới nhiều hình thức khác nhau như phòng truyền thông trong doanh nghiệp, ban truyền thông trong câu lạc bộ sinh viên, hay đội ngũ truyền thông trong các tổ chức phi chính phủ. Tuy nhiên, bản chất và mục tiêu của các đơn vị này đều tương đồng: tạo dựng và duy trì hình ảnh tích cực, truyền tải thông điệp hiệu quả và kết nối với đối tượng mục tiêu.
Ban truyền thông giữ vai trò cực kỳ quan trọng đối với sự phát triển và thành công của tổ chức. Trong doanh nghiệp, ban truyền thông là công cụ then chốt giúp xây dựng và duy trì hình ảnh thương hiệu, tăng độ nhận biết trên thị trường và tạo sự tin cậy từ khách hàng cũng như đối tác.
Đối với các cơ quan nhà nước, ban truyền thông đóng vai trò truyền đạt chính sách, pháp luật đến người dân, tạo sự đồng thuận xã hội và xây dựng hình ảnh minh bạch của bộ máy công quyền. Trong các trường học và câu lạc bộ, ban truyền thông là nơi quảng bá các hoạt động, sự kiện, thu hút sự quan tâm của cộng đồng và tạo dựng danh tiếng cho đơn vị.
Một trong những vai trò đặc biệt quan trọng của ban truyền thông là xử lý khủng hoảng truyền thông. Khi doanh nghiệp hoặc tổ chức gặp phải các vấn đề tiêu cực, ban truyền thông phải kịp thời phản ứng, đưa ra thông tin chính xác và thực hiện các biện pháp để bảo vệ danh tiếng của đơn vị. Đây là lúc kỹ năng và kinh nghiệm của đội ngũ truyền thông được thể hiện rõ nét nhất.
Cơ cấu của ban truyền thông thường được tổ chức theo mô hình phân cấp rõ ràng, bao gồm hai cấp bậc chính: cấp quản lý và cấp nhân viên. Sơ đồ tổ chức điển hình của một phòng truyền thông trong doanh nghiệp thường có cấu trúc: Ban giám đốc → Trưởng phòng truyền thông → Các chuyên viên (chuyên viên truyền thông nội bộ, nhân viên quan hệ công chúng, chuyên viên PR Media, chuyên viên Digital Marketing, chuyên viên tổ chức sự kiện).
Trong các câu lạc bộ và tổ chức nhỏ hơn, ban truyền thông thường được chia thành hai tiểu ban chính: Tiểu ban Thông tin và Tiểu ban Kỹ thuật. Tiểu ban Thông tin chịu trách nhiệm về nội dung, viết bài, xây dựng chiến lược và thông điệp truyền thông. Tiểu ban Kỹ thuật đảm nhận các công việc về thiết kế hình ảnh, quay phim, chụp ảnh, dựng video và các công việc kỹ thuật khác.
Trưởng ban/Trưởng phòng truyền thông là người đứng đầu, có trách nhiệm quản lý, điều hành và giám sát toàn bộ hoạt động của ban. Họ đại diện cho tiếng nói của tổ chức trước công chúng, xây dựng và phát triển thương hiệu, đồng thời duy trì hình ảnh tổ chức phù hợp với mục tiêu chiến lược.
Chuyên viên truyền thông nội bộ chịu trách nhiệm quản lý hoạt động truyền thông trong nội bộ tổ chức, bao gồm thiết kế các ấn phẩm, gửi email thông báo tin tức, thông tin về quyền lợi và cơ hội đào tạo đến toàn bộ nhân viên.
Chuyên viên PR Media và Quan hệ công chúng đảm nhiệm việc xây dựng và duy trì mối quan hệ với các cơ quan báo chí, truyền thông, cung cấp thông tin về hoạt động của tổ chức và phản ánh các sự kiện lên các phương tiện truyền thông.
Chuyên viên Digital Marketing chịu trách nhiệm quản lý các kênh truyền thông trực tuyến như website, mạng xã hội, email marketing, đảm bảo nội dung được cập nhật và tương tác với công chúng một cách hiệu quả.
Một trong những nhiệm vụ cốt lõi của ban truyền thông là xây dựng và phát triển nội dung truyền thông. Bộ phận nội dung chịu trách nhiệm trực tiếp về phần nội dung cho tin bài, hình ảnh, clip, xây dựng chiến lược, lên ý tưởng và thông điệp rõ ràng bắt kịp xu thế. Đặc biệt, thông tin cần phải mang tính chất thực tế và thiết thực với công chúng.
Ban truyền thông phải lập kế hoạch và xây dựng các chiến lược truyền thông cho các sự kiện, event, chương trình của tổ chức. Họ cũng tạo dựng các chuyên mục cho Fanpage, website, trực tiếp làm nội dung cho các bài đăng trên các kênh truyền thông chính thức. Công việc viết bài truyền thông, soạn thảo thông cáo báo chí, bài phát biểu và các tài liệu liên quan đến truyền thông đều thuộc trách nhiệm của ban này.
Bên cạnh nội dung, ban truyền thông còn đảm nhận các nhiệm vụ kỹ thuật quan trọng. Tiểu ban kỹ thuật chịu trách nhiệm thiết kế hồ sơ để kêu gọi nhà tài trợ, đối tác và thư cảm ơn. Họ trực tiếp chịu trách nhiệm in ấn, kỹ thuật cho các chương trình, sự kiện của tổ chức.
Công việc thiết kế hình ảnh, các slide, tài liệu cũng như infographic đều thuộc về tiểu ban kỹ thuật. Họ cũng thực hiện việc chụp ảnh, quay phim, ghi hình các sự kiện của tổ chức và thiết kế, trang trí khi được yêu cầu. Sản xuất, quản lý và lưu trữ các sản phẩm truyền thông đa phương tiện cũng là trách nhiệm của bộ phận này.
Ban truyền thông có trách nhiệm quản lý trang web và mạng xã hội của tổ chức, đảm bảo nội dung được cập nhật và tương tác với công chúng một cách hiệu quả. Họ là đơn vị đầu mối vận hành, quản lý và chịu trách nhiệm về nội dung trên trang cổng thông tin điện tử và các trang mạng xã hội của tổ chức.
Việc xây dựng, quản trị hiệu quả và cập nhật những vấn đề nổi bật trên các kênh truyền thông đa phương tiện chính thức của tổ chức (website, mạng xã hội, bản tin, newsletter, ấn phẩm) cũng nằm trong trách nhiệm của ban truyền thông. Họ phải đảm bảo thông tin được truyền tải nhất quán và chuyên nghiệp trên tất cả các nền tảng.
Một chức năng quan trọng khác của ban truyền thông là xây dựng và triển khai các chương trình truyền thông gắn kết nội bộ. Truyền thông nội bộ về bản chất chính là việc tổ chức đưa các nội dung và thông điệp cần thiết đến các đối tượng nhân viên vào đúng thời điểm, với mục tiêu định hình, thắt chặt và lan tỏa văn hóa tổ chức.
Ban truyền thông phải quản lý và triển khai Bản tin nội bộ của tổ chức, truyền thông các thông tin và giá trị văn hóa nội bộ đến các cán bộ công nhân viên. Họ cũng tạo ra các kênh thông tin giúp nhân viên hiểu được tình hình của đơn vị mình, mở ra các kênh trao đổi thông tin giữa nhân viên cấp dưới và cán bộ quản lý.
Kỹ năng giao tiếp và đàm phán là một trong những kỹ năng cần thiết nhất trong ban truyền thông. Truyền thông là quá trình trao đổi thông tin và tương tác giữa người với người, do đó kỹ năng giao tiếp chính là vô cùng quan trọng. Chỉ có sự khéo léo, kết nối và sự hiểu biết về tâm lý con người mới có thể dễ dàng truyền tải thông điệp và tiếp cận được đối tượng mục tiêu.
Trong lĩnh vực truyền thông, hầu hết mọi người đều cần tiếp xúc và trao đổi với các đối tác hay khách hàng thường xuyên. Người làm truyền thông phải biết cách giao tiếp và thuyết phục các đối tác, khách hàng, PR cho thương hiệu, tạo niềm tin đối với công chúng, từ đó mang lại hiệu quả trong hoạt động kinh doanh của tổ chức.
Kỹ năng sáng tạo nội dung là "át chủ bài" của mọi hoạt động truyền thông. Người làm truyền thông cần có khả năng viết lách mạch lạc, hấp dẫn, đúng ngữ pháp và chính tả. Một bài viết hay, dù chủ đề có khô khan đến mấy, vẫn khiến người đọc "dính" vào từng câu chữ.
Kỹ năng tổ chức là một trong những kỹ năng quan trọng khác của người làm truyền thông. Kỹ năng này rất cần cho việc lập kế hoạch, chiến dịch quảng cáo hay đơn giản là tương tác giữa mọi người với nhau. Khi biết cách sắp xếp, tổ chức lại các vấn đề mà mình chuẩn bị đưa ra hay việc lập kế hoạch, hoạch định công việc sẽ làm cho các sự kiện sắp tới hiệu quả hơn.
Ngoài các kỹ năng mềm, người làm truyền thông cần có các kỹ năng chuyên môn như thiết kế đồ họa (sử dụng thành thạo các phần mềm như Adobe Photoshop, Illustrator, Canva, Figma), chỉnh sửa video và âm thanh (Adobe Premiere Pro, DaVinci Resolve, Audition), nhiếp ảnh và các kỹ năng kỹ thuật khác.
Khả năng ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh đóng vai trò rất quan trọng. Đối với một nhân viên truyền thông - người mang hình ảnh của tổ chức đến với công chúng, việc thường xuyên làm việc với các đối tác, cơ quan nước ngoài là điều tất yếu. Trình độ ngoại ngữ chính là một lợi thế giúp các nhân viên truyền thông có thể dễ dàng trao đổi, thỏa thuận và đi đến ký kết những hợp đồng hiệu quả nhất.
Tham gia ban truyền thông mang lại rất nhiều lợi ích về mặt phát triển kỹ năng. Đây là môi trường để thỏa sức sáng tạo trong lĩnh vực thiết kế ấn phẩm, biên tập các bài viết truyền thông. Thành viên được trực tiếp hỗ trợ, tập huấn để mài giũa và nâng cao khả năng về lĩnh vực truyền thông: kỹ năng viết bài, thiết kế, quản trị các kênh truyền thông.
Các thành viên ban truyền thông sẽ có cơ hội học hỏi, trải nghiệm thêm nhiều kỹ năng mềm bổ ích khác như kỹ năng giao tiếp, làm việc nhóm, quản lý thời gian, xử lý tình huống và khả năng làm việc dưới áp lực. Họ cũng được tham gia chương trình phát triển năng lực, giúp hoàn thiện bản thân một cách toàn diện.
Một trong những lợi ích lớn nhất khi tham gia ban truyền thông là cơ hội mở rộng network với các anh chị có bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực truyền thông và các sinh viên đạt thành tích cao trong và ngoài trường. Việc xây dựng mối quan hệ với báo chí, truyền thông, các đối tác và KOLs sẽ là tài sản quý giá cho sự nghiệp sau này.
Ban truyền thông được coi như là "bệ phóng" cho những ai muốn theo đuổi ngành truyền thông, quảng cáo, tổ chức sự kiện. Nếu bạn có đam mê sáng tạo, là người hướng ngoại hay muốn có thêm cơ hội thử sức với lĩnh vực này thì ban truyền thông chắc chắn là sự lựa chọn phù hợp.
Kinh nghiệm làm việc tại ban truyền thông là một lợi thế lớn khi tìm kiếm việc làm. Các nhà tuyển dụng luôn đánh giá cao những ứng viên có kinh nghiệm thực tế về truyền thông, marketing và quản lý các kênh truyền thông. Trong bối cảnh hiện nay, khi truyền thông đóng vai trò ngày càng quan trọng trong mọi lĩnh vực, nhu cầu tuyển dụng nhân sự truyền thông đang rất cao.
Khi tổ chức các sự kiện, hội thảo hay buổi họp báo quan trọng, ban truyền thông cần một không gian chuyên nghiệp và đẳng cấp để tạo ấn tượng tốt với khách mời và truyền thông. The Vuon Luxury Garden tự hào là địa điểm cho thuê tổ chức sự kiện, hội thảo uy tín tại Hà Nội, với không gian sang trọng, hiện đại và đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp.
Chúng tôi hiểu rằng mỗi sự kiện đều mang ý nghĩa riêng và cần được chuẩn bị kỹ lượng. Với kinh nghiệm tổ chức nhiều sự kiện lớn nhỏ, The Vuon Luxury Garden cam kết mang đến cho ban truyền thông và các tổ chức một không gian hoàn hảo để tổ chức các buổi họp báo, workshop, hội thảo hay tiệc tất niên. Hãy để chúng tôi đồng hành cùng bạn tạo nên những sự kiện thành công và ấn tượng!
Ban truyền thông không chỉ là một bộ phận đơn thuần trong cơ cấu tổ chức mà còn là yếu tố then chốt quyết định đến sự thành công của mọi tổ chức trong thời đại số. Với vai trò là cầu nối giữa tổ chức với công chúng, ban truyền thông đóng góp quan trọng vào việc xây dựng thương hiệu, tạo dựng uy tín và phát triển bền vững.
Đối với những ai đam mê lĩnh vực truyền thông, đây chính là môi trường lý tưởng để học hỏi, phát triển và khẳng định bản thân. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã hiểu rõ hơn về ban truyền thông là gì và những cơ hội tuyệt vời mà lĩnh vực này mang lại. Chúc bạn thành công trên con đường chinh phục ngành truyền thông!
