Thông cáo báo chí (trong tiếng Anh gọi là press release) là một bản thông báo chính thức được phát hành bởi tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân với mục đích thông tin đến giới truyền thông về những sự kiện, hoạt động, sản phẩm hoặc tin tức có tính chất quan trọng.
Nói một cách dễ hiểu hơn, thông cáo báo chí giống như một "thông điệp chính thức" mà doanh nghiệp của bạn muốn gửi đến báo chí và công chúng. Thay vì để thông tin được lan truyền một cách tự phát hoặc không kiểm soát, bạn chủ động tạo ra một bản thông báo có cấu trúc, rõ ràng và đầy đủ thông tin để mọi người có thể hiểu đúng về sự việc.
Để hiểu rõ hơn về thông cáo báo chí là gì, chúng ta cần nắm được những đặc điểm cơ bản của nó:
Tính chính thức cao: Đây là tài liệu được phát hành chính thức từ tổ chức, mang tính đại diện cho quan điểm và thông tin từ phía doanh nghiệp.
Hướng đến giới truyền thông: Mục tiêu chính của thông cáo báo chí là các phương tiện truyền thông như báo in, báo điện tử, đài phát thanh và truyền hình. Tuy nhiên trong thời đại số, đối tượng nhận thông cáo cũng có thể là khách hàng, đối tác và người tiêu dùng trực tiếp.
Chứa thông tin có giá trị tin tức: Nội dung của thông cáo phải là những thông tin đáng quan tâm, có ý nghĩa với công chúng, chứ không phải quảng cáo thuần túy.
Cấu trúc chuẩn: Một thông cáo báo chí được viết theo cấu trúc nhất định, tuân theo nguyên tắc báo chí để dễ dàng được các nhà báo sử dụng.
Hiểu được thông cáo báo chí là gì chưa đủ, bạn cũng cần nắm rõ vai trò của nó đối với hoạt động truyền thông của doanh nghiệp.
Thông cáo báo chí đóng vai trò như một cây cầu kết nối giữa tổ chức của bạn với giới truyền thông và công chúng. Thông qua đó, bạn có thể truyền tải thông điệp một cách chính xác, tránh những hiểu lầm hoặc thông tin sai lệch có thể xảy ra.
Khi thông cáo báo chí của bạn được đăng tải trên các phương tiện truyền thông uy tín, điều này tự động tạo thêm độ tin cậy cho doanh nghiệp. Công chúng thường có xu hướng tin tưởng hơn vào thông tin được đăng tải trên báo chí so với quảng cáo truyền thống.
Việc xuất hiện thường xuyên trên các phương tiện truyền thông thông qua thông cáo báo chí giúp doanh nghiệp của bạn được nhiều người biết đến hơn. Đây là cách tiếp cận công chúng hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn nhiều so với các hình thức quảng cáo trả phí.
Trong những tình huống khủng hoảng, thông cáo báo chí là công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp phản ứng nhanh chóng, làm rõ sự việc và kiểm soát thông tin. Việc có một bản thông báo chính thức giúp ngăn chặn tin đồn và thông tin sai lệch lan truyền.
Sau khi hiểu thông cáo báo chí là gì, câu hỏi tiếp theo là: Khi nào thì doanh nghiệp nên phát hành một thông cáo? Dưới đây là những tình huống phổ biến:
Đây là thời điểm lý tưởng để phát hành thông cáo báo chí. Bạn có thể thông báo về tính năng, lợi ích của sản phẩm/dịch vụ mới, cũng như thời gian và địa điểm ra mắt. Điều này không chỉ giúp thu hút khách hàng mà còn tạo sự chú ý từ giới truyền thông.
Các hội nghị, triển lãm, hội thảo, cuộc thi hay workshop có quy mô lớn đều nên được thông báo qua thông cáo báo chí. Điều này giúp thu hút sự tham gia của đông đảo công chúng và nâng cao tính chuyên nghiệp của sự kiện.
Khi doanh nghiệp đạt được những dấu mốc quan trọng, giải thưởng uy tín hoặc có bước đột phá trong nghiên cứu phát triển, đây là dịp tuyệt vời để phát hành thông cáo báo chí nhằm chia sẻ niềm vui với công chúng và khẳng định vị thế của mình.
Trong những tình huống khó khăn, việc phát hành thông cáo báo chí kịp thời giúp doanh nghiệp làm rõ sự thật, thể hiện trách nhiệm hoặc công khai các hành động khắc phục. Đây là cách để kiểm soát thông tin và bảo vệ danh tiếng thương hiệu.
Khi doanh nghiệp tiến hành rebrand - thay đổi logo, tên thương hiệu hoặc định hướng kinh doanh - việc thông báo qua thông cáo báo chí giúp khách hàng và đối tác hiểu rõ lý do và tầm nhìn mới của công ty.
Các thỏa thuận hợp tác, sáp nhập hoặc đối tác chiến lược là những tin tức quan trọng cần được công bố chính thức để tạo niềm tin và sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh.
Để viết một thông cáo báo chí hiệu quả, bạn cần nắm vững cấu trúc chuẩn của nó. Dưới đây là các phần không thể thiếu:
Tiêu đề là phần đầu tiên và quan trọng nhất của thông cáo báo chí. Nó cần phải:
Ví dụ: "Công ty XYZ ra mắt ứng dụng AI giúp học tiếng Anh hiệu quả gấp 3 lần"
Đây là đoạn văn đầu tiên ngay sau tiêu đề, có nhiệm vụ trả lời ngắn gọn các câu hỏi cơ bản theo nguyên tắc 5W1H:
Đoạn mở đầu thường chỉ dài từ 2-3 câu nhưng phải chứa đủ thông tin quan trọng nhất.
Phần thân bài cung cấp thêm chi tiết về sự kiện hoặc thông tin được công bố, bao gồm:
Lưu ý quan trọng: Sắp xếp thông tin theo thứ tự từ quan trọng đến ít quan trọng hơn, theo nguyên tắc "kim tự tháp ngược" trong báo chí. Điều này giúp người đọc nắm bắt được thông tin chính ngay cả khi không đọc hết bài.
Phần trích dẫn trực tiếp từ CEO, Giám đốc hoặc người phụ trách dự án giúp thông cáo trở nên sinh động và đáng tin cậy hơn. Trích dẫn tốt thường:
Ví dụ: "Chúng tôi tin rằng ứng dụng này sẽ thay đổi cách người Việt học tiếng Anh, giúp họ tiết kiệm thời gian và đạt hiệu quả cao hơn," ông Nguyễn Văn A, CEO công ty XYZ, chia sẻ.
Đây là đoạn giới thiệu ngắn gọn về doanh nghiệp, thường được đặt ở cuối thông cáo. Nội dung bao gồm:
Cuối cùng, không thể thiếu phần thông tin liên hệ để nhà báo hoặc công chúng có thể liên lạc khi cần thêm thông tin:
Sau khi nắm được thông cáo báo chí là gì và cấu trúc của nó, bạn cần biết cách viết sao cho hiệu quả:
Thông tin trong thông cáo phải được kiểm chứng kỹ lưỡng, đúng sự thật và đầy đủ. Mọi số liệu, tên riêng, thời gian, địa điểm đều cần được xác minh trước khi phát hành. Sai sót trong thông tin không chỉ làm mất uy tín mà còn có thể dẫn đến những hậu quả pháp lý nghiêm trọng.
Tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành quá phức tạp hoặc ngôn từ văn hoa khó hiểu. Thông cáo báo chí cần được viết theo phong cách báo chí - ngắn gọn, súc tích, dễ tiếp cận với đại đa số công chúng.
Thông cáo không phải là quảng cáo. Hãy tập trung vào những thông tin có giá trị tin tức thực sự - điều gì mới mẻ, độc đáo hoặc có ý nghĩa với cộng đồng. Tránh lạm dụng các từ ngữ ca ngợi quá mức về sản phẩm/dịch vụ của mình.
Một thông cáo báo chí kèm theo hình ảnh chất lượng cao sẽ có khả năng được đăng tải cao hơn nhiều. Hãy chuẩn bị các bức ảnh liên quan đến sự kiện, sản phẩm hoặc lãnh đạo doanh nghiệp với độ phân giải tốt.
Lựa chọn thời điểm phát hành thông cáo cũng rất quan trọng. Tránh những ngày lễ lớn hoặc cuối tuần khi lượng người đọc báo giảm. Tốt nhất là các ngày từ thứ Ba đến thứ Năm, vào buổi sáng sớm để nhà báo có thời gian xử lý.
Trong thời đại số, việc tối ưu thông cáo báo chí cho công cụ tìm kiếm cũng rất cần thiết. Sử dụng từ khóa một cách tự nhiên trong tiêu đề và nội dung, tạo liên kết đến website chính thức, và đảm bảo thông cáo có thể được tìm thấy dễ dàng trên internet.
Để tránh những sai lầm không đáng có, bạn nên lưu ý những lỗi phổ biến sau:
Nhiều người viết thông cáo có xu hướng cho quá nhiều thông tin vào tiêu đề, khiến nó trở nên dài dòng và mất đi tính hấp dẫn. Hãy nhớ rằng tiêu đề tốt là tiêu đề ngắn gọn nhưng đủ thông tin.
Sử dụng quá nhiều từ ngữ kỹ thuật hoặc thuật ngữ chuyên ngành làm cho thông cáo khó hiểu với đại đa số người đọc. Nếu bắt buộc phải dùng thuật ngữ, hãy giải thích ngắn gọn ý nghĩa của nó.
Một số thông cáo quên mất những thông tin quan trọng như thời gian, địa điểm cụ thể, hoặc cách thức tham gia. Điều này khiến người đọc bối rối và giảm hiệu quả của thông cáo.
Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa thông cáo báo chí và quảng cáo, sử dụng quá nhiều tính từ mỹ miều, ca ngợi sản phẩm một cách chủ quan. Điều này làm giảm tính khách quan và giá trị tin tức của thông cáo.
Lỗi chính tả, ngữ pháp hoặc thông tin sai lệch trong thông cáo báo chí là điều không thể chấp nhận được. Luôn nhờ ít nhất 2-3 người kiểm tra kỹ lưỡng trước khi phát hành chính thức.
Qua bài viết này, The Vuon hy vọng bạn đã hiểu rõ thông cáo báo chí là gì cũng như vai trò, tầm quan trọng và cách viết một thông cáo chuyên nghiệp. Thông cáo báo chí không chỉ là công cụ truyền thông quan trọng mà còn là cách để doanh nghiệp xây dựng uy tín, tăng cường nhận diện thương hiệu và kết nối với công chúng một cách hiệu quả.
Trong thời đại mà thông tin được lan truyền với tốc độ chóng mặt, việc có một thông cáo báo chí được viết tốt, chính xác và hấp dẫn sẽ giúp thông điệp của bạn nổi bật giữa hàng ngàn tin tức khác. Hãy áp dụng những kiến thức và bí quyết mà chúng tôi đã chia sẻ để tạo ra những thông cáo báo chí thực sự chất lượng và mang lại hiệu quả cao cho hoạt động truyền thông của doanh nghiệp.
Hãy nhớ rằng, một thông cáo báo chí tốt không chỉ thông báo mà còn truyền cảm hứng, tạo sự tò mò và khuyến khích hành động từ phía người đọc. Chúc bạn thành công trong việc viết và phát hành các thông cáo báo chí của mình!
