Bạn đang chuẩn bị cho một sự kiện quan trọng nhưng đang "mất ngủ" với chuyện thuê âm thanh ánh sáng? Đừng lo, The Vuon Luxury Garden - địa điểm tổ chức sự kiện uy tín tại Hà Nội sẽ "bật mí" cho bạn những lưu ý cực kỳ quan trọng để sự kiện của bạn thành công rực rỡ!
Hãy tưởng tượng bạn đến một buổi hòa nhạc mà âm thanh rè rè, đèn lúc sáng lúc tắt - chắc chắn bạn sẽ thất vọng lắm đúng không? Đó chính là lý do tại sao âm thanh và ánh sáng được ví như "linh hồn" của mọi sự kiện. Chúng không chỉ giúp khách mời nghe rõ, nhìn rõ mà còn tạo nên bầu không khí, cảm xúc và ấn tượng khó phai cho chương trình của bạn.
Theo kinh nghiệm của chúng tôi sau nhiều năm tổ chức sự kiện, có đến 70% các sự cố xảy ra trong chương trình đều liên quan đến âm thanh ánh sáng. Vì vậy, việc nắm rõ các lưu ý khi thuê dịch vụ này không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, chuyên nghiệp.
Trước khi bắt đầu tìm kiếm đơn vị cho thuê, bạn cần trả lời một vài câu hỏi đơn giản: Đây là sự kiện gì? Hội nghị khách hàng, lễ khai trương, tiệc cưới, hay đêm nhạc ngoài trời?
Mỗi loại hình sự kiện sẽ có yêu cầu khác nhau hoàn toàn. Ví dụ, một hội thảo doanh nghiệp với 100 khách chỉ cần hệ thống âm thanh vừa phải, micro cầm tay và ánh sáng cơ bản. Nhưng một đêm nhạc ngoài trời 500 người lại cần dàn loa công suất lớn, đèn Moving Head đầy màu sắc, máy khói tạo hiệu ứng... Hiểu rõ điều này sẽ giúp bạn không thuê "quá tay" hoặc "thiếu trước hụt sau".
Số lượng khách mời là yếu tố then chốt quyết định quy mô thiết bị. Sự kiện 50 người trong phòng kín và sự kiện 500 người ngoài trời là hai câu chuyện hoàn toàn khác biệt.
Một mẹo nhỏ từ The Vuon Luxury Garden: hãy ước tính số khách dự kiến, sau đó cộng thêm 20% để đề phòng trường hợp có khách đến bất ngờ. Điều này giúp bạn chọn được công suất thiết bị phù hợp, đảm bảo mọi người đều nghe rõ, nhìn rõ dù ngồi ở vị trí nào.
Địa điểm tổ chức là yếu tố ảnh hưởng cực lớn đến việc lựa chọn thiết bị. Nếu tổ chức trong nhà, bạn cần chú ý đến khả năng vang dội - không gian kín dễ bị "hú" micro, âm thanh vọng lại gây khó chịu. Lúc này, cần có bộ xử lý âm thanh chuyên nghiệp và đèn ánh sáng vừa phải để không gây chói mắt.
Còn với sự kiện ngoài trời, bạn phải "tính toán" nhiều hơn: thời tiết có mưa không? Có nơi che chắn cho thiết bị không? Nguồn điện có ổn định không? Thiết bị ngoài trời cần có khả năng chống nước, công suất lớn hơn vì âm thanh dễ bị "bay" ra không gian mở.
Đừng quên "quét" kỹ địa điểm: trần nhà cao bao nhiêu? Có cột chắn không? Sân khấu đặt ở đâu? Khách ngồi phân bố như thế nào? Những thông tin này sẽ giúp kỹ thuật viên thiết kế sơ đồ bố trí thiết bị hiệu quả nhất, tránh tình trạng góc chết - nơi khách ngồi mà không nghe rõ hoặc không nhìn thấy sân khấu.
Một hệ thống âm thanh cơ bản thường bao gồm:
Ánh sáng không chỉ để chiếu sáng mà còn tạo hiệu ứng, không khí cho chương trình:
Lập danh sách chi tiết giúp bạn không bị "chặt chém" các khoản phát sinh và đảm bảo không thiếu thiết bị quan trọng nào.
Thị trường dịch vụ cho thuê âm thanh ánh sáng hiện nay rất phong phú, nhưng không phải đơn vị nào cũng uy tín. Dưới đây là những tiêu chí The Vuon Luxury Garden luôn áp dụng khi chọn đối tác:
Kinh nghiệm thực chiến: Hỏi đơn vị đã tổ chức những sự kiện nào tương tự? Có ảnh, video minh chứng không? Đừng ngại yêu cầu xem portfolio - đây là "lý lịch" quan trọng nhất.
Thiết bị chất lượng: Yêu cầu xem thiết bị thực tế, kiểm tra nguồn gốc, xuất xứ. Thiết bị mới, được bảo trì định kỳ sẽ hoạt động ổn định hơn nhiều so với đồ cũ, lỗi thời.
Đội ngũ kỹ thuật viên: Đây là điểm cực kỳ quan trọng mà nhiều người hay bỏ qua. Thiết bị tốt mà không có người vận hành giỏi thì cũng "phí phạm". Hỏi về trình độ, kinh nghiệm của kỹ thuật viên, số lượng nhân sự hỗ trợ tại sự kiện.
Báo giá minh bạch: Yêu cầu báo giá chi tiết từng khoản mục, bao gồm cả nhân công, vận chuyển, lắp đặt. Tránh các đơn vị báo giá "mập mờ" rồi sau đó phát sinh thêm nhiều chi phí.
Hợp đồng rõ ràng: Hợp đồng phải ghi rõ: thiết bị cụ thể, thời gian thuê, chi phí, trách nhiệm bồi thường nếu xảy ra sự cố, chính sách hủy hoặc thay đổi. Đừng bao giờ "tin miệng" mà không có giấy tờ nhé!
Nhiều bạn thường "sập bẫy" các gói giá quá rẻ so với thị trường. Nhưng hãy nhớ: "tiền nào của nấy". Giá rẻ thường đi kèm thiết bị cũ, kỹ thuật viên thiếu kinh nghiệm, hoặc không có hỗ trợ kỹ thuật kịp thời khi sự cố xảy ra. Kết quả? Sự kiện của bạn có thể "hỏng" hoàn toàn!
Đây là Lưu ý cực kỳ quan trọng mà bạn không được bỏ qua. Tổng duyệt nên được thực hiện ít nhất 1 ngày trước sự kiện, khi tất cả thiết bị đã được lắp đặt hoàn chỉnh.
Những việc cần làm trong buổi tổng duyệt:
Một mẹo hay: hãy ngồi ở nhiều vị trí khác nhau trong khu vực khách để kiểm tra xem âm thanh có đồng đều không. Đừng chỉ đứng ở sân khấu mà "tự sướng" là đã ổn nhé!
Nếu chương trình của bạn có nhiều phần với yêu cầu âm thanh ánh sáng khác nhau (phần khai mạc trang trọng, phần trình diễn sôi động, phần trao giải...), hãy lập bảng kịch bản chi tiết cho kỹ thuật viên. Điều này giúp họ biết chính xác khi nào cần làm gì, tránh nhầm lẫn gây "hỏng" không khí chương trình.
Đảm bảo có ít nhất 1-2 kỹ thuật viên túc trực suốt sự kiện để xử lý kịp thời mọi tình huống. Micro tắt đột ngột, đèn cháy, loa bị nhiễu... là những sự cố có thể xảy ra bất cứ lúc nào. Kỹ thuật viên giỏi sẽ xử lý "thần tốc" mà khách mời gần như không nhận ra có sự cố.
Đừng ngại yêu cầu kỹ thuật viên điều chỉnh âm lượng, ánh sáng nếu bạn cảm thấy chưa phù hợp. Đôi khi, lúc tổng duyệt mọi thứ đều ổn nhưng khi có đông khách thì âm thanh lại khác - do người ngồi sẽ "hút" âm thanh đi một phần.
Sau khi sự kiện kết thúc, hãy dành 15-20 phút để:
Nếu đơn vị làm tốt, đừng quên lưu thông tin để "gọi lại" cho các sự kiện tiếp theo nhé!
Đây là sai lầm phổ biến nhất. Nhiều người nghĩ tiết kiệm được vài triệu đồng là tốt, nhưng không ngờ rằng khi sự kiện diễn ra, âm thanh rè rè, đèn nhấp nháy, micro hú liên tục... khách mời phàn nàn, chương trình "xịt ngòi" - thiệt hại về uy tín còn lớn hơn nhiều so với số tiền tiết kiệm được.
Nhiều người ký hợp đồng "qua loa" rồi sau đó tranh cãi khi có sự cố. Hãy đọc kỹ từng điều khoản, đặc biệt là phần trách nhiệm và bồi thường.
Thuê dàn quá lớn cho không gian nhỏ vừa tốn kém, vừa gây âm thanh quá to khó chịu. Ngược lại, thuê dàn quá nhỏ cho sự kiện lớn khiến khách ngồi xa không nghe rõ, không nhìn rõ.
Đây là sai lầm "chết người" nhất. Nếu bạn bỏ qua Lưu ý này, sự kiện của bạn giống như "xổ số" - may thì được, không may thì... "toang"!
Sự kiện ngoài trời: Nhớ thuê bạt che cho thiết bị, chuẩn bị phương án dự phòng khi mưa, thuê máy phát điện nếu nguồn điện không ổn định.
Sự kiện trong nhà: Chú ý tính toán âm thanh để không bị vang, hạn chế đèn quá chói gây khó chịu cho khách.
Sự kiện biểu diễn nghệ thuật: Đầu tư vào hiệu ứng ánh sáng đẹp mắt, máy khói tạo không khí, đèn Follow bắt spotlight cho nghệ sĩ.
Thuê âm thanh ánh sáng cho sự kiện không khó, nhưng để thuê đúng, thuê chất lượng thì cần có kinh nghiệm và hiểu biết. Hy vọng những chia sẻ trên đây của The Vuon Luxury Garden sẽ giúp bạn tự tin hơn trong việc chuẩn bị cho sự kiện của mình.
Nhớ rằng, âm thanh ánh sáng tốt không chỉ giúp chương trình diễn ra suôn sẻ mà còn tạo nên những khoảnh khắc đáng nhớ, những cảm xúc khó quên cho khách mời. Đừng tiếc thời gian và công sức đầu tư cho khâu này nhé!
Chúc bạn tổ chức sự kiện thành công rực rỡ! Nếu cần tư vấn thêm hoặc đang tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp tại Hà Nội, hãy liên hệ với The Vuon Luxury Garden - nơi mọi giấc mơ sự kiện đều trở thành hiện thực!
