Người chủ trì cuộc họp (chairperson) là người được chọn để lãnh đạo một nhóm có tổ chức như ủy ban hay hội đồng quản trị. Vai trò này thể hiện sự tin tưởng từ đồng nghiệp về khả năng lãnh đạo, độ đáng tin cậy và kiến thức chuyên môn của bạn.
Trách nhiệm chính của người chủ trì bao gồm:
Chuẩn bị chương trình nghị sự cuộc họp
Khai mạc và điều hành cuộc họp
Tạo điều kiện thảo luận và giữ cuộc trò chuyện tập trung
Đảm bảo tất cả các vấn đề quan trọng được thảo luận đầy đủ
Chương trình nghị sự là xương sống của một cuộc họp thành công. Việc tạo ra một chương trình nghị sự chất lượng cần tuân theo nguyên tắc SMART (Cụ thể - Đo lường được - Khả thi - Phù hợp - Có thời hạn).
Đầu tiên, hãy liệt kê tất cả các chủ đề cần thảo luận theo thứ tự ưu tiên từ quan trọng đến ít quan trọng hơn. Mỗi chủ đề nên có mục tiêu rõ ràng: là để thông tin, thảo luận hay ra quyết định. Ví dụ:
Chủ đề 1: Báo cáo kết quả kinh doanh Q3 (Mục tiêu: Thông tin - 15 phút)
Chủ đề 2: Thảo luận chiến lược marketing Q4 (Mục tiêu: Thảo luận và quyết định - 30 phút)
Chủ đề 3: Phê duyệt ngân sách đào tạo (Mục tiêu: Ra quyết định - 20 phút)
Phân bổ thời gian cần realistic và để dành 10-15% thời gian dự phòng cho những thảo luận có thể kéo dài. Gửi chương trình nghị sự cho tất cả thành viên ít nhất 24-48 tiếng trước cuộc họp để họ có thời gian chuẩn bị.
Đặc biệt, hãy yêu cầu các thành viên gửi trước những tài liệu, báo cáo cần thiết để mọi người có thể đọc trước và cuộc họp sẽ tập trung vào thảo luận thay vì nghe thuyết trình dài.
Chuẩn bị kỹ thuật và logistics là yếu tố quyết định đến sự mượt mà của cuộc họp. Hãy lập một checklist chi tiết bao gồm:
Về không gian và thiết bị:
Kiểm tra phòng họp: đủ chỗ ngồi, ánh sáng phù hợp, nhiệt độ thoải mái
Thiết bị công nghệ: máy chiếu, micro, loa, máy tính, kết nối internet ổn định
Chuẩn bị phương án dự phòng nếu thiết bị gặp sự cố
Đảm bảo có đủ ổ cắm điện cho laptop và thiết bị di động
Về tài liệu và vật tư:
In sẵn chương trình nghị sự, tài liệu tham khảo cho từng thành viên
Chuẩn bị bút, giấy ghi chú, bảng flipchart nếu cần
Nước uống, kẹo hoặc đồ ăn nhẹ (đặc biệt quan trọng với cuộc họp dài)
Về hỗ trợ trực tuyến:
Nếu có thành viên tham gia online, kiểm tra ứng dụng họp trực tuyến
Gửi link tham gia và hướng dẫn sử dụng trước
Có người hỗ trợ kỹ thuật trong trường hợp cần thiết
Sự chuẩn bị của người chủ trì không chỉ dừng lại ở mặt logistics mà còn cần sự chuẩn bị về nội dung và tâm lý.
Chuẩn bị về nội dung:
Đọc kỹ và nắm vững tất cả tài liệu liên quan đến các chủ đề sẽ thảo luận
Chuẩn bị câu hỏi mở để khuyến khích thảo luận: "Theo anh/chị, điều gì là quan trọng nhất trong vấn đề này?"
Nghiên cứu về background của các thành viên tham gia để hiểu quan điểm và chuyên môn của họ
Chuẩn bị phương án B cho trường hợp thảo luận đi lệch hướng
Chuẩn bị về mặt thời gian:
Đến sớm ít nhất 15-20 phút (không chỉ 10 phút) để xử lý những tình huống bất ngờ
Sắp xếp ghế ngồi theo cách thuận lợi cho việc thảo luận (hình tròn hoặc chữ U thường hiệu quả hơn kiểu lớp học)
Kiểm tra lại một lần nữa tất cả thiết bị và tài liệu
Tạo không gian thoải mái: mở cửa sổ để thông gió, điều chỉnh ánh sáng
Chuẩn bị tâm lý:
Xem lại vai trò của mình: là người điều phối chứ không phải người quyết định mọi thứ
Chuẩn bị tinh thần để xử lý những tình huống khó khăn như thành viên cãi vã hoặc không hợp tác
Luyện tập cách diễn đạt ngắn gọn, rõ ràng để làm gương cho các thành viên khác
Việc mở đầu cuộc họp đóng vai trò quyết định đến thành công của toàn bộ buổi làm việc. Hãy bắt đầu bằng cách chào hỏi và giới thiệu các thành viên mới (nếu có). Điều này giúp tạo không khí thân thiện và chuyên nghiệp.
Tiếp theo, trình bày rõ ràng mục tiêu cụ thể mà cuộc họp muốn đạt được. Ví dụ: "Hôm nay chúng ta sẽ thảo luận về 3 vấn đề chính: kế hoạch marketing quý 4, ngân sách mới và tuyển dụng nhân sự." Việc này giúp tất cả mọi người hiểu được tầm quan trọng và hướng đi của cuộc họp.
Không quên thông báo các quy tắc cơ bản như thời gian phát biểu, cách đưa ra ý kiến và quy trình ra quyết định. Trong suốt cuộc họp, người chủ trì cần liên tục giám sát và nhắc nhở một cách tế nhị khi có thành viên không tuân thủ quy tắc đã đề ra.
Nghệ thuật điều hành cuộc họp nằm ở khả năng giữ cho cuộc thảo luận luôn tập trung và hiệu quả. Khi thảo luận về một chủ đề, hãy đảm bảo tất cả các ý kiến đều xoay quanh vấn đề đó. Nếu có ai đó đề cập đến chủ đề khác, hãy lịch sự ghi lại và hẹn thảo luận sau: "Ý kiến của anh/chị rất hay, tôi sẽ ghi lại để thảo luận ở phần tiếp theo."
Kỹ năng quan trọng khác là biết khi nào nên chuyển sang vấn đề tiếp theo. Nếu thấy cuộc thảo luận đã đi đến hồi kết hoặc bắt đầu lặp lại, hãy tóm tắt những điểm chính và chuyển tiếp một cách mượt mà: "Như vậy chúng ta đã thống nhất được 3 điểm chính về vấn đề A. Bây giờ chúng ta cùng chuyển sang thảo luận về vấn đề B."
Việc tóm tắt định kỳ không chỉ giúp củng cố thông tin mà còn đảm bảo mọi người đều hiểu đúng và nhất quán về những gì đã được thảo luận.
Cuối cùng, mục tiêu quan trọng nhất của hầu hết các cuộc họp là đưa ra những quyết định cụ thể và khả thi. Để làm được điều này, người chủ trì cần đảm bảo tất cả thành viên hiểu rõ vấn đề cần quyết định, các phương án có thể lựa chọn, và tiêu chí đánh giá.
Trước khi yêu cầu ra quyết định, hãy tóm tắt lại toàn bộ cuộc thảo luận và liệt kê các ý kiến chính. Sau đó, đưa ra phương thức ra quyết định phù hợp: biểu quyết, thảo luận đến khi đồng thuận, hoặc để người có thẩm quyền quyết định cuối cùng.
Đặc biệt quan trọng là phải ghi lại rõ ràng quyết định đã đưa ra, ai chịu trách nhiệm thực hiện, và thời hạn hoàn thành. Điều này giúp tránh hiểu lầm và đảm bảo tính khả thi của các quyết định sau cuộc họp.
Tạo ra một bộ quy tắc mà tất cả thành viên đều biết và tuân theo:
Tuân thủ các điểm trong chương trình nghị sự
Thống nhất về thời gian bắt đầu và kết thúc
Giữ các ý kiến ngắn gọn và tập trung vào từng chủ đề
Chờ đến lượt mình nói
Tắt hoặc để điện thoại bên ngoài
Sử dụng các chiến lược sau để đảm bảo mọi người đều có cơ hội đóng góp:
Trong các cuộc họp nhỏ, hãy thảo luận theo vòng tròn
Cho phép tất cả những người giơ tay được phát biểu
Chỉ định một thành viên ghi lại ý kiến của mọi người
Ưu tiên những người chưa phát biểu
Quy định thời gian phát biểu cho mỗi thành viên
Ghi rõ thời gian dự kiến cho từng chủ đề trong chương trình nghị sự
Nhắc nhở về thời gian kết thúc cuộc họp ngay từ đầu
Khi thảo luận kéo dài quá thời gian quy định, hãy lịch sự nhưng quyết đoán trong việc chuyển sang chủ đề tiếp theo. Ví dụ: "Cảm ơn bạn đã đưa ra những điểm thú vị. Tôi sẽ dừng ở đây để mọi người khác có cơ hội bình luận về vấn đề này."
Trước khi kết thúc cuộc họp, hãy xem xét lại các quyết định mà các thành viên ủy ban đã đưa ra. Xác định ngày và giờ cho cuộc họp tiếp theo và thống nhất về các mục bổ sung vào chương trình nghị sự.
Biên bản họp là những điểm quan trọng được đề cập trong cuộc họp, bao gồm danh sách thành viên có mặt, xác nhận chi tiết về từng chủ đề và ghi lại tất cả các quyết định cuối cùng.
Xem xét những gì thành công trong cuộc họp và những gì có thể cải thiện cho cuộc họp tiếp theo để đảm bảo nó diễn ra hiệu quả nhất có thể.
Việc học cách chủ trì một cuộc họp hiệu quả là một kỹ năng cần thiết cho sự nghiệp của bạn. Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng, kỹ năng điều hành tốt, và khả năng quản lý thời gian, bạn sẽ có thể tổ chức những cuộc họp thành công, tạo ra giá trị thực sự cho tổ chức.
Tại The Vuon Luxury Garden, chúng tôi hiểu rằng không gian họp chuyên nghiệp góp phần quan trọng vào thành công của cuộc họp. Với các phòng họp được trang bị đầy đủ tiện nghi hiện đại tại Hà Nội, chúng tôi cam kết mang đến cho bạn môi trường lý tưởng để thực hiện những cuộc họp hiệu quả và chuyên nghiệp. Liên hệ Hotline: 036.737.3223 (Zalo/ Fb Messenger) để được tư vấn chi tiết.
