Trong thời đại kinh doanh hiện đại, việc tổ chức các cuộc họp, hội thảo hay sự kiện một cách hiệu quả là yếu tố quyết định thành công của mọi doanh nghiệp. Và agenda là gì? Đây chính là công cụ không thể thiếu để biến những cuộc họp từ lãng phí thời gian thành những phiên làm việc đạt hiệu quả cao. Hãy cùng The Vuon Luxury Garden tìm hiểu chi tiết về khái niệm này và cách áp dụng vào thực tế công việc.
Agenda là thuật ngữ tiếng Anh được dịch sang tiếng Việt có nghĩa là "chương trình nghị sự" hoặc "kế hoạch làm việc". Đây là một danh sách chi tiết các chủ đề, mục tiêu và hoạt động cần được thảo luận hoặc thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định, thường là trong các cuộc họp, hội nghị hoặc sự kiện.
Theo cách hiểu đơn giản nhất, agenda chính là những vấn đề cần được giải quyết ngay trong cuộc họp hoặc hội nghị. Nó đóng vai trò như một bản đồ chỉ đường, giúp mọi người tham gia biết trước những gì sẽ được thảo luận và đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng mục tiêu đã đề ra.
Agenda thường được sử dụng kèm với các từ khác để thể hiện rõ tính chất và mục tiêu cụ thể:
Environmental agenda: Chương trình nghị sự môi trường
Event agenda: Chương trình sự kiện
Meeting agenda: Chương trình cuộc họp
My agenda: Nhật ký công tác cá nhân
Political agenda: Chương trình nghị sự chính trị
Celebration agenda: Chương trình lễ kỷ niệm
Để sử dụng đúng thuật ngữ trong từng ngữ cảnh, bạn cần phân biệt agenda với một số từ đồng nghĩa khác:
Schedule (lịch trình) tập trung vào việc xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi hoạt động, thường chi tiết và cụ thể hơn agenda. Trong khi agenda có phạm vi sử dụng rộng hơn và có thể bao gồm cả việc mô tả kế hoạch chi tiết.
Timetable (thời gian biểu) không có sự khác biệt lớn với agenda, nhưng người ta thường sử dụng từ này để chỉ khoảng thời gian cụ thể trên lịch trình, thường dành cho các hoạt động có lịch trình cố định như lịch học, lịch tàu xe.
Diary (nhật ký) là danh từ chỉ sổ nhật ký ghi chép các hoạt động và kế hoạch hằng ngày của cá nhân, bao gồm cả ngày, tháng, năm với các khoảng trống để ghi chép.
Plan (kế hoạch): Mang tính tổng quan và chiến lược hơn
Outline (đề cương): Tóm tắt ngắn gọn các điểm chính
Memo (ghi chú): Văn bản ngắn gọn truyền đạt thông tin nhanh chóng
Itinerary (hành trình): Kế hoạch chi tiết cho chuyến đi
Agenda đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc và mang lại nhiều lợi ích thiết thực:
Agenda hoạt động như bản hướng dẫn chi tiết, giúp người tham gia nắm bắt đầy đủ nội dung sẽ được thảo luận. Nhờ đó, họ có thể chuẩn bị kỹ lưỡng hơn, thu thập thông tin cần thiết và đưa ra những ý kiến đóng góp phù hợp.
Agenda giúp điều phối cuộc họp diễn ra theo đúng tiến độ và mục tiêu. Người chủ trì có thể dễ dàng điều hướng các nội dung thảo luận, tránh tình trạng lan man, lạc đề và lãng phí thời gian.
Khi được thông báo trước về nội dung thảo luận, người tham dự sẽ tập trung cao độ, chủ động theo dõi và tích cực tham gia vào cuộc họp.
Agenda đóng vai trò như bản ghi chép tóm tắt nội dung chính của cuộc họp, có thể được lưu trữ để tham khảo cho các mục đích khác nhau như theo dõi tiến độ hoặc chuẩn bị cho các cuộc họp tiếp theo.
Đây là công cụ hữu ích để phân công trách nhiệm cụ thể cho từng thành viên, giúp đảm bảo mỗi người đều hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình.
Một agenda đạt chuẩn cần đáp ứng các tiêu chí sau:
Tiêu đề cần được đặt ở vị trí nổi bật, ngắn gọn, súc tích và bao quát nội dung chính. Nên sử dụng font chữ dễ đọc, size chữ lớn hơn các đề mục khác để tạo sự phân biệt rõ ràng.
Phần thông tin cần nêu rõ:
Ngày, tháng, năm và thời gian cuộc họp
Địa điểm cụ thể (phòng số, tầng, tòa nhà)
Danh sách người tham dự và vai trò của từng người
Nội dung được chia theo trình tự thời gian diễn ra, với những đề mục quan trọng được sắp xếp ở vị trí ưu tiên. Cần ước tính thời gian thực tế cho mỗi đề mục để hỗ trợ việc phân bổ thời gian hợp lý.
Bố cục hợp lý, rõ ràng và dễ đọc
Phân bổ thời gian hợp lý cho mỗi hoạt động
Thiết kế hấp dẫn với font chữ, màu sắc phù hợp
Tính linh hoạt để điều chỉnh khi cần thiết
Sử dụng ngôn ngữ đơn giản, tránh sự mơ hồ
Tiêu đề cần thể hiện ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ ý nghĩa, sử dụng từ khóa chính để người tham dự dễ nhận biết chủ đề. Nên hạn chế tối đa 50 ký tự để đảm bảo tính thẩm mỹ.
Thời gian: Ghi rõ ngày, giờ bắt đầu và kết thúc dự kiến
Địa điểm: Nêu rõ địa điểm cụ thể, bao gồm tên phòng, tòa nhà
Thành phần tham dự: Liệt kê đầy đủ họ tên, chức vụ của người tham gia
Mục đích cần được nêu rõ ràng, súc tích và có thể đo lường được. Điều này giúp người tham dự hiểu rõ vai trò và trách nhiệm trong cuộc họp.
Liệt kê chi tiết các chủ đề thảo luận, sắp xếp theo thứ tự logic và ưu tiên, phân bổ thời gian hợp lý cho từng phần.
Xác định rõ ràng các vấn đề, có thể phân loại theo mức độ ưu tiên và chuẩn bị sẵn phương án giải quyết.
Đây là bước đầu tiên nhưng rất quan trọng trong việc xây dựng agenda. Người thực hiện cần dành thời gian để suy nghĩ kỹ về mục đích và chủ đề/tiêu đề của cuộc họp.
Xác định mục tiêu cụ thể:
Mục tiêu cụ thể của cuộc họp là gì?
Muốn đạt được điều gì sau khi kết thúc?
Ví dụ: "Đưa ra quyết định về chiến lược marketing mới cho quý tới", "Giải quyết vấn đề X đang ảnh hưởng đến tiến độ dự án Y", "Thống nhất các mục tiêu và KPI cho bộ phận Z"
Xác định vấn đề chính:
Vấn đề chính cần được thảo luận là gì?
Những khía cạnh nào liên quan đến chủ đề chính?
Ví dụ: "Phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh", "Đánh giá các phương án marketing khác nhau", "Phân công nhiệm vụ và trách nhiệm cho từng thành viên"
Để đảm bảo tính chính xác trong agenda, khi thực hiện bước 1 cần thảo luận kỹ lưỡng cùng các đồng nghiệp hoặc những thành viên có liên quan. Điều này giúp người thực hiện có thêm nhiều thông tin hữu ích về chủ đề, tiêu đề cho agenda.
Phần này cần được thể hiện bên dưới tiêu đề agenda. Nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp, thẩm mỹ, cần cung cấp rõ ràng, chi tiết về các thông tin trong bước 2 này.
Ai tham dự (Who):
Liệt kê đầy đủ danh sách những người tham dự, bao gồm cả người dẫn dắt, diễn giả và người tham gia
Xác định rõ vai trò của từng người trong cuộc họp
Ghi chú chức vụ và phòng ban của từng thành viên
Địa điểm (Where):
Xác định địa điểm tổ chức cuộc họp, có thể là trực tiếp hoặc trực tuyến
Nếu tổ chức trực tiếp: ghi rõ địa chỉ, phòng họp và cách thức di chuyển
Nếu tổ chức trực tuyến: ghi rõ nền tảng họp (Zoom, Google Meet,...) và thông tin truy cập
Thời gian (When):
Ghi rõ thời gian bắt đầu và kết thúc của cuộc họp
Nên dự trù thêm thời gian cho phần chào hỏi, giới thiệu và kết thúc
Ví dụ thực tế:
Người tham dự: - Giám đốc marketing - Trưởng nhóm marketing - Các nhân viên marketing - Đại diện bộ phận bán hàng Địa điểm: Phòng họp Bạch Thái Bưởi lầu 2, tòa nhà A, 314 Nguyễn Trãi, Quận 1 Thời gian: 9:00 - 11:00 sáng, Thứ Sáu, ngày 24 tháng 09 năm 2024
Để đảm bảo cuộc họp tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất đối với mọi người, người thực hiện agenda nên thu thập ý kiến của người tham dự trước khi xây dựng. Có thể thực hiện điều này bằng cách gửi email hoặc khảo sát cho họ.
Cách thực hiện:
Khuyến khích họ đóng góp những chủ đề, câu hỏi hoặc đề xuất liên quan đến mục đích chính của cuộc họp
Đảm bảo tất cả mọi người đều có cơ hội tham gia
Cuộc họp sẽ tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất đối với họ
Ví dụ email thu thập ý kiến:
Tiêu đề Email: "Xin ý kiến cho cuộc họp về chiến lược marketing quý tiếp theo"
Nội dung:
"Kính gửi các anh/chị/em,
Như mọi người đã biết, chúng ta sẽ tổ chức một cuộc họp để thảo luận về chiến lược marketing cho quý tiếp theo vào [ngày] lúc [giờ] tại [địa điểm].
Để đảm bảo cuộc họp tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất đối với mọi người, tôi rất mong nhận được ý kiến về những vấn đề mà các anh/chị/em muốn được thảo luận trong cuộc họp.
Vui lòng chia sẻ ý kiến của bạn qua [link khảo sát] trước [ngày].
Cảm ơn các anh/chị/em đã dành thời gian.
Trân trọng,
[Tên người thực hiện Agenda]"
Liệt kê các chủ đề chính cần được thảo luận trong cuộc họp theo thứ tự ưu tiên. Ghi rõ thời gian dự kiến dành cho mỗi chủ đề. Việc này giúp đảm bảo cuộc họp diễn ra theo đúng tiến độ và tập trung vào những vấn đề quan trọng nhất.
Các yêu cầu khi trình bày nội dung:
Sắp xếp theo thứ tự logic và ưu tiên
Phân bổ thời gian hợp lý cho từng chủ đề
Xác định người dẫn dắt cho mỗi chủ đề
Người dẫn dắt cần đảm bảo cuộc thảo luận diễn ra theo đúng mục tiêu và tiến độ
Tạo điều kiện cho tất cả mọi người đều có cơ hội tham gia
Ví dụ trình bày nội dung:
9:00 AM - 9:30 AM: Chào hỏi và giới thiệu (Người dẫn dắt: Giám đốc Marketing)
9:30 AM - 10:00 AM: Phân tích thị trường và đối thủ cạnh tranh (Người dẫn dắt: Trưởng phòng Marketing)
10:00 AM - 10:30 AM: Xác định mục tiêu cụ thể cho từng kênh marketing (Người dẫn dắt: Chuyên viên Marketing)
10:30 AM - 11:00 AM: Lập kế hoạch Marketing chi tiết cho Quý III năm 2024
Xem xét kỹ lưỡng từng chủ đề chính:
Xác định những điểm mấu chốt, vấn đề cốt lõi và các khía cạnh cần được làm rõ trong mỗi chủ đề
Tìm ra những vấn đề then chốt cần được thảo luận và giải quyết
Thu thập câu hỏi từ nhiều nguồn:
Người xây dựng agenda tự đặt ra những câu hỏi chủ chốt liên quan đến bản chất và mục tiêu của mỗi chủ đề
Gửi email hoặc khảo sát cho người tham dự để họ đóng góp câu hỏi mong muốn được giải đáp
Tham khảo ý kiến của những người có chuyên môn hoặc kinh nghiệm liên quan để có câu hỏi chuyên sâu và thiết thực
Xử lý và sử dụng câu hỏi:
Liệt kê đầy đủ tất cả câu hỏi cần thiết để giải quyết vấn đề cốt lõi và đạt mục tiêu cuộc họp
Tránh bỏ sót những câu hỏi quan trọng có thể ảnh hưởng đến kết quả thảo luận
Dự trù thêm một số câu hỏi bổ sung để linh hoạt điều chỉnh trong quá trình họp
Gửi danh sách câu hỏi cho người tham dự trước cuộc họp để họ có thời gian chuẩn bị
Trong cuộc họp:
Sử dụng danh sách câu hỏi như kim chỉ nam để dẫn dắt cuộc thảo luận đúng hướng
Linh hoạt điều chỉnh thứ tự các câu hỏi nếu cần thiết
Ghi chép lại những câu hỏi mới phát sinh để giải đáp sau
Người dẫn dắt sẽ có trách nhiệm điều phối thảo luận, thúc đẩy sự tham gia của mọi người và hướng dẫn cuộc họp đi đúng hướng. Do vậy, cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố sau khi lựa chọn người dẫn dắt cho từng chủ đề trong agenda:
Kiến thức chuyên môn:
Người dẫn dắt cần có kiến thức chuyên môn sâu rộng về chủ đề thảo luận
Có thể giải đáp các câu hỏi, định hướng thảo luận và đưa ra những đánh giá, nhận định có giá trị
Nên ưu tiên lựa chọn những người có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực liên quan đến chủ đề thảo luận
Kỹ năng dẫn dắt:
Người dẫn dắt cần có kỹ năng dẫn dắt, điều phối thảo luận hiệu quả
Đảm bảo cuộc họp diễn ra suôn sẻ, logic và thu hút sự tham gia của tất cả mọi người
Có khả năng quản lý thời gian và giữ cuộc thảo luận đúng trọng tâm
Tính trung lập:
Nếu cuộc họp thảo luận về vấn đề có nhiều quan điểm khác nhau, cần lựa chọn người dẫn dắt giữ lập trường trung lập, khách quan
Không thiên vị cho bất kỳ ý kiến nào
Đảm bảo tất cả mọi người đều có cơ hội bày tỏ quan điểm và được lắng nghe một cách công bằng
Sau khi đã hoàn thành các bước xây dựng agenda, cần dành thời gian để rà soát và điều chỉnh toàn bộ nội dung nhằm đảm bảo sự hoàn chỉnh, logic và phù hợp với mục đích cuộc họp.
Kiểm tra nội dung và tính logic:
Xem xét kỹ lưỡng tất cả các nội dung trong agenda
Đảm bảo chúng liên quan chặt chẽ đến mục đích chính của cuộc họp
Được trình bày một cách logic, rõ ràng và có thứ tự hợp lý
Xác minh tính chính xác:
Xác minh tính chính xác của tất cả thông tin, bao gồm tên, chức danh, địa điểm, thời gian, nội dung thảo luận, câu hỏi cần giải đáp
Sửa chữa lỗi chính tả, ngữ pháp và thông tin sai lệch
Đảm bảo tất cả thông tin liên lạc và chi tiết logistic đều chính xác
Đánh giá thời gian:
Đánh giá tính hợp lý của thời gian dành cho từng chủ đề thảo luận
Đảm bảo thời gian được phân bổ phù hợp với tầm quan trọng của nội dung
Xem xét điều chỉnh thời gian nếu cần thiết để đảm bảo tất cả vấn đề quan trọng được thảo luận đầy đủ
Cân bằng số lượng câu hỏi:
Đánh giá số lượng câu hỏi cần giải đáp so với thời gian dành cho thảo luận
Đảm bảo có đủ thời gian để thảo luận sâu các vấn đề quan trọng nhất
Loại bỏ những câu hỏi không cần thiết hoặc có thể xử lý sau cuộc họp
Hoàn thiện định dạng:
Định dạng văn bản rõ ràng, dễ đọc với font chữ và kích thước phù hợp
Sử dụng tiêu đề, phụ đề và điểm nhấn để làm nổi bật nội dung quan trọng
Thêm logo công ty hoặc hình ảnh minh họa nếu cần thiết
Lưu agenda dưới dạng PDF hoặc tài liệu dễ chia sẻ
Người tổ chức cuộc họp hoặc người điều phối thường sở hữu agenda. Trong một số trường hợp, chuyên gia về chủ đề hoặc đại diện tổ chức bên ngoài có thể có quyền sở hữu.
Agenda có thể được tạo trong tài liệu Word, Excel, PDF hoặc phần mềm quản lý dự án chuyên dụng tùy theo nhu cầu sử dụng.
Nên sử dụng agenda cho tất cả các cuộc họp trang trọng. Nếu muốn tiết kiệm thời gian, đi đúng hướng và hoàn thành mục tiêu cụ thể thì agenda là công cụ tuyệt vời.
Agenda không chỉ là một danh sách đơn giản mà là công cụ quản lý thời gian và nâng cao hiệu quả làm việc vô cùng quan trọng. Việc nắm vững cách tạo agenda chuyên nghiệp sẽ giúp bạn tổ chức các cuộc họp hiệu quả hơn, tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp và thăng tiến trong sự nghiệp.
The Vuon Luxury Garden hy vọng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về agenda và cách áp dụng vào thực tế công việc. Hãy bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để trải nghiệm sự khác biệt trong cách tổ chức công việc của mình!
