Event Assistant hay còn gọi là Trợ lý sự kiện, là một chuyên viên cấp entry-level (mới vào nghề) trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Họ đóng vai trò như "cánh tay phải" đắc lực của Event Manager (Quản lý sự kiện) hoặc Event Coordinator (Điều phối viên sự kiện).
Nếu so sánh một sự kiện như một bộ máy vận hành phức tạp, Event Assistant chính là những "bánh răng" nhỏ nhưng không thể thiếu. Họ đảm bảo mọi chi tiết hành chính, logistic và điều phối được thực hiện một cách trơn tru, giúp sự kiện diễn ra thành công.
Dù không phải là người đứng trước hậu trường hay "tỏa sáng" trước công chúng, Event Assistant lại là nền tảng vững chắc để các sự kiện có thể vận hành suôn sẻ. Không có họ, những Event Manager dày dạn kinh nghiệm cũng sẽ gặp khó khăn trong việc xử lý hàng trăm công việc nhỏ nhưng quan trọng.
Event Assistant đảm nhận những công việc nền tảng, chi tiết mà không trực tiếp quản lý toàn bộ sự kiện. Tuy nhiên, vai trò của họ vô cùng quan trọng trong chuỗi hoạt động tổ chức sự kiện.
Đây là một trong những nhiệm vụ cốt lõi của Event Assistant. Họ chịu trách nhiệm soạn thảo các loại tài liệu liên quan đến sự kiện, từ proposal, timeline cho đến checklist chi tiết. Ngoài ra, họ còn phải lưu trữ hợp đồng, hóa đơn một cách khoa học, đảm bảo mọi giấy tờ đều có thể tra cứu nhanh chóng khi cần thiết.
Việc ghi biên bản họp cũng là công việc thường xuyên mà Event Assistant phải thực hiện. Họ cần ghi chép đầy đủ các quyết định, phân công công việc và deadline để toàn bộ team có thể theo dõi tiến độ.
Event Assistant là người theo dõi sát sao tiến độ chuẩn bị của từng hạng mục trong sự kiện. Họ đặt và liên hệ với các nhà cung cấp (vendor) như công ty catering, vận chuyển, âm thanh ánh sáng, trang trí... Mỗi vendor đều cần được follow up định kỳ để đảm bảo họ hiểu rõ yêu cầu và có thể hoàn thành đúng hạn.
Việc vận chuyển thiết bị, sắp xếp trang trí cũng nằm trong phạm vi quản lý của Event Assistant. Họ cần phối hợp với nhiều bên để đảm bảo mọi thứ được đưa đến đúng địa điểm, đúng thời gian.
Communication (giao tiếp) là kỹ năng không thể thiếu của một Event Assistant. Họ là cầu nối giữa Event Manager với clients, vendors, sponsors và các bên liên quan khác. Từ việc gửi email thông báo, mời khách tham dự, đến việc gọi điện đôn đốc vendor giao hàng đúng hạn - tất cả đều do Event Assistant xử lý.
Họ cũng chịu trách nhiệm cập nhật thông tin liên tục cho tất cả các bên, đảm bảo không có sự nhầm lẫn hay thiếu sót trong quá trình chuẩn bị.
Khi sự kiện diễn ra, Event Assistant là người luôn có mặt để xử lý các tình huống phát sinh. Họ kiểm tra địa điểm trước giờ G, hỗ trợ khách mời check-in, quản lý quà tặng và vật phẩm sự kiện, đồng thời giải đáp mọi thắc mắc từ khách mời.
Đây là giai đoạn dài nhất và chiếm phần lớn thời gian làm việc của Event Assistant. Những công việc chính bao gồm:
Lập kế hoạch và timeline: Event Assistant tham gia vào việc xây dựng kế hoạch tổng thể cho sự kiện. Họ giúp lên timeline chi tiết, liệt kê danh sách các hạng mục cần hoàn thành và phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc.
Thu thập thông tin: Họ là người thu thập và tổng hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau - từ yêu cầu của khách hàng, thông tin về sponsors, đến các thông số kỹ thuật từ brand. Mọi thông tin này cần được ghi chép và lưu trữ cẩn thận.
Sắp xếp cuộc họp: Event Assistant đặt lịch họp cho team, gửi lời mời và reminder đến các thành viên. Trong cuộc họp, họ ghi biên bản đầy đủ và phân phát lại cho mọi người sau đó.
Liên lạc với vendors: Đây là một trong những công việc tốn nhiều thời gian nhất. Event Assistant cần liên hệ với từng vendor, giải thích yêu cầu chi tiết, yêu cầu báo giá và so sánh để chọn nhà cung cấp phù hợp. Sau khi chọn được vendor, họ tiếp tục follow up để đảm bảo tiến độ.
Booking dịch vụ: Từ catering, vận chuyển, đến accommodation cho khách VIP - tất cả đều cần được đặt trước và xác nhận kỹ lưỡng. Event Assistant phải kiểm tra kỹ các điều khoản trong hợp đồng và đảm bảo không có sai sót.
Quản lý ngân sách: Họ thu thập báo giá từ nhiều vendor, theo dõi chi phí phát sinh và cập nhật vào bảng tính ngân sách. Việc này giúp Event Manager có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính của sự kiện.
Khi sự kiện chính thức diễn ra, Event Assistant chuyển sang chế độ "chiến đấu" với nhiều công việc cần xử lý nhanh chóng:
Thiết lập không gian: Trước giờ khách đến, Event Assistant phải đảm bảo mọi thứ được bố trí đúng như kế hoạch. Từ vị trí bàn ghế, backdrop, đến hệ thống âm thanh ánh sáng - tất cả phải được kiểm tra kỹ lưỡng.
Quản lý check-in: Họ setup quầy check-in, chuẩn bị danh sách khách mời, phát thẻ tham dự và quà tặng. Đối với khách VIP, Event Assistant cần hướng dẫn riêng và đảm bảo họ được phục vụ chu đáo.
Phối hợp với vendors: Trong suốt sự kiện, Event Assistant là đầu mối chính để xử lý các vấn đề với vendor. Nếu có thiết bị hỏng, đồ ăn chưa đủ, hay bất kỳ vấn đề nào khác - họ phải nhanh chóng tìm giải pháp.
Hỗ trợ MC và các hoạt động: Event Assistant giúp MC chuẩn bị script, phát tờ rơi, quà tặng cho khách, và đảm bảo các hoạt động diễn ra đúng timeline.
Ghi nhận feedback: Họ quan sát phản ứng của khách mời, ghi nhận những góp ý và đánh giá để cải thiện cho các sự kiện sau.
Công việc không dừng lại khi sự kiện kết thúc. Event Assistant còn phải:
Dọn dẹp và trả thiết bị: Giám sát việc tháo dỡ, đóng gói và trả lại thiết bị cho vendors. Họ cần kiểm tra kỹ để đảm bảo không có gì bị thất lạc hay hư hỏng.
Thu thập feedback: Gửi form khảo sát đến khách mời, sponsors và các bên liên quan để thu thập ý kiến đánh giá về sự kiện.
Xử lý hóa đơn: Đối chiếu các hóa đơn từ vendors với báo giá ban đầu, xử lý thanh toán và lưu trữ chứng từ.
Viết báo cáo: Tổng hợp số liệu, feedback và viết báo cáo tổng kết sự kiện để học hỏi kinh nghiệm cho lần sau.
Đây là kỹ năng quan trọng nhất đối với một Event Assistant. Họ phải xử lý nhiều công việc cùng một lúc - từ liên lạc với vendors, cập nhật timeline, đến chuẩn bị tài liệu. Khả năng sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên và quản lý thời gian hiệu quả là chìa khóa để không bị quá tải.
Trong tổ chức sự kiện, một chi tiết nhỏ bị sót có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng. Event Assistant cần có con mắt tinh tường để phát hiện sai sót, từ lỗi chính tả trong tài liệu, đến việc thiếu một chiếc ghế trong phòng họp. Sự tỉ mỉ và cẩn thận là yêu cầu bắt buộc.
Event Assistant làm việc với rất nhiều người - từ clients, vendors, đồng nghiệp đến khách mời. Họ cần biết cách giao tiếp rõ ràng, lịch sự và chuyên nghiệp. Kỹ năng viết email, đàm phán qua điện thoại và giao tiếp trực tiếp đều quan trọng như nhau.
Sự kiện luôn tiềm ẩn những tình huống bất ngờ - vendor giao hàng trễ, khách hủy tham dự phút chót, thiết bị hỏng giữa chừng... Event Assistant cần có khả năng tư duy nhanh, đưa ra phương án "chữa cháy" hiệu quả và xử lý khủng hoảng một cách bình tĩnh.
Không phải lúc nào cũng có điều kiện lý tưởng. Khi nguồn lực hạn chế hay kế hoạch thay đổi đột ngột, Event Assistant cần linh hoạt thích nghi và tìm ra giải pháp sáng tạo để vẫn đảm bảo chất lượng sự kiện.
Deadline gấp, khối lượng công việc lớn và áp lực từ nhiều phía là điều thường xuyên trong ngành sự kiện. Event Assistant cần có sức chịu đựng tốt, biết cách quản lý stress và vẫn duy trì hiệu suất làm việc cao.
Event Assistant có thể làm việc với đa dạng các loại sự kiện:
Sự kiện doanh nghiệp: Bao gồm hội nghị nội bộ công ty, họp báo ra mắt sản phẩm, tiệc year-end party, team building, sự kiện kỷ niệm thành lập...
Hội thảo và conference: Từ hội thảo chuyên ngành nhỏ đến conference quốc tế lớn với hàng trăm người tham dự.
Triển lãm và trade show: Các gian hàng triển lãm sản phẩm, hội chợ thương mại, showcase công nghệ...
Sự kiện xã hội: Tiệc cưới, sinh nhật, lễ kỷ niệm, gala dinner...
Sự kiện văn hóa nghệ thuật: Concert, festival, triển lãm nghệ thuật, buổi ra mắt phim...
Mỗi loại sự kiện có đặc thù riêng, nhưng vai trò và trách nhiệm cốt lõi của Event Assistant vẫn giữ nguyên.
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai vị trí này. Hãy cùng phân biệt:
Event Coordinator là người quản lý và điều phối toàn bộ sự kiện. Họ chịu trách nhiệm về kế hoạch tổng thể, quản lý ngân sách lớn, đưa ra quyết định chiến lược và giám sát tất cả các vendors. Event Coordinator thường có nhiều năm kinh nghiệm và khả năng tư duy chiến lược.
Event Assistant là người hỗ trợ Event Coordinator bằng cách đảm nhận các công việc hành chính, logistic và chi tiết. Họ thực thi các quyết định đã được đưa ra, xử lý công việc hàng ngày và tạo điều kiện để Event Coordinator có thể tập trung vào big picture.
Nói cách khác, Event Coordinator là "người chỉ huy" còn Event Assistant là "người thực thi". Cả hai vị trí đều quan trọng và bổ trợ cho nhau.
Event Assistant là một vị trí tuyệt vời để bắt đầu sự nghiệp trong ngành tổ chức sự kiện. Sau khi tích lũy đủ kinh nghiệm và kỹ năng, bạn có thể phát triển theo các hướng:
Event Coordinator: Sau 1-2 năm làm Event Assistant, bạn có thể thăng tiến lên vị trí Coordinator, đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn trong việc quản lý sự kiện.
Event Manager: Với 3-5 năm kinh nghiệm, bạn có thể trở thành Event Manager - người quản lý toàn bộ team và chiến lược sự kiện.
Event Director: Đây là vị trí cấp cao nhất, phụ trách chiến lược phát triển dài hạn và quản lý nhiều dự án lớn đồng thời.
Ngoài ra, bạn cũng có thể chuyên sâu vào các lĩnh vực cụ thể như wedding planner, conference specialist, hay mở công ty tổ chức sự kiện riêng.
Môi trường năng động: Mỗi ngày làm việc đều khác nhau, không có sự nhàm chán. Bạn được tiếp xúc với nhiều người, nhiều lĩnh vực và học hỏi không ngừng.
Phát triển kỹ năng toàn diện: Từ communication, organization, đến problem-solving - tất cả các soft skills quan trọng đều được rèn luyện.
Cơ hội networking: Bạn được làm việc với nhiều clients, partners và chuyên gia trong ngành, mở rộng mạng lưới quan hệ đáng giá.
Thấy được thành quả cụ thể: Không như nhiều công việc văn phòng, Event Assistant nhìn thấy trực tiếp kết quả công sức của mình qua mỗi sự kiện thành công.
Lương và cơ hội thăng tiến: Dù là entry-level nhưng với sự chăm chỉ và năng lực, bạn có thể nhanh chóng thăng tiến và tăng lương đáng kể.
Event Assistant là gì? Đó là một nghề đòi hỏi sự tỉ mỉ, linh hoạt và đam mê với lĩnh vực sự kiện. Dù không phải vị trí "đứng trước hậu trường", Event Assistant lại là nền tảng vững chắc giúp mọi sự kiện thành công rực rỡ.
Nếu bạn là người yêu thích môi trường năng động, thích làm việc với nhiều người và muốn phát triển kỹ năng toàn diện, Event Assistant là điểm khởi đầu lý tưởng cho sự nghiệp trong ngành tổ chức sự kiện. Hãy trang bị cho mình những kỹ năng cần thiết và sẵn sàng cho hành trình đầy thử thách nhưng cũng vô cùng thú vị này nhé!
