Bạn đang chuẩn bị tổ chức một sự kiện quan trọng nhưng lo lắng không biết làm thế nào để đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ? Hay bạn là người mới bắt đầu trong lĩnh vực event và thường xuyên nghe đến thuật ngữ "Event Rundown" nhưng chưa thực sự hiểu rõ? Bài viết này sẽ giúp bạn nắm vững khái niệm Event Rundown là gì và cách áp dụng nó để tổ chức sự kiện thành công.
Event Rundown, hay còn được gọi với nhiều tên khác như Show Flow, Run of Show, Cue Sheet hoặc Agenda, là một danh sách chi tiết được sắp xếp theo thứ tự thời gian về tất cả các hoạt động sẽ diễn ra trong một sự kiện. Đây là công cụ không thể thiếu đối với bất kỳ ai làm việc trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, từ các buổi họp nhỏ đến những sự kiện quy mô lớn.
Để hiểu rõ hơn, Event Rundown giống như một bản thiết kế (blueprint) chi tiết chỉ dẫn luồng sự kiện từ đầu đến cuối. Nó không chỉ đơn thuần là một danh sách công việc, mà là một tài liệu toàn diện giúp mọi người trong đội ngũ sản xuất hiểu rõ vai trò của mình và phối hợp nhịp nhàng với nhau.
Một Event Rundown hoàn chỉnh cần bao gồm bốn yếu tố cơ bản:
Ai sẽ thực hiện - Xác định rõ người biểu diễn, diễn giả, hay người phụ trách từng phần trong sự kiện. Điều này giúp mọi người biết chính xác ai cần có mặt tại thời điểm nào.
Khi nào - Thời gian bắt đầu và kết thúc của từng segment. Yếu tố thời gian là cực kỳ quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra đúng lịch trình.
Những gì sẽ diễn ra - Nội dung chi tiết của từng phần trong chương trình, từ video mở đầu, bài phát biểu, đến phần hỏi đáp hay màn trình diễn.
Bao lâu - Thời lượng dự kiến của mỗi phần, giúp kiểm soát tổng thời gian sự kiện và đảm bảo không kéo dài quá mức.
Ở dạng đơn giản nhất, Event Rundown trông giống như một bảng tính với các hàng và cột được tổ chức rõ ràng. Mỗi hàng đại diện cho một segment trong chương trình (ví dụ: video mở đầu, bài phát biểu chào mừng, panel thảo luận, giờ nghỉ giải lao), trong khi các cột thể hiện các khía cạnh kỹ thuật và chi tiết cần thiết.
Một Event Rundown hiệu quả thường bao gồm những cột thông tin sau:
Thời lượng (Duration) - Ghi rõ mỗi phần sẽ kéo dài bao lâu, giúp tính toán tổng thời gian và điều chỉnh khi cần thiết.
Audio - Chi tiết về âm thanh như loại microphone sử dụng, nhạc nền, hay hiệu ứng âm thanh cần phát.
Video - Các nội dung trực quan cần hiển thị trên màn hình, từ slide thuyết trình đến video clip hay đồ họa.
Lighting - Yêu cầu về ánh sáng cho từng phần, điều này đặc biệt quan trọng đối với các sự kiện sân khấu hoặc gala dinner.
Personnel - Người chịu trách nhiệm cho từng phần, đảm bảo ai cũng biết nhiệm vụ của mình.
Technical Notes - Các ghi chú kỹ thuật bổ sung, cảnh báo về những điểm cần lưu ý đặc biệt.
Nhiều người tổ chức sự kiện, đặc biệt là những người mới vào nghề, thường thắc mắc liệu có thực sự cần phải tốn công làm một Event Rundown chi tiết hay không. Câu trả lời là có, và đây là những lý do thuyết phục:
Trong một sự kiện lớn, có thể có hàng chục thành viên từ nhiều đội khác nhau cùng làm việc: đội kỹ thuật, đội content, đội hospitality, đội truyền thông... Với Event Rundown là trung tâm thông tin duy nhất, mọi người đều cùng nhìn vào một tài liệu và hiểu rõ trách nhiệm của mình, từ đó phối hợp nhịp nhàng và hiệu quả.
Một sự kiện được lên kế hoạch tốt là một sự kiện có ít lỗi phát sinh. Event Rundown giúp bạn nhìn thấy bức tranh toàn cảnh, từ đó phát hiện những xung đột về thời gian, thiếu sót trong chuẩn bị, hoặc các điểm nghẽn có thể xảy ra. Việc sửa chữa trên giấy tờ luôn dễ dàng hơn nhiều so với xử lý sự cố ngay tại hiện trường.
Tổ chức sự kiện vốn là công việc áp lực cao. Thay vì phải ghi nhớ hàng trăm chi tiết trong đầu, Event Rundown hoạt động như một "bộ nhớ ngoài" đáng tin cậy. Bạn có thể tham khảo bất cứ lúc nào, giúp giảm bớt lo lắng và tăng sự tự tin khi điều hành sự kiện.
Khi các thành viên trong đội có một hướng dẫn rõ ràng và cấu trúc tốt, họ biết chính xác mình cần làm gì và khi nào. Việc hoàn thành thành công từng phần trong rundown mang lại cảm giác thành tựu, từ đó thúc đẩy động lực làm việc cho cả đội.
Thông thường, Event Rundown được tạo ra bởi Lead Producer (Nhà sản xuất chính) hoặc Show Caller (Người điều phối chương trình). Đây là những người có kinh nghiệm và hiểu biết sâu về quy trình sản xuất sự kiện.
Họ sẽ nhận thông tin về luồng tổng thể và mục tiêu sự kiện từ Event Manager (Người quản lý sự kiện) - người đại diện cho khách hàng hoặc ban tổ chức. Vì đội sản xuất có trách nhiệm biến tầm nhìn của người tổ chức thành hiện thực, nên việc hiểu rõ tầm nhìn này ngay từ giai đoạn lập kế hoạch là vô cùng quan trọng.
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa Event Rundown, Agenda và Script. Tuy cả ba đều cung cấp phác thảo về sự kiện, nhưng chúng có mức độ chi tiết và đối tượng sử dụng khác nhau.
Agenda là dạng đơn giản nhất, chỉ liệt kê những gì sẽ diễn ra và khi nào. Đây là tài liệu dành cho khách tham dự để họ biết được lịch trình chung của sự kiện.
Event Rundown (Show Flow) chi tiết hơn nhiều so với Agenda. Nó đảm bảo mọi thứ được sắp xếp đúng thứ tự, đúng lịch trình và hoạt động như một tổng thể hài hòa. Đây là công cụ làm việc nội bộ cho đội tổ chức và đội sản xuất.
Script là dạng chi tiết nhất, thường dài 20-25 trang, bao gồm tất cả mọi thứ: thời gian chính xác, nội dung cần nói, cách nói, ai nói, và cả các tác vụ diễn ra đồng thời. Script thường được sử dụng bởi diễn viên, MC và đội kỹ thuật trong các sự kiện phức tạp.
Tạo một Event Rundown tốt không khó, nhưng cần sự tỉ mỉ và hiểu biết về sự kiện bạn đang tổ chức. Dưới đây là các bước chi tiết:
Trước tiên, bạn cần hiểu rõ loại sự kiện mình đang tổ chức. Một hội thảo chuyên môn sẽ có cấu trúc khác hoàn toàn so với một lễ hội âm nhạc hay tiệc công ty. Mục tiêu của sự kiện là gì? Truyền thông thông tin, gắn kết đội nhóm, giải trí, hay kết hợp nhiều mục đích?
Khán giả trẻ tuổi sẽ có kỳ vọng khác với khán giả là các nhà quản lý cấp cao. Một sự kiện dành cho gia đình cần thiết kế khác với sự kiện B2B chuyên ngành. Hiểu khán giả giúp bạn sắp xếp các phần trong rundown một cách hợp lý.
Bắt đầu từ lúc khách bắt đầu đến (check-in, đăng ký) cho đến khi sự kiện kết thúc. Sắp xếp các phần theo logic tự nhiên: phần mở đầu để chào đón và giới thiệu, các phần chính là nội dung cốt lõi, giờ nghỉ để khách thư giãn, và phần đóng cửa để tổng kết và tạo ấn tượng cuối.
Mỗi phần trong rundown cần có một người chịu trách nhiệm chính (Person in Charge). Người này sẽ đảm bảo phần của mình diễn ra suôn sẻ và phối hợp với các bộ phận liên quan.
Đây là nghệ thuật cần kinh nghiệm. Mỗi phần cần đủ thời gian để truyền tải thông điệp nhưng không quá dài đến mức khán giả mất tập trung. Nhớ dành thời gian dự phòng cho những sự cố không mong muốn.
Sử dụng màu sắc, font chữ, và bố cục hợp lý để thông tin dễ nhìn. Những phần quan trọng hoặc cần chú ý đặc biệt nên được highlight. Đảm bảo ai cũng có thể đọc và hiểu rundown chỉ trong vài phút.
Điều gì có thể xảy ra sẽ xảy ra - đây là nguyên tắc Murphy mà người tổ chức sự kiện nào cũng phải biết. Hãy có kế hoạch dự phòng cho những tình huống như diễn giả đến muộn, thiết bị kỹ thuật hỏng, thời tiết xấu (nếu sự kiện ngoài trời), hoặc chương trình chạy nhanh/chậm hơn dự kiến.
Sau khi hoàn thiện bản thảo, chia sẻ với tất cả các bên liên quan: MC, diễn giả, đội kỹ thuật, đội venue, đội catering... Thu thập phản hồi và điều chỉnh cho phù hợp. Một rundown tốt là kết quả của sự hợp tác, không phải sản phẩm của một người.
Theo truyền thống, hầu hết Event Rundown được tạo bằng các bảng tính đơn giản như Microsoft Excel hoặc Google Sheets. Đây vẫn là lựa chọn phổ biến vì dễ tiếp cận, linh hoạt và hầu hết mọi người đều biết sử dụng.
Tuy nhiên, ngày nay đã có nhiều phần mềm chuyên dụng được thiết kế riêng cho việc tạo và quản lý Event Rundown như Shoflo, Stagetimer, hay Lasso. Những công cụ này cung cấp các tính năng nâng cao như:
Tính toán thời gian tự động và cảnh báo khi chạy quá giờ
Theo dõi tiến độ show real-time
Bộ đếm thời gian hiển thị cho diễn giả
Quản lý script tích hợp
Gửi thông báo và tin nhắn trực tiếp cho các thành viên
Tùy vào quy mô và độ phức tạp của sự kiện, bạn có thể chọn công cụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của mình.
Từ kinh nghiệm của những người làm event lâu năm, có một số mẹo nhỏ giúp bạn tận dụng tối đa Event Rundown:
In ấn và chia sẻ sớm - Đừng chỉ gửi file điện tử. Hãy in ra cho những người cần, đặc biệt là đội kỹ thuật và MC. Trong lúc bận rộn, tài liệu giấy đôi khi tiện lợi hơn là phải mở laptop hay điện thoại.
Cập nhật liên tục - Event Rundown là tài liệu sống, không phải bản khắc đá. Khi có thay đổi, cập nhật ngay và thông báo cho mọi người. Đánh số phiên bản để tránh nhầm lẫn.
Họp để chạy rundown - Trước sự kiện, tổ chức ít nhất một buổi họp để "walk through" toàn bộ rundown với tất cả các bên. Đây là cơ hội để mọi người đặt câu hỏi và làm rõ những điểm còn mơ hồ.
Giữ liên lạc thường xuyên - Trong ngày sự kiện, show caller cần có hệ thống liên lạc tốt (walkie-talkie hoặc headset) để điều phối theo rundown và xử lý tình huống phát sinh.
Event Rundown không chỉ là một tài liệu hành chính, mà là công cụ chiến lược giúp biến ý tưởng thành hiện thực. Từ những buổi họp nhỏ với vài chục người đến những sự kiện lớn với hàng nghìn khách tham dự, Event Rundown là xương sống giúp mọi thứ vận hành trơn tru.
Việc đầu tư thời gian để tạo một Event Rundown chi tiết và chính xác sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều công sức trong quá trình thực hiện sự kiện. Nó không chỉ giúp bạn tự tin hơn với vai trò người tổ chức, mà còn mang lại trải nghiệm tốt hơn cho khách tham dự - mục tiêu cuối cùng của bất kỳ sự kiện nào.
Hy vọng bài viết này của The Vuon đã giúp bạn hiểu rõ Event Rundown là gì và cách áp dụng nó trong công việc tổ chức sự kiện của mình. Hãy bắt đầu với những sự kiện nhỏ để luyện tập, và dần dần bạn sẽ thành thạo công cụ quan trọng này!
