Dự trù là việc tính toán trước các khoản chi phí, vật tư hoặc thời gian cần dùng cho một công việc sắp thực hiện.
Đây là bước chuẩn bị trước khi bắt đầu một dự án, một sự kiện hoặc một công việc có ngân sách giới hạn. Người phụ trách sẽ liệt kê những hạng mục cần chi, ước lượng số lượng và đơn giá, rồi cộng tổng để biết cần chuẩn bị bao nhiêu tiền hoặc vật tư trước khi triển khai.
Theo Từ điển tiếng Việt, dự trù vừa là động từ chỉ việc tính trước những thứ cần dùng để cơ quan có thẩm quyền xét duyệt, vừa là danh từ chỉ bản kế hoạch nêu ra các số liệu tính toán trước cho công việc dự định làm. Ví dụ, một trưởng nhóm chuẩn bị tiệc cuối năm cho 40 người sẽ dự trù trước chi phí địa điểm, tiệc và quà tặng để trình lên cấp trên phê duyệt.
Dự trù nhấn mạnh việc tính trước chi phí, vật tư để xin duyệt, còn dự đoán, dự toán và dự kiến mang sắc thái khác nhau.
Bốn từ này gần nghĩa nên thường bị dùng lẫn trong giao tiếp hằng ngày. Điểm khác biệt nằm ở mục đích sử dụng và mức độ trang trọng của từng từ.
Trong một kế hoạch tổ chức sự kiện, bạn có thể vừa dự kiến quy mô khách mời, vừa dự trù kinh phí chi tiết theo hạng mục, rồi dự toán lại ngân sách tổng thể trước khi trình duyệt.
Dự trù được dùng trong nhiều lĩnh vực, từ ngân sách gia đình đến kinh phí sự kiện, vật tư sản xuất và thời gian dự án.
Không chỉ dừng ở việc tổ chức sự kiện, dự trù còn xuất hiện trong hầu hết các hoạt động cần chuẩn bị nguồn lực trước.
Trong khuôn khổ bài viết này, phần trọng tâm sẽ tập trung vào dự trù kinh phí sự kiện vì đây là dạng dự trù phổ biến nhất và thường cần lập bảng chi tiết nhất.
Không dự trù trước dễ khiến bạn thiếu tiền giữa lúc triển khai hoặc phải cắt giảm hạng mục quan trọng của sự kiện.
Khi thiếu bảng dự trù, người tổ chức thường chỉ ước lượng ngân sách theo cảm tính. Đến khi ký hợp đồng với nhà cung cấp, chi phí thực tế có thể vượt xa dự tính ban đầu vì bỏ sót những hạng mục nhỏ như phí vận chuyển, phí gửi xe hoặc chi phí dọn dẹp sau sự kiện.
Một bảng dự trù rõ ràng còn là căn cứ để trình lãnh đạo hoặc bộ phận tài chính phê duyệt ngân sách. Bảng có số liệu cụ thể, chia theo hạng mục sẽ dễ được thông qua hơn một con số ước lượng chung, đồng thời giúp bạn thương lượng giá tốt hơn với nhà cung cấp.
Dự trù kinh phí là bảng liệt kê chi tiết các khoản cần chi cho một sự kiện, kèm số lượng, đơn giá và thành tiền.
Đây là hình thức phổ biến nhất của dự trù, thường xuất hiện khi tổ chức sự kiện, khai trương, hội thảo hoặc tiệc cuối năm. Người lập bảng sẽ chia nhỏ ngân sách theo từng nhóm hạng mục để dễ theo dõi và kiểm soát.
Một bảng dự trù kinh phí sự kiện thường gồm các nhóm hạng mục sau:
Nếu bạn muốn tham khảo một bảng dự trù kinh phí sự kiện đầy đủ với số lượng và đơn giá cụ thể, có thể xem thêm mẫu dự trù kinh phí sự kiện chi tiết để áp dụng ngay cho kế hoạch của mình.
Lập bảng dự trù kinh phí gồm 5 bước cơ bản, từ xác định quy mô đến cộng tổng và thêm phần dự phòng phát sinh.
Sau khi hoàn thành, bạn nên rà soát lại một lần để chắc chắn không thiếu hạng mục quan trọng như chi phí vận chuyển, chi phí dọn dẹp sau sự kiện hoặc phí gửi xe cho khách mời.
Mẫu dự trù kinh phí dưới đây tham khảo mức giá thị trường, bạn nên điều chỉnh theo quy mô và ngân sách thực tế.
Dưới đây là mức chi phí tham khảo cho một sự kiện khoảng 50 đến 100 khách, tổng hợp từ các đơn vị tổ chức sự kiện. Đây chỉ là số liệu tham khảo, mức giá thực tế sẽ thay đổi theo thời điểm và đơn vị cung cấp nên bạn cần xin báo giá mới nhất trước khi chốt.
Nếu bạn tổ chức sự kiện tại The Vuon Luxury Garden, chi phí thuê không gian đã được công khai rõ ràng nên rất dễ đưa vào bảng dự trù. Không gian Vườn Đông có giá 3.000.000 đồng/buổi cho 20 đến 100 khách, còn Vườn Tây dao động từ 5.000.000 đồng/buổi tùy sức chứa, chưa gồm phí quản lý và 10% VAT. Bạn có thể xem chi tiết tại bảng giá thuê phòng tổ chức sự kiện, hội thảo tại The Vuon để dự trù chính xác hơn ngay từ đầu.
Bảng dự trù chính xác cần tách chi phí cố định và chi phí biến đổi, đồng thời luôn có phần dự phòng phát sinh.
Nếu bạn cần một không gian sẵn có tiện ích cơ bản để giảm bớt hạng mục cần dự trù, có thể tham khảo thêm dịch vụ cho thuê phòng họp hoặc phòng đào tạo tại The Vuon, vốn đã bao gồm sẵn wifi, điều hòa và máy chiếu trong giá thuê.
Mức dự phòng phổ biến là khoảng 10% tổng ngân sách. Với sự kiện có nhiều hạng mục kỹ thuật hoặc thuê ngoài, bạn có thể tăng lên 15% để an toàn hơn.
Hai từ này gần nghĩa nhưng không hoàn toàn giống nhau. Dự toán thường dùng trong kế toán, tài chính, còn dự trù dùng rộng hơn cho cả vật tư, thời gian và kinh phí của một công việc.
Vẫn cần. Dù đã có ngân sách tổng, bảng dự trù chi tiết giúp bạn phân bổ hợp lý cho từng hạng mục và biết còn dư bao nhiêu để dự phòng cho phát sinh.
Nên xin báo giá từ 2 đến 3 nhà cung cấp cho mỗi hạng mục quan trọng như địa điểm, âm thanh ánh sáng và tiệc để có mức giá sát với thực tế nhất.
Dự trù là bước không thể bỏ qua nếu bạn muốn kiểm soát tốt chi phí cho bất kỳ công việc hoặc sự kiện nào. Một bảng dự trù rõ ràng, chia theo hạng mục và có phần dự phòng sẽ giúp bạn chủ động hơn khi làm việc với nhà cung cấp.
Nếu bạn đang tìm địa điểm tổ chức sự kiện, hội thảo hoặc đào tạo tại Hà Nội để đưa vào bảng dự trù, có thể tham khảo dịch vụ cho thuê địa điểm tổ chức sự kiện tại The Vuon Luxury Garden. Đội ngũ The Vuon sẵn sàng tư vấn chi phí cụ thể qua hotline 036.737.3223 hoặc email [email protected].
