Bạn đang chuẩn bị tổ chức một sự kiện và chưa biết bắt đầu từ đâu khi lên ngân sách? Hay bạn đã từng tổ chức nhưng luôn bị "vỡ kế hoạch" vì phát sinh chi phí ngoài dự kiến? Đó là câu chuyện của rất nhiều người - từ các bạn trẻ lần đầu làm sự kiện cho đến những nhà quản lý dày dạn kinh nghiệm.
Một mẫu dự trù kinh phí sự kiện được lập đúng cách sẽ giúp bạn kiểm soát từng đồng chi phí, tránh vượt ngân sách và đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ từ đầu đến cuối. Bài viết này, The Vuon Luxury Garden sẽ chia sẻ toàn bộ các hạng mục cần có, tỷ lệ phân bổ ngân sách hợp lý và những lưu ý thực tế để bạn tự tạo hoặc sử dụng mẫu bảng Excel quản lý ngân sách sự kiện hiệu quả nhất.
Nhiều người thường bỏ qua bước lập dự trù ngân sách vì nghĩ rằng mình đã có kinh nghiệm hoặc sự kiện quy mô nhỏ không cần thiết. Nhưng thực tế cho thấy, dù là buổi họp nội bộ hay sự kiện ra mắt sản phẩm quy mô lớn, chi phí phát sinh luôn là "kẻ thù thầm lặng" nếu bạn không chuẩn bị kỹ.
Một bảng dự trù kinh phí chi tiết giúp bạn:
Kiểm soát tổng ngân sách và phân bổ hợp lý cho từng hạng mục.
Dễ dàng xin duyệt kinh phí từ ban lãnh đạo hoặc trình bày với khách hàng.
Theo dõi chi phí thực tế so với dự kiến để điều chỉnh kịp thời.
Tránh bị "hụt" tiền vào phút cuối do quên tính một số khoản phát sinh.
Minh bạch tài chính với toàn bộ ban tổ chức và đối tác liên quan.
Hiểu được tầm quan trọng đó, The Vuon Luxury Garden đã tổng hợp một bộ mẫu dự trù kinh phí sự kiện đầy đủ nhất, giúp bạn dễ dàng áp dụng ngay cho sự kiện của mình.
Để giúp bạn tiết kiệm thời gian, The Vuon Luxury Garden đã xây dựng sẵn một mẫu bảng Excel dự trù kinh phí sự kiện với đầy đủ các hạng mục kể trên. Bảng Excel này được thiết kế theo hướng dễ sử dụng, có công thức tự động tính tổng và so sánh chi phí thực tế với dự kiến.
>>> Tải về: TẠI ĐÂY
Cách sử dụng bảng Excel mẫu:
Tải bảng mẫu về máy và mở bằng Microsoft Excel hoặc Google Sheets.
Điền thông tin sự kiện vào phần tiêu đề: tên sự kiện, ngày tổ chức, địa điểm, tổng ngân sách dự kiến.
Điền chi tiết từng hạng mục: số lượng, đơn giá, thành tiền. Bảng sẽ tự động tính tổng theo từng nhóm và toàn bộ sự kiện.
Cập nhật chi phí thực tế sau mỗi bước xác nhận với nhà cung cấp để theo dõi chênh lệch so với kế hoạch ban đầu.
Đánh giá sau sự kiện: So sánh ngân sách dự kiến và thực tế để rút kinh nghiệm cho lần tổ chức tiếp theo.
Đây thường là hạng mục chiếm tỷ trọng lớn nhất trong toàn bộ ngân sách sự kiện — có thể lên đến 20–30% tổng chi phí tùy quy mô và loại hình sự kiện.
Chi phí địa điểm bao gồm:
Phí thuê hội trường, trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng hoặc không gian ngoài trời.
Phí setup và dọn dẹp sau sự kiện.
Chi phí bảo vệ, bãi đậu xe, điện, nước phát sinh trong quá trình sử dụng.
Phụ phí nếu thuê thêm giờ so với hợp đồng ban đầu.
Lưu ý thực tế: Khi làm việc với đơn vị cho thuê địa điểm, bạn hãy yêu cầu báo giá chi tiết theo từng hạng mục thay vì gói tổng. Điều này giúp bạn dễ so sánh và đàm phán hơn. Ngoài ra, hãy hỏi rõ về chính sách hoàn tiền hoặc điều khoản hủy hợp đồng để tránh rủi ro không mong muốn.
Không có truyền thông, sự kiện dù tốt đến đâu cũng khó thu hút được đúng đối tượng khách mời. Hạng mục này thường chiếm khoảng 10–15% ngân sách.
Các khoản chi phí truyền thông cần dự trù bao gồm:
Thiết kế ấn phẩm: poster, banner, standee, thiệp mời, email marketing.
In ấn và phân phối tài liệu quảng bá.
Quảng cáo trực tuyến: Facebook Ads, Google Ads, TikTok Ads.
Chi phí PR: viết và đăng bài báo, truyền thông truyền thống.
Thuê KOL, Influencer hoặc đại sứ thương hiệu.
Chi phí livestream và sản xuất nội dung video.
Mẹo tối ưu ngân sách: Hãy tách riêng từng kênh truyền thông thành các dòng trong bảng Excel để dễ theo dõi hiệu quả và cắt giảm những kênh không phù hợp với mục tiêu sự kiện.
Con người là yếu tố quyết định sự thành công của mọi sự kiện. Chi phí nhân sự thường chiếm khoảng 15–20% tổng ngân sách và dễ bị tính thiếu nếu không liệt kê đầy đủ.
Các loại nhân sự cần tính đến:
MC, diễn giả, nghệ sĩ biểu diễn: thù lao, chi phí đi lại, ăn ở (nếu có).
PG/PB, lễ tân, staff sự kiện: chi phí thuê theo giờ hoặc theo ngày.
Nhân sự kỹ thuật: đội âm thanh, ánh sáng, kỹ thuật viên hiện trường.
Bảo vệ và nhân viên y tế: thường bắt buộc với các sự kiện quy mô lớn.
Phiên dịch: nếu sự kiện có yếu tố quốc tế.
Nhân sự hậu cần: vận chuyển, chuẩn bị đạo cụ, kiểm tra thiết bị.
Với mỗi vị trí, bảng dự trù nên ghi rõ số lượng người, số giờ/ngày làm việc và đơn giá để tính ra tổng chi phí nhân sự một cách chính xác nhất.
Đây là hạng mục ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng hình ảnh và âm thanh — tức là trải nghiệm của khách mời tại sự kiện. Chi phí kỹ thuật thường chiếm 10–25% tổng ngân sách, tùy mức độ yêu cầu.
Các thiết bị kỹ thuật cần đưa vào bảng dự trù:
Hệ thống âm thanh: loa, micro, mixer, thiết bị khuếch đại.
Hệ thống ánh sáng: đèn sân khấu, đèn trang trí, đèn hiệu ứng.
Màn hình LED, máy chiếu, màn chiếu.
Thiết bị quay phim, chụp ảnh, livestream.
Hệ thống dịch thuật đồng thời (với hội nghị quốc tế).
Sân khấu, bục phát biểu, bàn ghế, thảm trải sàn.
Chi phí nhân công lắp đặt, vận hành và tháo dỡ thiết bị.
Lời khuyên: Luôn dự phòng thêm 10% cho hạng mục kỹ thuật vì rủi ro sự cố thiết bị là điều khó tránh khỏi trong thực tế tổ chức sự kiện.
Không gian trang trí tạo nên dấu ấn thị giác và cảm xúc cho toàn bộ sự kiện. Hạng mục này thường chiếm khoảng 10–20% tổng ngân sách tùy yêu cầu về phong cách và quy mô.
Các hạng mục trang trí phổ biến:
Thiết kế concept tổng thể và bản vẽ không gian.
Backdrop chính, backdrop phụ, khung chào, cổng vào.
Hoa tươi, cột bóng, đèn trang trí, đạo cụ.
Khu vực check-in, booth chụp ảnh, bảng tên.
Khu vực trưng bày sản phẩm hoặc trải nghiệm thương hiệu.
Khi lập dự trù, hãy phân chia trang trí thành các gói cụ thể (gói cơ bản, gói tiêu chuẩn, gói cao cấp) để dễ dàng điều chỉnh khi ngân sách thay đổi mà không ảnh hưởng quá nhiều đến tổng thể sự kiện.
Thức ăn và đồ uống là yếu tố không thể thiếu trong hầu hết mọi loại sự kiện. Chi phí F&B thường chiếm 15–25% tổng ngân sách và phụ thuộc nhiều vào số lượng khách cũng như hình thức phục vụ.
Các khoản cần dự trù trong hạng mục F&B:
Set menu hoặc buffet cho khách mời chính thức.
Đồ ăn nhẹ, tea break cho khách và ban tổ chức.
Đồ uống, dịch vụ pha chế, quầy bar.
Bánh kem, tráng miệng (nếu là sự kiện kỷ niệm, ra mắt...).
Phí phục vụ, chi phí dụng cụ và vệ sinh khu vực ăn uống.
Quan trọng: Luôn tính thêm 5–10% số suất ăn so với số khách đăng ký để dự phòng trường hợp khách đến đông hơn dự kiến.
Quà tặng là cách để thương hiệu để lại ấn tượng lâu dài trong tâm trí khách mời sau khi sự kiện kết thúc. Hạng mục này thường chiếm khoảng 5–10% tổng ngân sách.
Các vật phẩm cần dự trù:
Túi quà, hộp quà thương hiệu.
Sổ tay, bút, USB, sản phẩm branded.
Voucher, thẻ quà tặng, mã giảm giá.
Sản phẩm mẫu dùng thử (với sự kiện ra mắt sản phẩm).
Quà cảm ơn cho diễn giả, đối tác và nhà tài trợ.
Để kiểm soát tốt, hãy lập danh sách từng loại quà tặng, số lượng theo từng đối tượng nhận (khách VIP, khách thường, ban tổ chức) và chi phí in ấn, đóng gói kèm theo.
Đây là hạng mục mà nhiều người thường bỏ sót hoặc định mức quá thấp — dẫn đến vỡ ngân sách vào phút chót. Kinh nghiệm thực tế cho thấy, bạn nên dự phòng 10–15% tổng ngân sách cho những chi phí không lường trước được.
Các chi phí phát sinh thường gặp:
Vận chuyển thiết bị, đạo cụ, hàng hóa đến địa điểm tổ chức.
Chi phí xin phép cơ quan chức năng (nếu tổ chức ngoài trời hoặc đường phố).
Phí bảo hiểm sự kiện.
Chi phí in ấn bổ sung khi có thay đổi thông tin phút cuối.
Các khoản thưởng hoặc hỗ trợ nhân sự khi làm việc ngoài giờ.
Khi trình bày bảng dự trù với ban lãnh đạo hoặc khách hàng, hãy giải thích rõ mục đích của quỹ dự phòng. Đây không phải là "tiền để dùng tùy ý" mà là khoản bảo đảm để sự kiện không bị gián đoạn vì thiếu kinh phí đột xuất.
Dưới đây là gợi ý tỷ lệ phân bổ ngân sách tham khảo cho một sự kiện quy mô trung bình:
|
Hạng mục |
Tỷ lệ đề xuất |
|---|---|
|
Địa điểm tổ chức |
20–30% |
|
Truyền thông – marketing |
10–15% |
|
Nhân sự tổ chức |
15–20% |
|
Thiết bị – kỹ thuật sân khấu |
10–25% |
|
Trang trí – décor |
10–20% |
|
Tiệc – F&B |
15–25% |
|
Quà tặng – vật phẩm |
5–10% |
|
Dự phòng phát sinh |
10–15% |
Lưu ý rằng các tỷ lệ này chỉ mang tính chất tham khảo. Tùy theo mục tiêu và tính chất của từng sự kiện (hội nghị, tiệc gala, ra mắt sản phẩm, team building...) mà bạn điều chỉnh trọng tâm chi tiêu cho phù hợp.
Dù đã có mẫu dự trù trong tay, nhiều ban tổ chức vẫn mắc phải những sai lầm cơ bản dưới đây:
Chỉ lấy một báo giá: Hãy lấy ít nhất 3 báo giá từ các nhà cung cấp khác nhau trước khi quyết định để đảm bảo bạn đang chọn mức giá cạnh tranh nhất.
Quên tính VAT và phí dịch vụ: Nhiều báo giá chưa bao gồm thuế VAT (10%) và phí dịch vụ. Nếu không tính đủ, ngân sách của bạn sẽ thiếu hụt đáng kể.
Không cập nhật bảng dự trù theo thời gian thực: Bảng dự trù nên được cập nhật liên tục khi có thay đổi về nhà cung cấp, số lượng khách hay yêu cầu phát sinh.
Dự phòng quá thấp: Nhiều người chỉ để 3–5% dự phòng nhưng thực tế kinh nghiệm cho thấy 10–15% mới là mức an toàn.
Phân công không rõ ràng: Mỗi hạng mục trong bảng dự trù nên có người phụ trách cụ thể để tránh tình trạng "việc của ai cũng không phải việc của ai".
Một mẫu dự trù kinh phí sự kiện hoàn chỉnh không chỉ giúp bạn kiểm soát chi phí mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong công tác tổ chức. Dù bạn đang lên kế hoạch cho một buổi hội thảo nội bộ hay một sự kiện gala hoành tráng, việc đầu tư thời gian vào bước lập ngân sách ngay từ đầu sẽ giúp bạn tránh được rất nhiều rủi ro và bất ngờ không mong muốn.
The Vuon Luxury Garden hy vọng bài viết và mẫu bảng Excel đi kèm sẽ trở thành công cụ hữu ích giúp bạn tổ chức sự kiện thành công, đúng ngân sách và để lại ấn tượng tốt đẹp trong lòng từng khách mời.
Bạn cần tư vấn địa điểm tổ chức sự kiện tại Hà Nội? The Vuon Luxury Garden — không gian xanh sang trọng giữa lòng thành phố — sẵn sàng đồng hành cùng bạn cho mọi loại hình sự kiện từ tiệc cưới, hội nghị đến các buổi ra mắt sản phẩm đẳng cấp. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá chi tiết!
