Mẫu tin nhắn nhắc nhở khách hàng là đoạn nội dung dựng sẵn, giúp doanh nghiệp thông báo lịch hẹn, đơn hàng hoặc thanh toán nhanh và nhất quán.
Nói đơn giản, đây là những đoạn văn bản được soạn trước, có thể copy và điền thông tin cụ thể như tên khách, thời gian, địa điểm hoặc mã đơn hàng. Nhân viên không cần soạn lại từ đầu mỗi lần gửi tin, vừa nhanh vừa tránh sai thông tin.
Các mẫu này thường được dùng qua Zalo, SMS hoặc email, tùy vào thói quen liên hệ của từng nhóm khách hàng. Với doanh nghiệp có lượng khách lớn, mẫu tin nhắn còn giúp nhiều nhân viên cùng gửi tin với văn phong đồng nhất.
Mẫu tin nhắn nhắc nhở khách hàng giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian soạn tin, giảm sai sót và giữ giọng điệu chuyên nghiệp khi chăm sóc khách.
Khi phải nhắc hàng chục khách mỗi ngày, việc gõ lại từng câu chữ rất dễ khiến nhân viên bỏ sót thông tin quan trọng như giờ hẹn hoặc số tiền cần thanh toán. Có mẫu sẵn giúp hạn chế tình trạng này.
Có nhiều loại mẫu tin nhắn nhắc nhở khách hàng, mỗi loại phục vụ một tình huống riêng như lịch hẹn, sự kiện, đơn hàng, thanh toán hoặc bảo trì.
Dưới đây là các nhóm mẫu tin nhắn được dùng nhiều nhất trong thực tế. Bạn có thể điều chỉnh câu chữ cho phù hợp với ngành và văn phong của doanh nghiệp mình.
Dùng khi khách có lịch tư vấn, khám bệnh, làm đẹp hoặc xem dự án. Tin nhắn cần nêu rõ giờ, ngày và địa điểm, kèm cách xác nhận hoặc đổi lịch.
Ví dụ: Chào Anh/Chị [Tên], [Tên doanh nghiệp] xin nhắc lịch hẹn của Anh/Chị vào [giờ] ngày [ngày] tại [địa điểm]. Anh/Chị vui lòng phản hồi tin này nếu cần đổi lịch, em cảm ơn.
Dùng cho khách đã đăng ký tham dự một buổi hội thảo, workshop hoặc lễ khai trương. Tin nhắn nên có thời gian, địa điểm hoặc link tham gia, kèm câu hỏi xác nhận có mặt.
Ví dụ: Chào Anh/Chị [Tên], còn một ngày nữa là đến sự kiện [tên sự kiện] vào [giờ] ngày [ngày] tại [địa điểm]. Anh/Chị xác nhận tham gia giúp em chuẩn bị chu đáo hơn nhé.
Dùng khi đơn hàng đang giao hoặc gặp trục trặc khi giao. Nội dung cần có mã đơn, thời gian dự kiến và hướng xử lý nếu giao không thành công.
Ví dụ: Chào Anh/Chị [Tên], đơn hàng [mã đơn] đang được vận chuyển, dự kiến giao vào [ngày]. Anh/Chị theo dõi đơn tại [link] hoặc phản hồi tin này nếu cần đổi giờ nhận hàng.
Đây là dạng tin nhắn cần viết cẩn thận nhất vì dễ khiến khách khó chịu nếu sai giọng điệu. Nên nhắc trước hạn một cách nhẹ nhàng, tránh dùng từ mang tính đòi nợ gay gắt.
Ví dụ: Chào Anh/Chị [Tên], khoản thanh toán [số tiền] cho đơn [mã đơn] sẽ đến hạn vào [ngày]. Anh/Chị vui lòng kiểm tra và thanh toán giúp đơn hàng được xử lý đầy đủ, em cảm ơn.
Dùng cho các dịch vụ có tính chu kỳ như bảo trì thiết bị, tái khám sức khỏe hoặc nhắc dùng sản phẩm đúng liều, đúng cách.
Ví dụ: Chào Anh/Chị [Tên], lịch bảo trì [tên thiết bị] của Anh/Chị đã đến gần, dự kiến vào [ngày]. Anh/Chị phản hồi tin này nếu cần đổi lịch để bên em sắp xếp.
Dùng để thúc đẩy khách sử dụng ưu đãi trước khi hết hạn, hoặc nhắc khách hoàn tất đơn hàng còn bỏ quên trong giỏ.
Ví dụ: Chào Anh/Chị [Tên], voucher [giá trị] tại [tên shop] sẽ hết hạn vào [ngày]. Anh/Chị dùng ngay để không bỏ lỡ ưu đãi nhé, xem thêm tại [link].
Một tin nhắn nhắc nhở hiệu quả cần ngắn gọn, gọi đúng tên khách, nêu rõ thời gian và có hướng dẫn phản hồi cụ thể để khách dễ hành động.
Với Zalo OA, doanh nghiệp có thể lưu các mẫu tin nhắn nhanh hoặc tạo mẫu ZNS có logo và nút bấm, giúp tin nhắn trông chuyên nghiệp hơn so với tin nhắn thường.
Lỗi thường gặp khi nhắc nhở khách hàng là gửi quá dày, thiếu thông tin cụ thể hoặc dùng giọng điệu cứng nhắc khi nhắc thanh toán, hạn nợ.
Zalo, SMS và email là ba kênh phổ biến nhất để gửi tin nhắn nhắc nhở khách hàng tại Việt Nam, mỗi kênh phù hợp với một nhóm tình huống khác nhau.
Zalo phù hợp với đa số ngành dịch vụ vì tỷ lệ mở tin cao và cho phép đính kèm hình ảnh, link. SMS thích hợp cho thông báo ngắn, mang tính khẩn như nhắc giờ hẹn trong ngày. Email phù hợp với nội dung dài hơn như hóa đơn hoặc thông tin sự kiện.
Nếu doanh nghiệp của bạn cần tổ chức buổi đào tạo nội bộ cho đội ngũ chăm sóc khách hàng về cách viết và gửi tin nhắn nhắc nhở, có thể tham khảo phòng đào tạo tại The Vuon Luxury Garden, với quy mô từ 10 đến 300 người tùy nhu cầu.
Với các nhóm chăm sóc khách hàng làm việc linh hoạt, cần vừa xử lý tin nhắn vừa họp nhanh với quản lý, không gian coworking cũng là một lựa chọn thuận tiện nhờ vị trí trung tâm và tiện ích đi kèm.
Không nên dùng một mẫu cố định cho tất cả trường hợp. Bạn nên có vài mẫu theo từng tình huống như lịch hẹn, đơn hàng hoặc thanh toán, sau đó điền thông tin riêng cho từng khách.
Thường một tin nhắc trước hạn và một tin nhắc sau hạn vài ngày là đủ. Nhắc quá nhiều lần trong thời gian ngắn dễ gây khó chịu cho khách.
Có thể dùng một vài emoji đơn giản nếu ngành nghề phù hợp, ví dụ bán lẻ hoặc làm đẹp. Với các ngành như tài chính, y tế hoặc pháp lý, nên hạn chế để giữ sự nghiêm túc.
Zalo OA phù hợp hơn khi doanh nghiệp cần gửi số lượng lớn và muốn có mẫu ZNS chuyên nghiệp. Zalo cá nhân phù hợp với quy mô nhỏ hoặc khi cần giữ sự thân thiện, gần gũi với khách quen.
Với mỗi tình huống, bạn chỉ cần một mẫu tin nhắn nhắc nhở khách hàng đủ ngắn, đủ rõ và đúng thời điểm. Hãy chọn vài mẫu phù hợp nhất với ngành của bạn ở trên, điều chỉnh câu chữ theo văn phong doanh nghiệp và bắt đầu áp dụng ngay từ hôm nay.
