Trong thế giới tổ chức sự kiện đầy sôi động ngày nay, event coordinator là gì đang trở thành câu hỏi được nhiều người quan tâm. Với sự phát triển mạnh mẽ của ngành công nghiệp sự kiện tại Việt Nam, nghề điều phối sự kiện ngày càng trở nên hot và thu hút nhiều bạn trẻ theo đuổi. Hãy cùng The Vuon Luxury Garden khám phá chi tiết về nghề nghiệp thú vị này nhé!
Event coordinator (điều phối viên sự kiện) là người chuyên nghiệp chịu trách nhiệm biến ý tưởng và kế hoạch sự kiện thành hiện thực. Họ là những người đảm bảo mọi chi tiết trong ngày diễn ra sự kiện được thực hiện một cách trôi chảy và hoàn hảo theo đúng kế hoạch đã được người lập kế hoạch sự kiện đề ra.
Nói một cách đơn giản, nếu người lập kế hoạch sự kiện (event planner) là "kiến trúc sư" thiết kế bản vẽ sự kiện, thì điều phối viên sự kiện chính là "nhà thầu xây dựng" biến bản vẽ đó thành công trình hoàn thiện. Họ là những người làm việc trực tiếp tại hiện trường, giải quyết mọi vấn đề phát sinh và đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kịch bản.
Nhiều người thường nhầm lẫn giữa hai vị trí này, nhưng thực tế chúng có những khác biệt rõ rệt.
Làm việc với khách hàng từ giai đoạn đầu để xác định tầm nhìn và ngân sách
Đưa ra các quyết định về chủ đề, địa điểm, giải trí, dịch vụ ăn uống
Tạo ra ý tưởng tổng thể cho sự kiện
Thường có kinh nghiệm từ 3 năm trở lên trong ngành
Tập trung vào việc thực hiện kế hoạch trong ngày diễn ra sự kiện
Quản lý nhân viên và giám sát các công việc vận hành
Xử lý các vấn đề phát sinh tại chỗ
Thường là vị trí dành cho người mới vào nghề
Tổ chức nhà cung cấp và đối tác Điều phối viên sự kiện cần nghiên cứu, liên hệ và đặt booking với các nhà cung cấp dịch vụ phù hợp cho từng loại sự kiện. Từ tiệc cưới đến hội nghị thương mại, mỗi sự kiện đều cần những nhà cung cấp chuyên biệt.
Lập kế hoạch vận chuyển chi tiết Họ phải thiết kế sơ đồ phòng, sắp xếp chỗ ngồi, chuẩn bị các sắp xếp về ăn uống nếu có dịch vụ phục vụ tiệc. Mỗi sự kiện đều khác nhau nên điều phối viên sẽ tích lũy được kinh nghiệm quý giá về cách bố trí đa dạng.
Quản lý đặt hàng và giao nhận Điều phối việc đặt hàng và nhận giao hàng của tất cả thiết bị, vật tư cần thiết như:
Giám sát toàn bộ quá trình Đây là lúc điều phối viên sự kiện phải thể hiện hết khả năng của mình. Họ cần:
Quản lý đội ngũ nhân viên Điều phối viên sự kiện phải giám sát và chỉ đạo nhóm để đảm bảo mọi việc được thực hiện đúng kế hoạch. Không có sự kiện nào diễn ra hoàn toàn theo kịch bản, vì vậy việc có một nhóm mạnh và phản ứng nhanh là rất quan trọng.
Quản lý tài chính sự kiện Điều phối viên sự kiện theo dõi ngân sách, kiểm soát chi phí và đảm bảo không vượt quá ngân sách đã được duyệt. Họ cũng phải theo dõi các hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp.
Đánh giá và tổng kết Sau khi sự kiện kết thúc, điều phối viên phải đảm bảo địa điểm được dọn dẹp sạch sẽ, xử lý việc thu dọn và đánh giá hiệu quả sự kiện để rút kinh nghiệm cho lần sau.
Quản lý thời gian xuất sắc Trong ngành sự kiện, thời hạn là không thể thương lượng. Điều phối viên sự kiện phải biết cách ưu tiên và xử lý nhiều công việc cùng lúc một cách hiệu quả.
Kỹ năng giao tiếp tốt Từ việc quản lý danh sách khách mời đến làm việc với nhà cung cấp, cho đến giải quyết xung đột - kỹ năng giao tiếp là yếu tố then chốt quyết định thành công.
Khả năng giải quyết vấn đề Sự kiện hiếm khi diễn ra 100% theo kế hoạch. Điều phối viên phải có khả năng suy nghĩ nhanh và tìm ra giải pháp ngay lập tức cho mọi tình huống.
Tinh thần lãnh đạo Quản lý nhân viên sự kiện, người lập kế hoạch, nhà cung cấp và khách hàng đòi hỏi khả năng lãnh đạo tốt để đảm bảo kết quả tốt nhất.
Chú ý đến chi tiết Một chi tiết nhỏ bị bỏ sót có thể làm hỏng cả sự kiện. Sự tỉ mỉ và chú ý đến từng chi tiết là điều bắt buộc.
Yêu cầu học vấn Mặc dù không bắt buộc, nhưng bằng đại học về marketing, quan hệ công chúng, truyền thông hoặc quản lý khách sạn sẽ giúp bạn nổi bật hơn khi ứng tuyển vào các vị trí cơ bản.
Chứng chỉ chuyên ngành
Chứng chỉ chuyên gia sự kiện đặc biệt từ Hiệp hội sự kiện trực tiếp quốc tế được coi là tiêu chuẩn vàng
Các chứng chỉ và bằng cấp về quản lý sự kiện cũng rất hữu ích
Kinh nghiệm thực tế Làm việc ở các vị trí như phục vụ tiệc sự kiện, quản lý trật tự, dẫn chương trình, khách sạn, đăng ký khách sẽ giúp bạn tích lũy kinh nghiệm quý báu. Nhiều công ty tuyển dụng chuyên về công việc tạm thời có thể giúp bạn tìm được những cơ hội này.
Sau đại dịch COVID-19, sự kiện trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu. Điều phối viên sự kiện ngày nay cần có chuyên môn về:
Các nền tảng tổ chức sự kiện trực tuyến
Marketing kỹ thuật số
Thu hút khán giả từ xa
Tính bền vững đang trở thành yếu tố quan trọng. Điều phối viên cần biết cách tổ chức sự kiện thân thiện với môi trường:
Tìm nguồn thực phẩm và đồ uống địa phương
Sử dụng thiệp mời điện tử thay vì in ấn
Giảm thiểu rác thải và khí thải carbon
Những người có ảnh hưởng trên mạng xã hội có thể tăng đáng kể mức độ hiển thị cho sự kiện. Điều phối viên sự kiện cần hiểu cách tìm và thương lượng với những người có ảnh hưởng phù hợp với hình ảnh thương hiệu.
Điều phối viên phải được chuẩn bị cho những tình huống bất ngờ - từ thay đổi địa điểm đột ngột đến tình huống khẩn cấp. Biết cách quản lý khủng hoảng hiệu quả đảm bảo sự kiện vẫn tiến hành suôn sẻ.
Điều phối viên sự kiện ngày nay cần thành thạo các phần mềm quản lý sự kiện như:
Eventbrite: Quản lý bán vé và đăng ký
Cvent: Nền tảng quản lý sự kiện toàn diện
Social Tables: Lập kế hoạch bố trí và sắp xếp chỗ ngồi
Ngoài ra, hiểu biết về các khía cạnh pháp lý như giấy phép cho sự kiện công cộng hay soạn thảo hợp đồng với nhà cung cấp cũng là lợi thế cạnh tranh lớn.
Điều phối viên sự kiện có thể làm việc theo nhiều hình thức:
Tự do: Linh hoạt cao nhưng thu nhập không ổn định
Công ty: Đa dạng dự án nhưng áp lực cao
Nội bộ: Ổn định nhưng ít trải nghiệm đa dạng
Chuyên môn trong các loại sự kiện cụ thể có thể giúp bạn nổi bật:
Sự kiện doanh nghiệp và hội nghị
Đám cưới và tiệc riêng
Lễ hội âm nhạc và giải trí
Triển lãm thương mại
Với kinh nghiệm và kỹ năng phát triển, điều phối viên sự kiện có thể thăng tiến lên:
Điều phối viên sự kiện cấp cao
Quản lý sự kiện
Người lập kế hoạch sự kiện
Giám đốc sự kiện
Mức lương của điều phối viên sự kiện tại Việt Nam dao động từ:
Mới ra trường: 8-12 triệu đồng/tháng
Có kinh nghiệm 1-3 năm: 12-18 triệu đồng/tháng
Cấp cao: 18-30 triệu đồng/tháng trở lên
Thời gian làm việc linh hoạt, thường phải làm cuối tuần và tối
Công việc có tính chất di chuyển nhiều
Môi trường làm việc sôi động, nhiều thách thức
Áp lực cao trong những ngày diễn ra sự kiện
Nghề điều phối sự kiện là một con đường sự nghiệp đầy thú vị và thách thức. Để thành công trong nghề này, bạn cần:
Bắt đầu từ thực tập - Kinh nghiệm thực tế là vô giá
Xây dựng mạng lưới - Tham dự các sự kiện ngành để mở rộng kết nối
Học hỏi liên tục - Ngành này luôn phát triển, cần cập nhật xu hướng thường xuyên
Xây dựng hồ sơ năng lực - Ghi lại các dự án bạn đã tham gia
Phát triển kỹ năng quản lý khủng hoảng - Chuẩn bị cho các tình huống bất ngờ
Điều phối viên sự kiện là một nghề đầy hứa hẹn trong ngành công nghiệp đang phát triển mạnh. Với sự chuẩn bị kỹ càng về kỹ năng, kiến thức và thái độ đúng đắn, bạn hoàn toàn có thể xây dựng một sự nghiệp thành công trong lĩnh vực điều phối sự kiện.
Hy vọng bài viết này đã giúp bạn hiểu rõ hơn về event coordinator là gì và những gì cần thiết để theo đuổi con đường sự nghiệp này. The Vuon Luxury Garden luôn đồng hành cùng những người đam mê sự kiện trong hành trình chinh phục ước mơ của mình!
